OBJECTIF GLOBAL DU POSTE

Support aux programmes de Concern Worldwide à Saut d’Eau un soutien administratif et logistique.

Gestion et contrôle des départements administratif, et logistique de Concern Haïti à Saut d’Eau.

Supervise 3 administrateurs et jusqu'à 20 employés de soutien (chauffeurs, cuisiniers/ménagères, aides bureau, gardiens)
Sous la supervision du Coordinateur de Zone de Saut d’Eau, l’Administrateur de Base est personnellement responsable de la mise en œuvre de toutes les fonctions liées aux systèmes y compris :
1. administration générale ;
2. Appui à la gestion des ressources humaines ;
3. logistique (achats des biens et services, gestion des entrepôts, gestion des équipements durables, IT, transport).
4. Appui à la gestion de la sécurité de la base ;
5. autres fonctions.

Administration générale
• Mettre en place un stock de réserve des matériels et outils nécessaires à la maintenance de base des infrastructures (serrures, robinetterie, ampoules, petit outillage) et en assurer le suivi.
• Communiquer à l’administrateur de Port au Prince copie de tous contrats, courrier avec les propriétaires, payements…

2. Appui à la Gestion des Ressources Humaines
• Assurer que les dossiers individuels du staff de Saut d’Eau soient complets.
• Communiquer avec le/la responsable des ressources humaines, le planning des échéances de contrats, renouvellement des contrats, suivis avec les différents organismes d’assurances.
• Etablir les planifications mensuelle et hebdomadaire des activités du personnel administratif, financier et logistique
• Contrôler la bonne exécution des activités ;
• Organiser les formations nécessaires à la mise en application et au respect des procédures administratives et logistiques de Concern;
• Mener les entretiens d’évaluation des personnels directement sous sa supervision
• Etablir la planification des congés des personnels administratifs, financiers et logistiques sous sa responsabilité et la soumettre au département RH de Port-au-Prince, au coordinateur de zone et aux superviseurs indirects
• Assurer le suivi des « time sheets » du personnel supervisé et les transmettre au bureau central
• Préparer, faciliter et documenter les réunions du personnel ;

3. Logistique (achats de biens et services – gestion des entrepots – gestion des équipements et IT – Transport
Achats de biens et services
• Assurer la mise en place et le respect des procédures d’achats de Concern
• Elaborer le planning d’achat mensuel
• Contrôler la bonne utilisation des documents d’achats type (SR – QEF – PO – PR)
• S’assurer de la mise à jour du tableau de suivi des achats (SRTS) et de sa transmission au coordinateur de zone et au responsable logistique de Port-au-Prince
• Contrôler les approvisionnements (qualité, prix, procédure) ;
• S’assurer du respect de la politique anti-fraude de Concern,
• S’assurer du bon archivage des dossiers d’achats.

Gestion des entrepôts
• S’assurer que les procédures de gestion de stock de Concern soient respectées
• Suivre la gestion de stock (conditions de stockage, rapport, date d’expiration)
• Contrôler les livraisons aux départements, programmes, autres bases de Concern et à la capitale
• S’assurer de l’état de propreté et de l’entretien régulier de l’entrepôt
• Contrôler l’établissement des rapports de pertes et assurer leur transmission
• S’assurer que la documentation inhérente aux procédures de gestion de stock soit correctement remplie et mise à jour.
• S’assurer du respect de la politique anti-fraude de Concern,
• S’assurer du bon archivage des dossiers de stockage.
• Préparer les rapports mensuels d’inventaires et en assurer leur transmission au bureau central;

Gestion des équipements durables et des moyens de communication
• Assurer la mise en place et le respect des procédures de Concern en matière de gestion des équipements
• Superviser l’allocation et l’utilisation des équipements ;
• Assurer l’installation, la maintenance et la réparation des équipements ;
• Vérifier que les procédures de communication de Concern soient respectées ;
• Superviser l’utilisation des systèmes de communication (Internet, téléphones satellite...)
• S’assurer du bon état de fonctionnement et de la maintenance régulière des moyens de communication
• Assigner et gérer la liste d’indicatifs d’appel à utiliser avec le système radio ;
• En concertation avec le département IT de Port-au-Prince, lister tous les équipements radios et s’assurer que Concern dispose bien de toutes les autorisations légales d’exploitation
• Préparer les rapports mensuels d’inventaire des équipements durables et en assurer leur transmission au coordinateur de zone et au responsable logistique de Port-au-Prince;

