Pour la coordination d’Oxfam Intermon en Haiti, nous recherchons un/e Assistant (e) en Administration & Finances.

Placé (e) sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable Administration Logistique & Finances, la personne sélectionnée aura à donner une assistance dans la gestion administrative et financière de la coordination de l’Organisation et un appui dans la révision de la comptabilité des partenaires dans le cadre du projet Sécurité Alimentaire

1. Trésorerie / gestion de caisse et banque
- Gérer les caisses (USD et HTG) pour les besoins en trésorerie (avances de fonctionnement, paiements de perdiem et autres dépenses inférieures à 5000 HTG ou 100 USD).
- Gérer les avances selon les procédures d’Oxfam Intermon en Haïti.
- Vérifier que chaque dossier d’achat est complet et respecte les procédures d’Oxfam Intermón Haïti avant justification.
- Préparer certaines pièces justificatives de paiement (reçus de perdiem, etc.), en fonction des procédures en vigueur.
- Signer et respecter la charte de trésorerie.


2. Comptabilité
- Enregistrer tous les mouvements des caisses et des comptes bancaires (USD et HTG) dans les journaux Excel.
- Enregistrer les avances selon les procédures Oxfam Intermón Haïti.
- Numéroter chaque pièce comptable dès que l’opération est réalisée.
- Saisir tous les champs comptables (libellé, code projet, code comptable, code contrat, ligne budgétaire, etc.) pour chaque entrée.
- Respecter la codification comptable en suivant les outils financiers en application (Budget, Tableau d’Affectation, etc.).
- Réaliser les inventaires physiques quotidiens des caisses (USD et HTG) et préparer leur comptage à la fin du mois pour l’approbation de la RALF
- Assurer un système de classement efficace et efficient en s’assurant que tous les documents financiers courants et les dossiers confidentiels soient bien classés et faciles à retrouver dans un lieu hautement sécurisé
- Classer les factures, organiser et maintenir tous les fichiers actualisés des factures et l’archivage des factures bien organisées.
- Aider à la préparation des rapports financiers vis-à-vis des bailleurs de fonds et préparer les éventuels audits
- Appuyer l’officier financier du programme Sécurité alimentaire dans la révision des dossiers comptables des partenaires

3. Administration :
- Suivi des courriers administratifs,
- Mise à jour mensuelle de la liste du personnel et la transmettre à la RALF.
- Suivi des congés
- Assurer le suivi des dossiers médicaux du personnel national
- Assurer le suivi avec l’Office National d’Assurance-Vieillesse pour les employés nouvellement recrutés
- Maintenir un système de classement des dossiers du personnel actualisés

Les responsabilités mentionnées ci-dessus ne sont pas exhaustives. L’employé pourra être amené, sur demande de son superviseur, à accomplir d’autres taches que celles mentionnées dans son profil de poste en accord avec ses capacités.

Conditions Indispensables :
 Etudes Universitaires en Sciences Comptables et autres sciences connexes
 Expérience de deux ans minimum dans des postes similaires
 Bonne maitrise du Français
 Maîtrise des logiciels Excel et Word
 Autre qualification / expérience professionnelle en gestion budgétaire

 Connaissance du logiciel de gestion SAGA

- Durée du contrat: 6 mois (avec possibilité de renouvellement)
- Horaire de travail : Journée complète de 40 heures / semaine. Horaire en fonction
- Salaire : Salaire selon barème local d’ Oxfam Intermón à Haïti. L’Institution assure la couverture d’assurance santé, accident et vie. De plus Oxfam Intermón offre un complément familial pour ses employés avec enfants à charge.
- Vacances : selon le calendrier professionnel en vigueur.
- Lieu de travail : Port-au-Prince, Haïti.
- Incorporation prévue : Juin 2015

référence 20/15-16

Responsable Administration Log & Finances

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