A. FONCTION DE BASE DU POSTE
Sous la supervision du gestionnaire et de l’administrateur du LNSP, l’aide-comptable assure la coordination et la gestion conjointement avec le cabinet comptable externe pour des services de support financiers. Le titulaire assure la surveillance des opérations financières de financement du gouvernement américain, y compris l'évaluation de la situation financière actuelle, les budgets prévus et actuels, les projections de ressources et les problèmes connexes qui pourraient survenir suite à l'analyse et à la vérification des états financiers. Les services de support financiers comprennent la prévision du budget opérationnel du bureau, le suivi des obligations, la gestion des voyages, l’examen de la petite caisse et la fonction de conseiller financier auprès du directeur administratif général. Dans l'accomplissement de cette fonction, le titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec le cabinet d'experts-comptables externe dans la mise en œuvre des évaluations de contrôle interne du LNSP, conçoit et procède aux examens financiers des contrats de sous-traitance et des sous-partenaires, interprète les procédures de gestion de comptes, examine les documents relatifs au programme technique pour leurs incidences budgétaires et sur le flux de trésorerie, développe et maintient des systèmes pour gérer les fonds, applique les instruments de contrôle financiers afin d'assurer une exécution rapide du programme et des budgets de fonctionnement administratif.

Les responsabilités et tâches du titulaire doivent inclure, sans s’y limiter, les fonctions suivantes :
I. Suivi budgétaire et gestion (70 %)

a. Établit, maintient et surveille le suivi des dépenses budgétaires de l’USG grâce à l'utilisation du système de gestion financière de l’ACPACC. Développe des procédures et des systèmes internes pour surveiller efficacement les dépenses, établit et maintient des contrôles internes ainsi que des vérifications pour la gestion des processus financiers, y compris le système de la petite caisse. Recommande des révisions aux procédures financières internes selon les besoins. Vérifie que toutes les demandes de paiement sont valides et que les fonds sont disponibles avant la demande d’approbation. Veille à ce que toutes les obligations de déclaration financières sont respectées et que les rapports financiers exigés sont présentés dans les délais. Le titulaire du poste prépare les paiements et les bons de voyage, examine et analyse la situation financière et autres rapports sur les dépenses tout en notant les écarts par rapport aux montants prévus au budget. Révise les projections et recommande des corrections ou ajustements aux plans de dépenses selon l'analyse.

b. Informe le personnel administratif et conseille sur les politiques et procédures financières liées à l'obligation de fonds, aux salaires, aux versements d’allocation et aux débours. Révise le statut et la validité des fonds engagés et recommande la dé-obligation de fonds jugés supérieurs aux besoins. Aide et prépare les rapports mensuels et les rapports financiers spéciaux requis par la direction administrative et les bureaux de l'USG. Offre des conseils et un encadrement sur la priorité et le calendrier des dépenses du budget selon l'analyse des soldes disponibles dans les sources de financement mensuel spécifiques tout en gérant le processus de clôture fiscale de fin d’année. Préparer les rapports mensuels et trimestriels des dépenses budgétaires, en détaillant les propositions pour chaque activité et présente des rapports sur l'état des fonds disponibles. Examine la portée du travail associé au budget, aux aspects fiscaux, comptables des contrats et des accords de coopération, le cas échéant.

II. Accord de coopération pour l’assistance technique (20 %)

a. Fournit une aide à la gestion administrative portant sur la comptabilité du financement de l'USG, et les critères de déclaration financière des projets et des procédures de prélèvement de fonds. Effectue des examens complémentaires de suivi auprès du personnel administratif pour vérifier la résolution adéquate et l'accomplissement des recommandations liées aux exigences financières de l'USG.

b. Le titulaire du poste assiste et se prépare pour la vérification financière annuelle aux fins de contrôle interne et effectuée par le cabinet d'audit externe.


