L’Assistant (e) au Chef de Bureau de la Croix-Rouge canadienne à Jacmel aura pour mandat principal d’appuyer le Chef de Bureau dans l’organisation et la gestion quotidienne de ses mandats et de ses responsabilités. De façon générale, l’Assistant(e) aura pour fonctions d’effectuer des tâches administratives quotidiennes afin de soutenir et de maintenir une gestion efficace des activités du Chef de bureau et ce, en coordination avec l’ensemble des programmes et départements du bureau de la CRC à Jacmel. L’Assistant (e) appuiera également le Chef de Bureau dans le cadre de ses mandats externes et assurera un haut degré de qualité dans les relations externes du Chef de Bureau.

Responsabilités principales

• Planifier et gérer l’agenda quotidien et le calendrier des activités du Chef de bureau ;
• Gérer les déplacements nationaux et internationaux du Chef de bureau et veiller à la bonne marche de l’organisation des missions sur le terrain ;
• Appuyer le Chef du bureau dans les fonctions et obligations administratives ;
• Veiller à la planification et à la préparation des rencontres et réunions de travail du Chef de bureau et participer le cas échéant à certaines réunions en vue de rédiger les minutes ;
• Assurer la gestion de la salle de conférence (calendrier mensuel, matériel, etc.) ;
• Corriger, rédiger et éditer les notes de service, la correspondance officielle, e-mails, télécopies et autres courts rapports ;
• Gérer l’archivage des documents administratifs et autres documents de travail;
• En collaboration avec le personnel des programmes, développer un mapping (cartographie) des activités de la Croix-Rouge canadienne et haïtienne dans le Département du Sud-Est ;
• Développer et maintenir un haut niveau de professionnalisme au niveau des relations interpersonnelles avec tout le personnel de la CRC et de la CRH en tout temps ;
• Développer et maintenir un haut niveau de qualité et de professionnalisme dans le cadre des mandats externes du Chef de bureau (accueil des visiteurs, préparation des rencontres avec les acteurs externes, etc.) ;
• Appuyer la préparation et le suivi des réquisitions et autres demandes de support logistique, finance et flotte pour le Chef de bureau et, le cas échant, pour d’autres collègues lorsque requis ;
• Exécuter d’autres fonctions administratives sur la demande du superviseur hiérarchique.

Connaissances et Compétences

• Être titulaire d’un diplôme ou d’un certificat en gestion des affaires ou gestion de projets, ou posséder une expérience confirmée équivalente.
• Avoir un minimum 2 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Avoir d’excellentes aptitudes pour la communication en français et en créole (lecture, rédaction et communication orale).
• Avoir une connaissance de l’anglais écrit et parlé.
• Avoir d’excellentes compétences informatiques et savoir utiliser notamment MS Office, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Avoir de solides aptitudes organisationnelles, un grand souci du détail.
• Avoir d’excellentes habiletés pour la communication.
• Posséder de solides aptitudes pour la résolution des problèmes et le travail en équipe.
• Une bonne connaissance du Mouvement de la Croix-Rouge est un atout.

Capacités

• Capacité à parler et à écrire le créole, le français et l’anglais
• Capacité reconnue à prendre des initiatives
• Inspire la confiance au sein de / à l'extérieur de l'organisation
• Fait preuve de discrétion et de professionnalisme en tout temps
• Développe des niveaux élevés de la crédibilité et la responsabilité
• Reste ouvert aux commentaires internes et externes
• Comprend l'application de la politique et l'impact des décisions

Autres
• Œuvrer à la réalisation des objectifs de CRC/ HRC en Haïti par le biais du travail d’équipe
• Assurer une bonne compréhension des rôles et des responsabilités
• Appliquer les règles de sécurité en tout temps
• Respecter et travailler en conformité avec la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge
• Respecter la sécurité et la dignité de tous les personnels de la Croix-Rouge
• Respecter les codes de conduite de la CRC en Haït et de la CRH

- Du lundi au vendredi, de 8h00 à 16h30
- Salaire mensuel en fonction de la grille de la Croix Rouge Haïtienne et payé à la fin du mois

Dossier de candidature complet avec CV, lettre de motivation, certificat de bonne vie et mœurs et lettre de référence. Seuls les candidats présélectionnés seront invités à passer un entretien.