Sous la responsabilité générale du Représentant de la FAO en Haiti et sous la supervision directe du Responsable d’Administration et Finances; l’Assistant(e) de Bureau est chargé(e) de diverses fonctions administratives et effectuera les taches suivantes :

• Organiser des rendez-vous pour le superviseur, recevoir des visiteurs, placer et trier les appels téléphoniques et répondre aux demandes de renseignements de routine;



• Fournir au bureau, un soutien administratif et logistique aux réunions, comités, conférences, etc .;



• Examiner, enregistrer, distribuer et traiter les courriers entrants et correspondances; effectuer le suivi des actions en cours;



• Répondre ou préparer les projets de réponse standard à la correspondance de routine et autres communications; utiliser le logiciel de traitement de texte pour produire une grande variété de documents et rapports complexes;



• Relire et corriger les documents et textes pour la précision, la grammaire, la ponctuation et le style, ainsi que pour le respect des normes standards établies;



• Initier les tâches administratives générales dans les systèmes informatisés financiers, Voyages et Ressources humaines;



• Assurer des arrangements d'hôtels et préparer les autorisations de voyage et réclamations/demandes de remboursement du personnel selon les besoins;



• Fournir une assistance dans le traitement administratif des annonces de postes et les contrats de consultants;



• Rechercher, compiler et organiser l'information et documents de référence provenant de diverses sources pour les rapports; créer des feuilles de calcul et présentations; gérer et mettre à jour des bases de données pour les listes de diffusion et autres informations; et maintenir les fichiers électroniques et archives manuel;



• Effectuer d'autres tâches selon les besoins.

• Connaissance de l’anglais et/ou de l’Espagnol;
• Formation en administration ou discipline connexe;
• Bonne connaissance de normes de communication et de la documentation de l'Organisation (house style);
• Bonne connaissance des systèmes administratifs informatisés internes de la FAO (financiers, voyages, systèmes de ressources humaines et des procédures et des politiques administratives de la FAO);
• Bonne connaissance de la structure organisationnelle de la FAO.

L'Assistant(e) de Bureau interagit avec une variété de collègues au sein l'unité de travail et avec les collaborateurs immédiats de l’organisation (RLC), soutient les activités administratives de routine.

• Diplôme d’Etude Secondaire.;
• Minimum Trois ans d'expérience pertinentes dans les domaines administratifs et / ou des ressources humaines ;
• Connaissance courante de français. La connaissance de l’anglais ou de l’espagnole est un atout;
• Bonne connaissance de l’application MS Office (Word, Excel), Outlook, Internet
• G-4

Lettre de motivation indiquant le titre du poste et un curriculum vitae;
Copies des diplomes et certificats.

L'Assistant(e) de Bureau interagit avec une variété de collègues au sein l'unité de travail et avec les collaborateurs immédiats de l’organisation (RLC), soutient les activités administratives de routine.