III. Manuel de procédures comptables internes (5 %)

a. Aide dans la révision et la mise au point du manuel de procédures comptables internes pour fournir des conseils et un encadrement aux utilisateurs participant à l'exécution d'une fonction financière et comptable de l’USG dans l'accomplissement de leur tâche quotidienne de manière systématique et constante. Développe des procédures uniques employées dans la réalisation des différentes tâches de la fonction financière et comptable, depuis la préparation des bordereaux jusqu’à l’élaboration des rapports mensuels de dépenses. Avise l’administrateur sur les procédures de modification nécessaire à un fonctionnement adéquat et efficace des aspects financiers et comptables.

IV. Autres fonctions demandées (5 %)

a. Effectuer d'autres fonctions financières sur demande en ce qui concerne le calendrier et les échéances.

B. QUALITÉS REQUISES POUR UN RENDEMENT EFFICACE

a. Formation : Un baccalauréat avec spécialisation en comptabilité, Finance, Administration des affaires ou un domaine étroitement lié est exigé.
b. Expérience de travail antérieure : Une expérience de travail graduelle de cinq ans comme responsable en comptabilité professionnelle, gestion financière, budgétisation ou audit est exigée.
c. Formation après l’embauche : Le titulaire du poste sera prié de compléter la formation par l’administrateur sur le Code des règlements fédéraux américains, le Ministère américain de la santé et des services sociaux (HHS), le système de gestion des paiements (PMS) et l'utilisation des systèmes de logiciels de gestion financière de l’ACPACC ainsi que d’autres procédures administratives, règles et règlements propres à l’USG, .
d. Connaissances linguistiques : Parler couramment l’anglais, le français et le créole
e. Connaissances : Connaissance approfondie des notions pratiques de gestion financière et des méthodes comptables de base de l'USG et du gouvernement d'Haïti ; connaissance des règlements de subvention et de sous-traitance ; connaissance pratique de la théorie, des principes, politiques et de l’évaluation des programmes soutenus par l’USG ou liés à la santé.
f. Compétences et aptitudes : Le titulaire du poste doit avoir d’excellentes compétences analytiques et savoir innover pour obtenir une efficacité financière et opérationnelle. Le titulaire du poste doit être en mesure de résoudre les problèmes de calendrier budgétaire par rapport à l'exercice financier fédéral de l’USG. Le titulaire doit posséder des compétences informatiques intermédiaires et avoir une expérience dans l'utilisation de programmes de traitement de texte et de feuilles de calcul. Le titulaire doit avoir une expérience de niveau intermédiaire dans l'analyse des données et la saisie des données.

C. ASPECTS DU POSTE
a. Supervision reçue : Le titulaire du poste travaille de façon indépendante sous la supervision de l’administrateur du LNSP.
b. Lignes directrices disponibles : Les politiques et procédures orales et écrites du LNSP, de l’ACPACC, du Ministère de la santé et des services sociaux, le PMS, les manuels du CFR et les règlements financiers sont disponibles, mais une confiance fondamentale réside dans la connaissance personnelle du titulaire et sa compréhension des principes de comptabilité professionnelle.
c. Exercice de jugement : Une forte dépendance est placée sur le titulaire pour utiliser un excellent, jugement propre dans l'évaluation des capacités et faiblesses financières des demandes de propositions et des pièces justificatives, dans l’offre de recommandations et conseils financiers concernant la situation financière ainsi que dans les projections du budget opérationnel et programmatique auprès des cadres supérieurs ; il doit être capable de résoudre des problèmes complexes en recevant une assistance limitée et en utilisant des méthodes éprouvées ou en développant de nouvelles approches.
d. Capacité de faire des engagements : Quoique les recommandations et conseils financiers du titulaire ne soient généralement pas contestés, il n'y a aucun pouvoir de délégation pour engager les fonds de l'USG.
e. Surveillance exercée : aucune
f. Temps requis pour exécuter toutes les fonctions après l'entrée au poste : Un an