Avis de recrutement -MDM CANADA No : 01-041- 17 APNO
Objectifs du poste
L’Administrateur de Projets Nord-Ouest est responsable de la gestion administrative et financière du projet Nord-Ouest ainsi que des ressources humaines. Il est l’ultime garant de la mise en place, du suivi et de l’application des outils et procédures administratives au niveau du fonctionnement du projet et dans la mise en œuvre de ses activités. Il est également celui qui explique les procédures administratives à tout le staff de la base du Nord Ouest, si nécessaire, et veille à ce que celles-ci soient respectées en permanence par tous les employés du bureau de MDMC à Port-de-Paix. Il anime la vie de la base et veille à la bonne communication entre les différents services.

Positionnement dans l’équipe L’Administrateur de Projets Nord-Ouest est sous la responsabilité et la supervision directe de la Responsable des Finances et de la Responsable de l’Administration. En cas d’absence, la Chef de mission reprend cette autorité.
Il est amené à travailler en étroite collaboration avec le service logistique en ce qui concerne les procédures d’achats et la gestion administrative et financière des moyens logistiques.
Il est amené à travailler en collaboration avec le département des programmes de la base Nord-Ouest, en ce qui concerne ses domaines d’activités.
Il est amené à mettre en place les outils, règles et procédures de MDMC en Haïti, et à veiller au respect de ces procédures par tous.
Il est amené à rappeler tout membre de l’équipe qui ne suit pas la ligne de conduite sur les modalités de fonctionnement et les procédures à respecter.
Il est responsable de faire un rapport de situation s’il y a un manquement quelconque sur la base Nord Ouest au niveau des procédures des Services Supports.

Tâches et responsabilités
Coordination et suivi
 Assurer l’animation, développer la cohésion de l’équipe
 Veiller à la coordination et à la communication entre les différents services
 Assurer la mise en place et l’animation de la réunion hebdomadaire inter service et en dresse les comptes rendus

Gestion Financière
 Est responsable de la gestion des fonds en espèce du projet, notamment la responsabilité du coffre et de la validation des décaissements selon le respect des procédures MDMC :
• Planifie les besoins en réapprovisionnement et passe à la banque pour réapprovisionner le coffre ;
• Effectue un contrôle de caisse régulier afin de vérifier les correspondances entre les soldes de journaux et soldes physiques ;
• Évalue les besoins financiers du projet pour son fonctionnement et la mise en œuvre de ses activités et effectue la demande de trésorerie, à transmettre dans les délais à son supérieur hiérarchique ;
• Effectue le suivi des dépenses des différents départements et vérifie leur conformité par rapport au plan de trésorerie et de fonds disponibles ;
• Informe les responsables des départements sur des éventuels dépassements de dépenses, ou l’inverse ;
• Assure la conformité des demandes de fonds trimestrielles, effectue la consolidation des différents départements et transfert les demandes au Responsable finances ;
• S’assure que les dossiers financiers sont complets et en ordre.
 Mettre à jour les tableaux d’affectation pour sa base
 Assister le Responsable Finances dans l’élaboration des rapports financiers et les travaux d’audits
 Participer à l’élaboration des budgets pour les nouveaux projets et en concertation avec les équipes
 Sur demande du bureau central, participe au suivi des engagements pris auprès des bailleurs de fonds : respect des termes et modalités des contrats, participation à l’établissement des rapports financiers dans les formes imposées par les bailleurs.
 S’assure de l’enregistrement des dépenses dans le fichier de comptabilité mensuelle et de la complétude et conformité des pièces justificatives :
• Remplit le fichier de comptabilité sur une base journalière (codes budgétaires…)
• Effectue le suivi de l’ensemble des documents comptables (avances de fonctionnement, factures…)
• S’assure de la conformité des dépenses par rapport à la planification de décaissement :

 Valider tous les décaissements et engagements de dépenses, en respectant les procédures Médecins du Monde Canada
 Effectue les paiements relatifs aux abonnements, locations, charges et dépenses liées au fonctionnement du projet
 Transmet dans les délais à l’Administrateur financier à Port-au-Prince, les rapports budgétaires
 Procède aux soldes des avances de fonctionnement et met à jour l’ensemble des annexes comptables (tableau de mouvement de fonds, tableau sur taux de change…)
 Envoie les originaux au bureau de PAP et archive les copies
 Sous la supervision du Responsable financier, effectue les corrections, si nécessaires.
ADMINISTRATION
Gestion des Ressources Humaines :
 Participer à l'accueil et l’intégration du nouveau personnel, assurer le briefing administratif
 Sur demande du bureau central, superviser la gestion administrative du recrutement et de l’embauche du personnel de sa base
 Participer à la rédaction et assurer le suivi des contrats de travail des employés de sa base
 Sur demande du bureau central, s’assurer de la mise en place des évaluations selon les procédures définies et suivre l’évolution professionnelle du personnel
 Participer à l'instruction et à la décision des mesures disciplinaires
 Appliquer les formalités prévues pour les sanctions et les fins ou ruptures de contrat
 Superviser le recueil des éléments permettant l'établissement des salaires
 Participer à la gestion et au règlement des conflits
 Tenir à jour l’organigramme de la base

 Effectue le suivi, la mise à jour et l’archivage des documents administratifs et financiers y inclus les dossiers du personnel ;
 Fait le paiement des factures auprès des services publiques et des administrations ;
 Est en charge du suivi des dossiers administratifs concernant les taxes, salaires, factures, et des déplacements nécessaires à ce suivi (auprès de la banque, des autorités, des administrations) ;
 Participe à la rédaction du rapport administratif mensuel pour toutes les parties concernant son champ de responsabilités ;
 Informe les employés de tout changement au niveau de la coordination et de la mission ;
 Si nécessaire, rappelle les mesures, règles et procédures mises en place, pour un meilleur fonctionnement et respect de la part de tous les employés.
 Suivre les relations avec les propriétaires et assurer le suivi administratif des locations, des sinistres

Effectue toute autre tâche afférente au profil de poste et tâche ponctuelle à la demande de son supérieur hiérarchique.

Profil requis 
Diplôme universitaire en gestion, administration ou domaines connexes
 Expérience d’au moins cinq (5) ans dans le domaine
 Expérience de travail pertinente dans le milieu des ONG
 Maitrise de Microsoft Word et Excel
 Maitrise du français et du créole, l’anglais est un atout
 Bonne capacité de communication écrite et orale
 Bonne capacité d’organisation, d’analyse, synthèse et jugement
 Capable de travailler en équipe et d’établir de bonne relation interpersonnelle
 Sens de la confidentialité


Cette description de poste n’est pas intégrée au contrat de travail. Elle est conçue pour servir de guide et ne doit pas être considérée comme une description rigide des tâches, dans la mesure où elle est susceptible d’être modifiée de temps à autre en fonction de l’évolution des situations stratégiques et après discussion avec le titulaire.

Titre de poste: Administrateur Projets Nord-Ouest
Supérieur Hiérarchique: Chef de projet Nord-Ouest
Section/projet: DAHI NOA/ECHO
Coordination: Base NO
Niveau de poste: Cadre
Lieu de travail: Port-de-Paix
Type de Contrat: CDD
Horaire de travail: 7h30-16h00 / Du lundi au vendredi
Durée de contrat: 12 mois (Possibilité de renouvellement)
Date de Publication: 04 janvier 2017
Date limite de dépôt des dossiers: 14 janvier 2017

Pour Postuler :

Veuillez nous envoyer votre curriculum vitae accompagné d’une lettre précisant les raisons motivant votre candidature sous enveloppe cachetée