Le Responsable des Ressources Humaines et de l’Appui Administratif est responsable de la gestion des ressources humaines de l’institution, participe à l’établissement du budget et des prévisions financières dans la rubrique RH.

Il apporte par ailleurs un appui administratif pour l’élaboration du Guide des procédures et le renforcement des capacités de l’organisation dans le domaine de la gestion des procédures d’achats et de marchés.

Il est placé sous l’autorité hiérarchique de l’Administrateur Général.

Il a un lien fonctionnel avec les Responsables de Programme auxquels il apporte son soutien dans ses domaines d’attribution.

Politique RH

- Garantir l’application et l’évolution de la politique de gestion des ressources humaines nationales définie en lien avec le responsable RH siège (planification des ressources et compétences, évaluation, formation, promotion, mobilité, ...) et procéder à la rédaction des procédures en découlant.
- Assurer la mise en œuvre et l’évolution de la grille salariale applicable au personnel national.
- Analyser les possibilités et obligations locales en matière de protection sociale. Transmettre à la Direction les résultats de cette analyse ainsi qu’une proposition d’évolution du dispositif actuel pour évaluation de sa pertinence.
- Gérer les relations avec les organismes sociaux (ONA, Mutuelle ou Assurance) et fiscaux (DGI), veiller à leur paiement régulier.
- Assurer la mise en œuvre et l’évolution du Règlement Intérieur.
- Suivre l’actualité juridique liée au Code du travail haïtien.
- Organiser le dialogue social et participer aux opérations de communication interne touchant à ses domaines de compétences.


Recrutement du personnel national

- Avant tout recrutement, s’assurer de l’existence d’un budget adapté et d’une définition de fonction écrite.

- Validée par l’Administrateur Général.
- Participer au processus de recrutement en accompagnement des Responsables de Programme concernés et s’assurer d’une mise en concurrence de plusieurs candidats et de l’organisation d’entretiens de sélection.

- Assurer la mise en œuvre de cette procédure de la publication à la sélection.
- Conserver les informations relatives aux candidatures reçues.

Gestion administrative du personnel

- Proposer des conditions d’engagement pour le personnel national, en s’assurant de leur conformité à la législation locale.
- Participer sur demande du siège à l’élaboration des conditions d’engagement spécifiques au pays pour le personnel expatrié, en s’assurant de sa conformité au contrat de volontariat ou de salariat et aux conditions générales d’engagement de l’association.
- Assurer les formalités administratives liées à l’embauche, à la fin ou à la rupture du contrat de travail du personnel national.
- Dans le cas d’un recrutement local de personnel expatrié, gérer en direct avec le siège toutes les formalités administratives et contractuelles.
- Piloter l’intégration du personnel.
- Etablir les contrats de travail du personnel national et les transmettre au Directeur Pays pour signature. Et assurer par la suite le renouvellement en rappelant au responsable de programme les dates d’arrivée à échéance et l’obligation de procéder en amont à l’évaluation.
- Préparer la paye et valider l’état des salaires mensuel de l’ensemble du personnel et des prestataires de service.
- Etre responsable du suivi administratif de l’ensemble du personnel et de la constitution de dossiers individuels (immatriculation auprès des autorités locales ou des ambassades, suivi des congés et repos, versement des salaires et indemnités, suivi des arrêts de travail, visas, ...).
- Valider auprès des responsables de programme le solde de Congés Payés par personne ainsi que l’état mensuel des présences.
- Etre l’interlocuteur du siège pour la gestion au quotidien du personnel expatrié (mouvements, indemnisation, assurance, rapatriement), et la transmission des informations au siège (congés, maladies, fin de mission …).
- Identifier avec les responsables de programme les besoins en formation.
- Mettre en place l’information et la transmission des notes de service.


Appui Administratif

La mission d’appui administratif comporte deux volets :

Poursuite de l’élaboration et mise en œuvre du guide des procédures.

Pour l’élaboration du guide des procédures : à partir du diagnostic qui a été fait de l’existant et du plan d’action qui a été défini pour la mise en place d’un guide des procédures, il s’agira de :

- Coordonner les travaux des différents rédacteurs en centralisant l’information et en la compilant dans le guide des procédures ;
- Finaliser la mise en forme du guide des procédures.





Accompagner la mise en place du guide des procédures :

- Assurer le passage entre la phase rédactionnelle et la mise en œuvre du guide en informant les équipes de l’état d’avancement du projet ;
- Assurer l’organisation matérielle des séances de présentation ;
- Réfléchir aux outils pertinents de formation ;
- Organiser matériellement les sessions de formation ;
- Centraliser le retour du personnel formé ;
- Inter agir sur le contenu du guide sous la forme de proposition à présenter aux rédacteurs/relecteurs ;
- Assurer le lancement final et la mise à disposition des documents.

Renforcement des capacités en matière de gestion des procédures achats et des marchés

Appui transversal : à partir du guide des procédures en matière d’achats et de marchés, il s’agira de :

- Proposer à l’Administration générale l’organisation de la fonction achat ;
- Créer les outils de suivi, les centraliser et les alimenter ;
- Elaborer des documents types pour les marchés publics ;
- Travailler avec les responsables à la formulation de leurs besoins d’achat et les centraliser.

En collaboration avec le service logistique, il s’agira de:

- L’accompagner dans la mise en œuvre des procédures achat ;
- Apporter un appui technique et rédactionnel ;
- Etre moteur dans la mise en œuvre des principes de transparence et de mise en concurrence.

A l’issue, une évaluation de la mise en œuvre des procédures devra être faite et des actions correctives proposées.

Autres missions

Venir en soutien à l’Administrateur Général en fonction des besoins.

A la fin de la fiche de poste on pourrait reprendre cette phrase

La liste des taches et responsabilités ci-dessus n’est pas exhaustive. Le Responsable RH peut être amené occasionnellement à faire toute autre tâche spécifique demandée par sa hiérarchie.

Cette fiche de poste peut faire l’objet de modifications et de mises à jour en fonction de l’évolution des activités d’EdM Haïti, d’un commun accord entre le Responsable RH et sa hiérarchie.

Une formation en Ressources Humaines (RH).

en fonction expérience et grille de salaire d’Entrepreneurs du Monde Haïti

CV et lettre de motivation avec la référence « Responsable des Ressources Humaines et de l’appui administratif ».