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Introduction
Sous la supervision du Chef de Mission Adjoint, l’Assistant (e) Exécutif (ve) aide à gérer les affaires relevant de la Direction du Projet. Il/ elle fournit une Assistance à la Direction et sert de liaison entre elle et les autres Unités. Gere entre autre, l’Agenda, les visites et courriers de la Direction.
Fonctions
Maintenir l’agenda de la Direction et faire une planification des priorités,
Recevoir, filtrer et faire le suivi des correspondances, documents à donner en signature, élaborer les réponses,
Planifier, organiser et assister au besoin, aux formations de la Direction, aux rencontres internes et externes. Assurer la liaison avec l’Administration du Projet pour le support logistique nécessaire aux déplacements de la Direction et des Consultants,
Rédiger et assurer la traduction de documents tels : les correspondances, memos, comptes rendus de réunions, rapports et autres,
Faire le suivi périodique de tous les dossiers de la Direction et la compilation des différents rapports du Projet,
Faire le suivi des rapports de visite de terrain et s’assurer que les recommandations ont été mises en application,
Fournir une assistance à l’élaboration des rapports,
Coordination de soumission opportune des feuilles de temps des employés qui relèvent de la Direction,
Assistance pour réservation d’hôtel des visiteurs et de billets d’avion au besoin
Compilation et finalisation du Weekly,
Gérer le classement.
Qualifications Requises
Etre détenteur d’un Diplôme Universitaire en Administration ou Discipline connexe
Avoir 4 années d’expérience dans un poste similaire de préférence dans une ONG
Excellente capacité de communication orale et écrite en l’anglais, français et créole
Créativité et compétences avancées dans la mise en page
Flexible et capable de travailler sous pression et de respecter les échéances
Bonne maitrise des logiciels suivants: Word, Excel, Power Point et moteurs de recherche.
Excellentes relations interpersonnelles
Capacité à travailler de façon autonome, à prendre des initiatives,
Aptitude avérée à faire preuve de discrétion, de confidentialité, de tact, de bon jugement et à maintenir un haut niveau de professionnalisme.
Savoir prioriser les tâches et respecter les délais.
Etre disponible immédiatement
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