Assurer la gestion du stock de Saut d’Eau (Sodo) dans ses différents aspects :

1. Gestion de stocks
2. Gestion des livraisons et des expéditions, réception et stockage.
3. Hygiène, propreté et maintenance
4. Rédaction et transmission de rapports
5. Autres fonctions

Cette liste est non exhaustive et l’assistant pourra être amené à effectuer d’autres tâches, à la demande de ses superviseurs.

De plus, l’assistant magasinier se devra d’assurer une communication fluide et continue avec le département logistique de PaP. Il reportera à l’Administrateur de base toute difficulté rencontrée dans l’exercice de ses fonctions.

Fonctions principales
1. Gestion de stocks

- Assurer la mise en place et le respect des procédures de gestion de stock de Concern
- Assurer le suivi des stocks et apporter un soin particulier aux dates de péremption de la nourriture et des médicaments (dont SRO et Aquatab)
- Etablir le plan d'agencement de l'entrepôt en fonction des biens à stocker
- Assurer l’entreposage des biens en piles sur des palettes, étagères…
- Etablir une fiche de stock pour chaque pile/article, chaque pile doit être homogène et correspondre à un fournisseur, une livraison ou un budget
- Agrafer une fiche récapitulative pour référencer chaque pile
- Appliquer dans la gestion du stock la règle du premier entré / premier sorti (FIFO)
- Remplir les fiches de stock par produit, par type de conditionnement et par budget à chaque entrée ou sortie de produits en indiquant un seuil minimum à partir duquel alerter l’Administrateur de base
- Etablir une fiche de perte pour toute perte constatée, toute destruction doit faire l’objet d’un rapport écrit signé qui doit être transmis à l’Administrateur de base
- Etablir le planning hebdomadaire des manutentionnaires avec l’Administrateur de base
- Superviser le travail des manutentionnaires dans l’aménagement du stock


2. Gestion des livraisons et des expéditions

- Contrôler la qualité et la quantité des produits livrés.
- Coordonner avec le département logistique de PaP toute expédition de matériels
- Préparer toute la documentation nécessaire à la réception des marchandises, en suivant scrupuleusement les procédures de Concern.
- Vérifier l’état sanitaire des produits entrants
- Reporter tout problème de qualité et de quantité à l’Administrateur de base
- Superviser la préparation et le chargement des marchandises
- Prévoir le personnel nécessaire au chargement et/ou déchargement des livraisons de marchandises en temps et en heure
- S’assurer de la réception par le programme demandeur des marchandises
- Archiver les dossiers de livraison et d’expédition conformément aux procédures


3. Hygiène, propreté et maintenance

- Vérifier chaque jour l’état des marchandises entreposées et sortir immédiatement les marchandises infestées pour les détruire, toute marchandise détériorée doit faire l’objet d’un constat écrit
- Vérifier quotidiennement la propreté du stock, arracher les mauvaises herbes et brûler les déchets
- Effectuer une aération contrôlée et une ventilation adéquate du stock
- Contrôler le bon état général de l’entrepôt à l'extérieur et à l'intérieur, repérer tout dommage structurel et effectuer les réparations nécessaires
- Vérifier l’état du matériel (bâches, palettes, matériel de levage...).
- Informer l’Administrateur de base de toute infestation (parasites, insectes, rongeurs), écarter les produits infectés et établir les rapports de perte.
- Remettre le jeu de clefs des stocks, tous les soirs avant de partir, a l’administrateur de base, ou si il/elle est absent(e), au Coordinateur de base.
4. Rédaction et transmission de rapports

- Rédiger un rapport hebdomadaire de stock et le soumettre à l’Administrateur de base ainsi qu’aux différents responsables programme afin qu'ils puissent suivre l'évolution de leurs stocks respectifs
- Effectuer un inventaire physique complet des items stockés (qualité et quantité) sur une base mensuelle
- Contrôler l’archivage des documents de gestion du stock
- Compiler le rapport mensuel retraçant les mouvements de biens et matériaux et le transmettre au département logistique de PaP


5. Autres fonctions

- Contribuer à des initiatives de responsabilisation organisationnelles, y compris la supervision du déploiement des engagements de Concern dans le cadre du HAP (Humanitarian Accountability Partnership) au sein de la fonction des systèmes.
- Respecter pleinement toutes les politiques et procédures de Concern, y compris la politique contre la fraude, la Politique de Protection des Participants aux Programmes, le Code de Conduite (P4 et CdeC) et le devoir de respect de la confidentialité
- Rapporter au gestionnaire approprié toutes les violations potentielles du P4 ou du Code de Conduite, étant un devoir obligatoire à l'ensemble du personnel

Gestion d’équipe et planification des activités – Maîtrise de l’arithmétique – Connaissance du français et/ou de l’anglais – Connaissances informatiques (Microsoft WORD & EXCEL, OUTLOOK) – Esprit d’équipe – Sens de la diplomatie – Ténacité – Organisation – Rigueur – Minutie.

La personne retenue devra démontrer une capacité à gérer des priorités, à travailler en équipe et à travailler sous pression. Elle devra également démontrer des habiletés pour les relations interpersonnelles.

CV (Avec 2 personnes de références), lettre de motivation, copie de diplômes et certificat de travail.