Gestion du parc vehicules et des transports
• Superviser la gestion du parc véhicules : planification hebdomadaire, suivi des coûts, gestion administrative (assurance, documents).
• En coopération avec le manager du département TRANSPORT, établir la planification des maintenances mensuelles selon le schéma A – B – A – C.
• Suivre les directives du responsable TRANSPORT, telle que : un chauffeur par voiture, remplissage du carburant, etc…
• Contrôler le suivi de la consommation carburant
• S’assurer que les règles de sécurité soient respectées par les chauffeurs et par les usagers.
• Contrôler régulièrement l’état de propreté des véhicules (entretien hebdomadaire)
• Superviser la procédure de réparation des véhicules depuis les rapports initiaux de problèmes jusqu'à la supervision de la réparation ;
• Assurer que l’entretien et les réparations soient appropriés et accomplis dans les temps ;
• Assurer l’attribution efficace des équipements de transport aux projets et personnel ;
• Gérer et superviser le système d’achat de carburant ;
• Contrôler le système ‘log book’ des véhicules et faciliter les registres mensuels et rapports au finance (feuilles de miléage mensuel, utilisation personnelle des véhicules et heures supplémentaires des chauffeurs) ;
• Maintenir les fichiers d’enregistrements des données des véhicules

4. Appui a la Gestion de la sécurité de la base
• En tant que membre du groupe focal de sécurité pour le bureau de Saut d’Eau, mettre en place toutes les directives et procédures de sécurité
• S’assurer que tout le staff de Concern à Saut d’Eau ait une connaissance détaillé des procédures de sécurité, y compris les visiteurs
• Informer le Point Focal Sécurité (coordinateur de zone) de tous les incidents sécuritaires qui pourraient survenir.
• Assister le coordinateur de zone dans la mise en oeuvre du plan de sécurité á Saut d’Eau
• Etablir les rapports écrits pour tout incident sécuritaire qui pourrait survenir et en assurer la transmission au PFS.

5. Autres fonctions
• Contribuer à des initiatives de responsabilisation organisationnelles, y compris la supervision du déploiement des engagements de Concern dans le cadre du HAP (Humanitarian Accountability Partnership) au sein de la fonction des systèmes
• Respecter pleinement les engagements et les règles de la politique de Concern du Programme Participant Protection et le Code de conduite (P4 et CdeC), y compris le respect de la confidentialité
• Rapporter au gestionnaire approprié toutes les violations potentielles du P4 ou du Code de Conduite, étant un devoir obligatoire à l'ensemble du personnel

Essentiel:
• Formation universitaire dans le domaine de la finance ou de la logistique.
• Au minimum 5 ans d’expérience en gestion administrative et/ou logistique ;
• Bonne expérience dans la conception et la mise en œuvre des procédures et des outils de contrôle dans les domaines de l’administration, de la logistique et/ou des ressources humaines.
• Maitrise de la langue Française et bonne pratique de l’anglais à l’oral comme à l’écrit.
• Bonnes connaissances informatiques : Pack Windows (Word – Excel – PowerPoint – Outlook – etc.)
• Expérience dans la formation et la facilitation de compétences
• Bonnes capacités d’analyse et de gestion des priorités.
• Bonnes capacités rédactionnelles.
• Esprit d’équipe – Sens de la diplomatie – Ténacité – Organisation – Rigueur – Flexibilité – adaptabilité et patience

La personne retenue devra démontrer une capacité à gérer des priorités, à travailler en équipe et à travailler sous pression. Elle devra également démontrer des habiletés pour les relations interpersonnelles.

CV (avec 2 personnes de référence), lettre de motivation, copie de diplômes et certificats de travail.