CONTEXTE DU POSTE:
La Croix-Rouge française (CRF) est présente en Haïti depuis 1995 et met en œuvre avec la Croix-Rouge haïtienne (CRH) des projets de développement (santé, eau et assainissement, sécurité alimentaire, etc.), ainsi que des programmes de préparation aux catastrophes et de réponse à l’urgence (séisme & choléra notamment).

L’Artibonite est une zone d’intervention privilégiée de la CRF avec près de 15 projets réalisés ces 10 dernières années.

A ce jour, deux projets sont en cours, visant l’ « Amélioration de l’accès à l’eau potable et aux conditions d’hygiène sur les communes de Verrettes et Petite-Rivière de l’Artibonite» et la prévention aux risques et désastres sur les communes de Desdunes, Grande Saline et St Marc. Le 1er projet cofinancé par l’Union Européenne, a démarré en avril 2011 pour une durée de 60 mois et le deuxième a débuté en mai 2013 pour se terminée en juillet l’année prochaine.
La sous-délégation CRF en Artibonite accueille actuellement une équipe de 3expatriés et de 51 personnels nationaux, et travaille en lien avec les volontaires de la Croix-Rouge Haïtienne.
En raison de la diminution du volume opérationnel, les postes expatriés de Logisticien / Administrateur et Chef de sous-délégation ont été fusionnés en janvier 2013. De ce fait, L’Adjoint Administrateur travaille sous la supervision directe du Chef de sous-délégation.
Il collabore toujours avec le département logistique et les équipes opérationnelles de la sous-délégation, ainsi qu’avec les départements Admin / Fin / RH de Port-au-Prince.

OBJECTIF GENERAL DU POSTE:
 Assister le Chef de sous-délégation et participer via la réalisation des tâches de gestion quotidienne Admin / Fin / RH, à la bonne mise en œuvre des projets et le bon fonctionnement de la sous-délégation, dans le respect des procédures CRF et des règles des bailleurs de fonds.
OBJECTIFS SPECIFIQUES DU POSTE:
 Assurer la gestion financière de la sous-délégation ;
 Assurer la gestion quotidienne RH pour les employés de la sous-délégation ;
 Assister le Chef de sous-délégation en assurant le suivi des outils d’analyse financière ;
 Participer à la gestion administrative de la sous-délégation ;
 Se tenir à la disposition de l’ensemble des employés de la sous-délégation pour répondre à leurs questions RH, les appuyer sur les différentes procédures administratives et assurer une bonne remontée de leurs préoccupations vers le Chef de sous-délégation.
DESCRIPTIF DES TACHES

1. Gestion comptable : Superviser la gestion comptable de la base :
- Vérification de la qualité des justificatifs, et sensibilisation des employés sur les critères minimum d’une bonne pièce comptable.
- Assurer le suivi des transactions bancaires
- Contrôler la comptabilité régulièrement et pas seulement à la fin de chaque mois
- Etablir la clôture de la comptabilité pour un envoi mensuel le 5 de chaque mois au Hosd pour validation et envoi le 8 de chaque mois.
- Réalisation de l’inventaire de caisse, au minimum une fois par semaine avec la gestionnaire de caisse, et à chaque fois que cela est nécessaire.
- Contrôle des rapprochements bancaires à chaque fin de mois.
- Importation dans SAGA des journaux Excel à chaque fin de mois.
- Correction de la comptabilité avant transmission à l’Administratrice le 1er jour de chaque mois : vérification des libellés (standards CRF), codes comptables, imputations, tiers pour chaque écriture ; création de nouveaux tiers si nécessaires ; lettrage des écritures.

2. Gestion de la Trésorerie :
- Préparation de la demande d’avance mensuelle : récolte des prévisionnels de décaissement WASH, et prévision des dépenses de la base en collaboration avec l’Assistant Log.
- Superviser Les demandes de trésorerie et vérifier l’adéquation avec les Demandes d’avance
- En supervision de la gestionnaire de caisse anticiper les ruptures de trésorerie

3. Gestion Budgétaire
- Validation de tous les engagements budgétaires et mise à jour continue des prévisionnels de dépenses
- Réalisation des suivis budgétaires chaque début de mois suite à la clôture comptable et transmission aux équipes WASH / DRR/Log.
- Mise à jour de la Table d’Affectation chaque Mensuellement.

