AVIS DE RECRUTEMENT

Description des tâches
Sous la supervision générale du Représentant de la FAO en Haïti, sous la supervision directe du fonctionnaire FAO chef de projet et du Responsable chargé des opérations de la Représentation FAO à Port au Prince, en étroite collaboration avec le Directeur national du projet sous la supervision administrative du Consultant national chargé de la coordination opérationnelle du sous-bureau du projet à Jacmel et en collaboration avec le Directeur national de projet (MDE), L’office Assistant aura les fonctions ci-après:
De façon globale l’office Assistant est chargé du suivi au quotidien des affaires administratives, financières et logistiques.

Par rapport aux affaires administratives l’office Assistant :
- Assure le lien entre le sous bureau d’affection (Jacmel) et l’administration de la FAO à Port-au-Prince, pour le suivi de l’ensemble des dossiers administratifs, via contacts téléphoniques réguliers avec les personnes concernées et déplacements éventuels au bureau de Port-au-Prince en cas de besoin ;
- Tient, classe et archive tous les dossiers administratifs qui lui sont confiés et assure le travail de secrétariat pour le sous bureau d’affectation ;
-Veille au respect et à l’exécution des directives, des engagements et des échéanciers en rapport avec les contrats, accords et LOA intervenus entre le projet et des tiers. Constitue, complète et garde les archives allant du processus de sélection des partenaires ou prestataires, jusqu’à la fin des travaux
- Appuie les responsables de projets dans la recherche de proformat et la demande de factures auprès des fournisseurs de biens et de services ;
- Informe et assiste le staff du projet dans le domaine des procédures et réglementations financières concernant les paiements et assure le suivi des paiements demandés ;
- Prépare et tient les feuilles de présence du personnel du sous bureau d’affection et les transmet à la FAO-PAP ;
- Maintient à jour l’inventaire du matériel et de tous les équipements du bureau ;
- Gère l’abonnement internet du sous bureau ;
- Gère les cartes pétrolières de carburant en collaboration avec les chauffeurs en respectant les règle d’utilisation et dresse le rapport mensuel d’utilisation de carburant ;
- Assiste les office Assistants chargés des voyages et de la logistique dans la préparation des requêtes d’autorisation de sécurité et l’obtention d’ordre de mission, préalablement à toute mission et assiste le personnel du sous bureau dans la préparation et transmission des demandes de paiement des avance de frais de mission et paiement final

Par rapport à la Gestion de la petite caisse et des affaires financières, l’office Assistant :
- Assure la gestion de la petite caisse et planifie les demandes d’avance de fonds pour l’exécution des activités planifiées dans le cadre du projet ;
- Enregistre les rentrées et sorties financières, veille à l’exactitude des calculs et s’assure que les pièces justificatives sont conformes et complets et prépare le rapport mensuel des dépenses conformément aux procédures administratives de la FAO;
- Assure la demande de renouvellement de la petite caisse et son suivi ;
- Etablit des rapports périodiques sur les comptes qui lui sont confiés, en notant les problèmes posés par les dépassements de coûts ou les rentrées inférieures aux prévisions. Etablit des rapports spéciaux pour expliquer les problèmes ou pour donner d’autres explications qu’on lui aura demandées ;
- Calcule et compile les estimations de coûts et les dépenses budgétaires prévisionnelles et collabore à l’établissement des états budgétaires pour la réalisation des opérations prévues dans le cadre du projet ;

Qualifications et expérience requises :

- Titulaire d’un diplôme en administration, gestion des affaires, comptabilité ou équivalent
- Expérience de travail d’au moins trois ans, avec une responsabilité croissante dans l’administration des projets et/ou programmes, expérience dans une agence de l’ONU ou ONG Internationale est souhaitable, connaissance de l’environnement de la FAO et ses procédures est préférable.
- Bonne capacité orale et écrite en français niveau C et en créole, connaissance de l’anglais niveau B
- Etre originaire ou avoir travaillé dans la zone d’intervention du projet
- Connaissance approfondie des logiciels Word, Excel, email et/ou internet, avoir un minimum de 35 mots par minute en utilisant un logiciel de traitement de texte.

Titre du poste : Office Assistant
Division/Département/Projet : GCP/HAI/027/LDF
Domaine Gestion-Administration
Lieu d’affectation Jacmel
Type de contrat : NPP
Grade : SB2
Durée : 3 mois
Date de publication du poste : 25 février 2014
Date limite de dépôt des dossiers : 07 mars 2014
Date prise de fonction : 17 mars 2014