Objectif D’Oxfam: Travailler avec les autres pour trouver des solutions durables pour lutter contre la pauvreté et la souffrance.
Objectif du Département:

Finance Fournir des conseils et supporter quotidiennement les responsables de manière à assurer une gestion financière efficiente à travers le Programme du Croix de Bouquets

Administration et Ressources Humaines Fournir le soutien fonctionnel et/ou technique et mettre en œuvre des plans opérationnels pour rehausser la performance du Programme à Croix des Bouquets par l’entremise de nos employés.

Structure de rapport:
Rapporte au Project Manager avec des lignes de coordination avec le Business support Manager de Pèlerin.
Supervise : N/A
DIMENSIONS:
• Traite les demandes de renseignements sur des questions internes et externes très diverses, et fournit des informations détaillées.
• Donne des conseils détaillés réservés à son équipe et à certains contacts internes
• Supervise le traitement des transactions au jour le jour, la résolution de problèmes.
• Interpréter et analyser les rapports du département et pour les responsables de programmes et plus largement pour les autres départements de l’organisation.
• Contribue aux procédures et à la stratégie en relation aux activités du projet.
• Gère son propre temps pour atteindre les objectifs des projets
• Excellent communicateur qui prend les devants pour développer des relations avec des contacts clé internes et externes.
• Influencer les managers et Officiers à travailler différemment / adapter les procédures
• Connaissances approfondies de son propre secteur d’activités.
• Modèle de rôle comportemental pour ses pairs et ses collègues dans l’équipe
• Compétent pour travailler avec des degrés d’autonomie très élevés
Fortes aptitudes à la pensée conceptuelle et analytique.

Responsabilités Clés:

Operational Financial Management

Coordonner tous les aspects financiers du Programme avec la Section Finance à Pèlerin

Les taches comprennent :
– Préparer et faire autoriser les paiements par les responsables budgétaires,
– Vérifier que toutes les transactions soient proprement documentées conformément aux bonnes pratiques particulièrement pour les décaissements en espèces, les justifications des avances et les achats.
– Enregistrer quotidiennement dépenses autorisées du projet et vérifier mensuellement le registre de dépenses du Bureau Central d’Oxfam à Pèlerin.
– Vérification mensuelle du registre de dépenses du bureau central d’Oxfam
- Faire le suivi des avances de fonds (floats) et déposer les retours à la fin des voyages ou après justification de toutes autres dépenses ; Tenir à jour le registre de float
– Préparer mensuellement les rapports financiers, les rapports de suivi des dépenses par rapport aux budgets et rapport de variance

• Apporter le support nécessaire au Manager dans ses taches de coordination et de gestion financière notamment dans la validation des documents à payer ainsi que les codes budgétaires utilisés, dans la production à temps des informations de gestion, dans le respect des délais de rapportage aux bailleurs et de la préparation des budgets.

• Préparer les rapports financiers destinés aux bailleurs, se rassurer qu’ils soient conciliés avec les données du logiciel comptable et qu’ils soient produits suffisamment à temps pour permettre le respect des échéances de soumission. Etablir le parallélisme entre les rapports financiers et les étapes du programme franchies et prendre connaissance des rapports narratifs auprès du Project Manager en vue de se rassurer de la fiabilité et de la consistance dans le rapportage.

• Faciliter les audits interne et externe et répondre aux questions de suivi des auditeurs et des bailleurs sur les aspects financiers et comptables.

• Etre le point focal dans l’équipe de Croix de Bouquets sur les questions financières, les questions de politiques et procédures, et s’assurer que l’équipe de programme soit informée sur tous les développements en politiques financières établies par Oxford, le bureau régional ou le programme national.