4. Gestion des ressources humaines
- Participation au processus de recrutement des employés sur la sous-délégation (réception et classement des candidatures, organisation des tests, organisation des entretiens, participation aux entretiens, assurer le suivi avec les candidats).
- Préparation des contrats de travail et gestion de l’inscription à l’ONA des nouveaux employés en lien avec l’équipe administrative de Port-au-Prince
- Briefing administratif des nouveaux employés : remise du contrat de travail, signature du règlement intérieur, récupération des divers documents nécessaires, explication des procédures RH (absences, congés..) et du fonctionnement de l’assurance santé.
- Constitution, suivi et classement des dossiers personnels des employés de la sous-délégation.
- Suivi des contrats, absences, congés, jours fériés travaillés, et heures supplémentaires travaillées, et mise à jour du tableau de suivi.
- Préparation de la paie : tenue à jour de la Data RH, préparation des fiches de paie, chèques et de la demande de payroll pour la banque.
- Préparation des documents de fin de contrat (certificat de travail, attestation de paiement ONA, attestation de solde de tous comptes) et le solde de tous comptes du personnel en fin de contrat
- Transmission des différents documents et outils de suivi au Hosd à chaque envoi de la payroll
- Animation des réunions des représentants du personnel et préparation des comptes-rendus.
- Participation à l’organisation de formations du personnel.
- Veille à la diffusion des informations auprès du personnel, avec la préparation de note de service en français et en créole.
- Est l’interlocuteur privilégié des employés concernant les questions RH et l’ensemble des procédures administratives.
- Assiste les superviseurs dans la réalisation des évaluations
- Gère la boite de doléances mise à disposition des employés

4. Gestion administrative
- Participe à la conception des contrats de location et de prestation de services,
- Tient à jour un tableau de suivi des contrats
- Veille sur la législation nationale en vigueur, via l’équipe administrative de Port-au-Prince et propose les adaptations nécessaires aux procédures en place
- Gestion des achats, du stock et de la distribution des cartes téléphoniques
- Gestion des courriers entrants / sortants : rédaction, suivi, archivage.
- Traduction de divers documents en français/créole si besoin
- Relate à son N+1 toute anomalie dans le fonctionnement du département administratif

5. Management de la gestionnaire de la caisse
- Evalue chaque 6 mois la personne
- Elabore un plan d’action individuel avec objectifs avec atteindre
- Gère le planning de congé de son N-1

6. Reporting
- Elabore le rapport mensuel pour soumission au Hosd
- Transmet de façon hebdomadaire un plan d’action du département admin
- Elabore les comptes-rendus des réunions mensuelles
- Elabore les comptes-rendus des réunions RH
- Elabore les comptes-rendus des réunions des réunions des représentants du personnel

LIEN HIERARCHIQUE et FONCTIONNEL
L’adjoint administrateur est sous la supervision directe du Hosd, et travaille en étroite collaboration avec le coordinateur adminitration/RH son référent technique, l’équipe administrative de Port au Prince, les différents chefs de projet et la logistique.
L’adjoint admin supervise directement la gestionnaire de caisse

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES
- Expérience minimum de 2 ans au même poste
- Formation gestion administrative, comptable
- Maitrise de SAGA
- Expériences en gestion de personnel
- Expérience au sein du Mouvement Croix Rouge serait un plus

APTITUDES & SAVOIR ÊTRE
- Sens de l’organisation, rigoureux
- Etre à l’écoute
- Etre de capable de prioriser et de gérer le « multi tâches »
- Force de proposition
- Faire preuve de discrétion et avoir le sens du secret professionnel
- Grandes capacités d’analyse
- Capacités de gestion des conflits
- Maitrise du Français et du créole Parlé/Lu/Ecrit
- Maitrise de l’environnement Windows (word, excel)
- Très bonnes qualités rédactionnelles et bon communicant
- Consciencieux avec un bon sens du jugement
- Connaissances de la zone Bas Artibonite
- Etre de la zone serait un plus

CONDITIONS ET HORAIRES DE TRAVAIL
 Le bureau opérationnel de la CRF est à St Marc, base générale. Les zones d’intervention du projet sont situées sur les communes des Verrettes, de Petite Rivière de l’Artibonite, Desdunes, Grande Saline et St Marc
 Horaires de travail : du lundi au vendredi, de 8h00 à 17h (pause déjeuner inclus), exceptionnellement le samedi ou dimanche.
 Salaire mensuel payé en fin de mois.

RECRUTEMENT
Dossier à compléter avec CV, lettre de motivation, copie des diplômes et des attestations de travail en lien avec le poste. Seuls les candidats retenus pour les entretiens seront contactés. D’autres pièces justificatives seront alors demandées.