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Assister le programme CRRP dans l’implémentation des décisions administratives.
-Assister le Data Administrative Coordinator dans l’exécution des taches Administratives et dans la rédaction des correspondances.
-Faire le suivi des dossiers qui sont acheminés au département de l’achat et au Finance.
-Fournir un support administratif spécifique aux dossiers du programme CRRP.

Responsabilités spécifiques:
1- Préparer les PRF pour le programme CRRP. Enregistrer les demandes de paiement et les acheminer aux Finances pour la préparation des chèques. Assurer le suivi auprès du superviseur administratif de toutes les fournitures de bureau pour le programme CRRP.

2- Effectuer le classement de tous les dossiers du Programme CRRP.

3- Maintenir un système facile d’accès aux principaux utilisateurs.

4- Faire la photocopie des documents relatifs au programme CRRP.

5- Gérer le stock des fournitures de bureau du programme, maintenir un inventaire à jour, et placer mensuellement les demandes de renflouement de stock et en assurer leur bonne gestion.

6- Préparer la salle de conférence pour les réunions.

7- Dépouiller le courrier qui arrive à l’unité et les distribuer aux principaux concernés.

8- S’assurer que les matériels de travail soient toujours disponibles.

9- Tenir à jour toutes les listes d’adresses et téléphones des principaux partenaires qui interviennent dans les quartiers et des membres de la communauté.

10- Faire le typing des documents de l’unité. (lettre, contrat, et autres).

11- Planifier et coordonner le déplacement de l’équipe avec le département de transport.
12- Superviser le travail du personnel de soutient et les accompagner dans les suivis administratifs (plan de performance, formulaire de congé etc.…)

13- Gérer le bureau et coordonner à l’aspect logistique et administratif (bâtiment, génératrice, climatiseur, accessibilité)

14- Gestion de la petite caisse.

15- Faire l’inventaire de tous les biens de CRS affectés au bureau et acheminer un rapport aux personnes concernées.

16- Responsables de l’organisation opérationnelle et administratives de toutes les activités (réunions, formation, rencontres bénéficiaires) et aide les équipes du projet à préparer le budget et d’en assurer sa mise en fonction.

17- Organiser et participer a des réunions et des activités de l’équipe du projet.

18- Supervision du personnel de sécurité et s’assurer que le bureau de zone est conforme aux normes sécurité du CRS en collaboration avec Sécurity Manager (contrôle de la barrière, surveillance, plan d’urgence, etc….

 Détenir un diplôme de secrétariat bilingue
 Avoir un minimum de trois ans d’expérience dans un poste similaire
 Connaissance des logiciels Word, Excel, (Power Point, un plus)
 Lire, Ecrire, Parler correctement le Français
 Connaissance de l’Anglais
 Etre capable de prendre des initiatives, avoir de bonnes capacités organisationnelles et fonctionner avec une supervision minime.

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont priés d’acheminer leur dossier complet (CV, lettre de motivation copies diplômes,) avec la mention du poste C-AOA-1012