A. Contexte

Sous la supervision générale du Directeur du Bureau de l’UNESCO en Haiti et la supervision directe des gestionnaires de projets/ spécialistes des programmes de l’Education, le (la) titulaire du poste apportera son soutien à la mise en œuvre efficace et efficiente des programmes par l’assistance administrative et opérationnelle dans la mise en œuvre des projets dans le domaine de l’éducation.

B. Principales fonctions et responsabilités



• Assister à la préparation et le suivi des contrats sur la base des documents fournis par les spécialistes du programme (saisie dans le système informatique de l’UNESCO, projets d'amendements, liaison avec les entrepreneurs, préparation des dossiers pour les paiements, etc.);

• Assister à l'organisation et la coordination des missions et des réunions (ateliers, conférences et autres). Préparer les documents de travail, le soutien logistique, communiquer avec les participants et participer à des réunions avec ou pour le compte des spécialistes du programme si nécessaire;

• Traiter les demandes d'achat relatifs aux projets en s’assurant l'exhaustivité et l'adéquation des biens, des services et produits connexes aux spécifications du bon de commande;

• Coordonner avec l'Administration les entrées et sorties d’informations pertinentes, demandant donc de prendre des dispositions conséquentes;

• Classer et maintenir à jour les dossiers de bureau, les dossiers de projet et les fichiers de référence;

• Collecter et analyser des données provenant du secteur de l’éducation, partenaires et agences et préparer des projets de rapports;

• Assister à la production de compte-rendu et des rapports financiers sur les activités, les programmes et les activités connexes ainsi que sur la mise en œuvre et les activités prévues;

• Recevoir les correspondances, les filtrer et joindre les renseignements de base nécessaires à une vérification par la coordination des projets/ programmes et toute autre personne autorisée;

• Assister à la traduction informelle, la rédaction et le traitement des correspondances et prendre des notes lors des réunions et des ateliers selon les besoins;

• S'acquitter d'autres tâches qui peuvent être requis par par le directeur du bureau, la coordination des projets/ programmes ou l’administration.







C. Indépendance et résolution des problèmes



Les spécialistes du programme seront chargés de fournir les instructions nécessaires et assurer la vérification et la validation. Le titulaire du poste travaillera de façon indépendante pour la collecte et l'analyse de l'information, l'identification des problèmes et la formulation de propositions qu'il/elle communiquera aux spécialistes de programme Education.

E. Profil demandé

I/ Qualifications/diplômes: Études techniques ou professionnelles complétées dans un domaine approprié aux responsabilités mentionnées (secrétariat, diplôme junior en gestion ou administration publique). Une formation technique ou professionnelle complétée dans le domaine de l’éducation serait un atout.

II/ Expérience professionnelle: Minimum de 5 ans d'expérience professionnelle relative dans une position administrative ou dans l'assistanat d'un programme, dont certains dans un environnement international. Une expérience dans le secteur éducatif serait un atout. Forte capacité à enregistrer, interpréter et analyser une grande variété de données, identifier des écarts et trouver des solutions aux problèmes opérationnels; fournir un travail concis dans des contraintes de temps en ayant une bonne capacité de jugement, de confidentialité et d’initiative.

III/ Compétences et attitudes:
• Bonne connaissance des procédures administratives. La connaissance des procédures administratives de l'UNESCO ou d’une autre agence des Nations Unies serait un atout;
• Excellente capacité à faire face à des tâches liées aux réunions, les rendez-vous, les voyages, et le suivi;
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, avec aptitude à travailler dans une équipe multiculturelle avec sensibilité et respect de la diversité. Capacité d'agir avec tact, diplomatie et discrétion. Capacité à transmettre de l'information verbale efficacement et à rédiger la correspondance et les documents appropriés conformément aux normes et exigences établies;
• Compétences informatiques: Maîtrise de MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint);
• Compétences linguistiques: Excellente connaissance du français et du créole haïtien à l'écrit et à l'orale. Une connaissance de l’anglais ou l’espagnol serait un atout.

CV, copies des diplômes, et une lettre de motivation