La personne titulaire de ce poste est souvent appelée à être le premier point de contact avec les visiteurs et les partenaires du SYFAAH. Elle a donc pour mission de transmettre dès ce premier contact, le niveau de professionnalisme des activités qui y sont menées.

I. Responsabilités Générales

Assurer avec courtoisie la réception des appels et l'accueil des visiteurs dans les locaux du SYFAAH, selon l'application des protocoles et des normes établis.

Effectuer la production et la rédaction de divers documents tels que correspondances, présentations en soutien à des réunions ou des conférences, comptes rendus, procès-verbaux, rapports, statistiques, bilans, etc. Assurer un haut niveau de qualité de l'édition, de la terminologie et de la présentation.

Appuyer l’équipe du SYFAAH, principalement l’adjointe administrative, dans la saisie et le classement des pièces comptables, ainsi que dans la production des rapports financiers exigés par le projet.

II. Responsabilités spécifiques
 Assurer l’accueil professionnel des clients et partenaires du SYFAAH, les informer et les orienter en fonction de leurs besoins;
 Recevoir, filtrer et acheminer les appels, recueillir et fournir des renseignements, prendre des messages et les acheminer aux destinataires;
 Maintenir à jour les listes téléphoniques de l'organisation, de l'édifice, du secteur, etc.;
 Répondre aux appels, les filtrer et les diriger à la bonne personne pour une meilleure efficacité;
 Assurer au besoin la prise de Rendez-vous selon les plages disponibles;
 Effectuer la production et la rédaction de divers documents tels que correspondances, présentations en soutien à des réunions ou conférences, documents d'information, compte-rendu, procès-verbaux, etc.
 Recevoir, trier et distribuer le courrier et les télécopies;
 Effectuer des photocopies et/ou numérisations de divers documents;
 Assurer et/ou appuyer l'organisation des événements de nature diverse (réunion, comité, assemblée, formation, conférence téléphonique, déplacement, activité de relations publiques, colloque, congrès, etc.);
 Superviser l’entretien des locaux et veiller à la préparation de la salle de réunion le cas échéant;
 Assurer la logistique entourant les diverses missions selon les processus établis (tableau des missions, réservations d’hôtels, avances de mission, etc.)
 Produire les rapports d’utilisation des véhicules et de consommation de carburant;
 Assurer les approvisionnements et leur contrôle (inventaires);
 Assurer la mise à jour de de la liste des immobilisations du projet;
 Assurer la gestion de la caisse des menues dépenses selon les processus établis;
 Assurer les sauvegardes des ordinateurs du personnel, selon les processus établis;
 Performer les contrôles internes périodiques liés à sa fonction;
 Effectuer toutes autres tâches compatibles avec ses responsabilités à lui être confiées par son supérieur hiérarchique ou son superviseur technique.

Profil de compétence
 École Technique/Professionnelle reconnue ou autre discipline connexe
 Cumuler au minimum trois (3) ans d’expérience dans une fonction similaire;
 Connaissance du processus d'accueil et du protocole téléphonique;
 Excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit (orthographe et grammaire);
 Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point) et les outils Web;
 Maîtrise de la comptabilité simple;
 La connaissance du logiciel ACOMBA constitue un atout;
 Être doué pour la communication interpersonnelle;
 Savoir gérer son temps et définir les priorités;
 Sens de l’organisation et aptitude à gérer des tâches diversifiées dans un environnement très actif et en évolution;
 Capacité d’entretenir de bonnes relations avec ses collègues;
 Faire preuve d’autonomie;
 Faire preuve de rapidité d’exécution, de rigueur professionnelle et de minutie
 Faire preuve d’une grande capacité d’apprentissage

Place dans la structure

Le secrétaire-réceptionniste est un employé du SYFAAH et relève hiérarchiquement du directeur du projet. Il entretient des relations de travail avec tous les employés du SYFAAH, et relève techniquement de l’adjointe administrative qui l’encadre dans la réalisation de ses tâches.

Il s’agit d’un poste à temps plein (40 heures par semaine), du lundi au vendredi de 07 :30 h à 16 :30 h. La secrétaire-réceptionniste est basée au siège du SYFAAH, au #6, Delmas 50, à Port-au-Prince.

 Lettre de motivation
 Curriculum Vitae
 Preuves de scolarité

Le dossier de candidature peut aussi être déposé à nos bureaux au:

#6, Delmas 50
Port-au-Prince, Haïti