Support aux Partenaires:
• Soutenir l’Administrateur des Programmes et le Manager dans l’évaluation des partenaires en termes financiers et en rapport aux capacités à respecter suivant les normes requises par Oxfam
• Réviser les contrats et les rapports financiers des partenaires et fournir des commentaires au programme Manager pour toute révision/action nécessaire
• Fournir un support aux partenaires dans la planification et l’utilisation des fonds alloués par Oxfam et évaluer leurs écarts de performance et de rapportage
• Réviser toutes les données contenues dans les dossiers des partenaires d’Oxfam et s’assurer de bien les classer
• Etre en charge de l’archivage des contrats des partenaires dans le système.
• S’assurer que les prévisions budgétaires des systèmes d’Oxfam soient conformes aux accords signés avec les partenaires
•
Recrutement et Induction
Sous la coordination du responsable de chaque nouveau recrutement :
• Fournir l’appui au recrutement conformément aux politiques et procédures RH
• Planifier et coordonner le calendrier de recrutement avec les managers (job profile, staff réquisition (incluant les codes budgétaires), dates d’entrevue, panélistes, questionnaire d’entrevue)
• Coordonner avec la Responsable RH basée à Pèlerin sur les termes d’embauche (type de contrat, salaire et avantage, etc.)
• Coordonner la publication des avis de recrutement avec la Responsable RH et solliciter l’autorisation de publication.
• S’assurer que tout employé ait une description de poste et des objectifs clairs, à jour, complets
et rédigés selon les principes de l’OXFAM.
• Former et informer le nouveau staff sur leurs droits et obligations découlant du contrat et du Code de Conduite, ainsi que les systèmes et politiques des Ressources Humaines
• Conseiller le superviseur au besoin
Gestion des contrats et des avantages de service
• Etre le point focal du personnel de sa base de travail pour les avantages contractuels : soins médicaux, paiements en fin de contrat, etc.
• Assurer, en coordination avec l’Officière RH basée à Pèlerin, le suivi des congés contractuels, des congés de circonstances et des absences du personnel.
• Assurer un suivi des fins de contrat, de période probatoire afin de conseiller, en temps utile, les managers sur les actions appropriées au vu du niveau de performance des staffs concernés
• S’assurer de la récupération des badges et du matériel d’Oxfam avant le départ des employés en fin contrat.
• Supporter les Managers dans l’organisation des entrevues de fin de contrat et s’assurer que tous les formulaires de fin de contrat soient organisés conformément aux procédures OGB.
• Assurer le renouvellement des contrats arrivés à échéance au besoin.

Documentation et coordination sur la base de données Gold
• Assurer le classement des dossiers du personnel à garder à Pèlerin selon les orientations et normes en la matière
• Bien documenter les différents processus RH afin de faciliter la production des rapports et d’attester de la bonne conduite des différents processus. Les rapports GOLD seront générés par le Bureau à Pèlerin.
• Préparer les informations utiles pour la préparation du payroll, et les transmettre au HR Officer à Pèlerin.
• Préparer le dossier des nouveaux employés avec toutes les documentations nécessaires selon la politique d’Oxfam et les transmettre au Bureau Central à Pèlerin.
• Coordonner la mise à jour du système GOLD et réclamer mensuellement des rapports de mise à jour des données saisies, sur une base mensuelle.
• Mise à jour du système GOLD, i.e., les détails des nouveaux employés ; la gestion des informations de performances (les objectifs, PDP et révisions de performance) et transmission des documents originaux au Bureau Central.

Qualités requises :
• Avoir un diplôme en Finance, comptabilité et avoir en outre une expérience antérieure de travail avec les bailleurs institutionnels ou les ONG.
• Très bon usage de l’ordinateur - bonne connaissance de travail avec MS Excel.
• Capacité à se donner des priorités dans sa charge de travail et à travailler indépendamment pour respecter les échéances.
• Faire preuve des qualités interpersonnelles et d’aptitude à travailler sous pression et à être flexible dans les situations qui exigent des changements.
• S’engager aux objectifs et aux valeurs fondamentales d’Oxfam GB dans tous les aspects de travail.
• Un bon niveau d’Anglais écrit et parlé est préférable.
• Aptitudes prouvées d’organisation y compris la pro-activité, la ténacité et la cohérence et l’attention aux détails
• Bonnes relations interpersonnelles, sens de l’intégrité
• Contribuer à un bon esprit d’équipe et au maintien des valeurs fondamentales d’Oxfam GB.
• Excellentes aptitudes pour la communication et relations interpersonnelles ainsi qu’une capacité avérée à être flexible dans les situations stressantes..
• Souscrire aux buts et objectifs d’Oxfam.
• Adhérer à la politique d’Oxfam en matière de genre et d’égalité des chances

Autre: Cette description de poste n’est pas intégrée au contrat de travail. Elle est conçue pour servir de guide et ne doit pas être considérée comme une description rigide des tâches, dans la mesure où elle est susceptible d’être modifiée de temps à autre en fonction de l’évolution des situations stratégiques et après discussion avec le titulaire.

Titre du poste: Officier Administratif et Financier Bureau Croix de Bouquets

Localisation: Croix des Bouquets / Haiti
Famille de poste: Finance
Salaire annuel minimum USD 32,366
Niveau : D1