L'Institut pour la Santé, la Population et le Développement (ISPD) est une organisation à but non lucratif travaillant principalement dans le secteur de la santé en Haïti et fournissant un appui technique au Ministère de la Santé, notamment à travers le Programme National de Lutte contre le Sida (PNLS) et le Département de Santé Familiale (DSF).

Dans le cadre de ses activités, ISPD assure des déplacements réguliers de son personnel, de ses partenaires, de matériels et d'équipements entre ses différents bureaux, sites d'intervention et autres lieux d'activité. Le Dispatcher est chargé d'assurer la coordination quotidienne des demandes de transport et l'utilisation efficiente de la flotte, en collaboration étroite avec les chauffeurs, les responsables des opérations, les équipes de programme et le département de sécurité.

A. Réception et planification des demandes de transport
• Recevoir, enregistrer et vérifier les demandes de transport soumises par les différents départements et projets.
• Vérifier que les demandes contiennent les informations nécessaires : date, heure, destination, passagers ou matériel transporté, point de départ, durée estimée et autres exigences particulières.
• Établir et mettre à jour le programme quotidien et hebdomadaire des déplacements.
• Prioriser les demandes de transport en fonction des besoins opérationnels, des contraintes de sécurité et de la disponibilité des véhicules et chauffeurs.
• Identifier les possibilités de regroupement des déplacements afin d'optimiser l'utilisation de la flotte et de réduire les déplacements inutiles.
• Informer les demandeurs et les chauffeurs de l'affectation et de tout changement apporté au programme.

B. Affectation et coordination des chauffeurs
• Affecter les chauffeurs et les véhicules aux différentes missions selon les compétences, disponibilités, itinéraires et exigences de sécurité.
• Communiquer aux chauffeurs les détails des missions, les horaires, les itinéraires et les instructions particulières.
• Assurer la coordination quotidienne avec les chauffeurs afin de confirmer le départ, l'arrivée et l'évolution des déplacements.
• Réorganiser rapidement les affectations en cas d'absence d'un chauffeur, de panne d'un véhicule, de retard ou de changement de priorité.
• Maintenir une communication régulière avec les chauffeurs pendant les déplacements lorsque la situation l'exige.
• Veiller au respect par les chauffeurs des politiques et procédures d'ISPD relatives aux véhicules, au transport et à la sécurité.

C. Suivi des déplacements et sécurité
• Assurer le suivi des véhicules en déplacement conformément aux procédures de sécurité et de communication d'ISPD.
• Vérifier que les déplacements nécessitant une coordination avec le département de sécurité sont communiqués et traités avant le départ.
• Signaler immédiatement au Responsable des Opérations, au Responsable Logistique ou au département de sécurité tout incident, accident, panne, retard important ou situation inhabituelle.
• Maintenir une communication appropriée avec les chauffeurs pendant les déplacements dans les zones présentant des contraintes particulières.
• Contribuer à la mise en œuvre des procédures d'urgence et des changements d'itinéraires lorsque les conditions de sécurité ou les circonstances opérationnelles l'exigent.
• Ne pas autoriser ou maintenir un déplacement lorsque les conditions ne respectent pas les procédures de sécurité applicables, et référer la situation au responsable compétent.

D. Gestion des documents et registres de transport
• S'assurer que les formulaires et documents requis pour les déplacements sont correctement remplis et disponibles avant le départ.
• Tenir à jour le registre des demandes de transport, des affectations de véhicules et des déplacements effectués.
• Assurer le classement électronique et physique des documents liés aux activités de dispatch.
• Suivre les feuilles de route, fiches de déplacement, demandes de transport et autres documents exigés par les procédures d'ISPD.
• Préparer les données et rapports nécessaires au suivi de l'utilisation de la flotte.


E. Suivi de la flotte et coordination avec la maintenance
• Signaler au responsable concerné les problèmes mécaniques, dommages ou besoins d'entretien communiqués par les chauffeurs.
• Tenir compte de la disponibilité réelle des véhicules dans la planification quotidienne des déplacements.
• Coordonner, selon les instructions du Responsable Logistique, le retrait d'un véhicule du programme lorsqu'il doit faire l'objet d'une réparation ou d'une maintenance.
• Suivre les informations relatives au kilométrage, à l'utilisation des véhicules et, lorsque requis, à la consommation de carburant.
• Contribuer à l'identification des véhicules disponibles, immobilisés, en maintenance ou affectés à une mission.

F. Communication et coordination opérationnelle
• Maintenir une communication efficace avec les responsables de projets, les équipes administratives, les chauffeurs, le département de sécurité et les autres fonctions d'appui.
• Informer rapidement les parties concernées de tout changement dans le programme de transport.
• Fournir un appui au Responsable des Opérations et au Responsable Logistique dans la résolution des problèmes quotidiens liés au transport.
• Participer aux réunions ou séances de coordination relatives au transport et à la flotte lorsque cela est requis.
• Exécuter toute autre tâche relative au transport et à la coordination de la flotte qui lui est confiée par son supérieur hiérarchique.
4. Livrables et rapports
• Programme quotidien et/ou hebdomadaire des déplacements.
• Registre à jour des demandes et affectations de transport.
• Suivi des déplacements et des incidents de transport.
• Rapports périodiques sur l'utilisation de la flotte, selon les besoins d'ISPD.
• Classement complet et à jour des documents de transport.
• Signalement immédiat des incidents ou situations nécessitant une intervention.

5. Qualifications et compétences
• Niveau académique : Diplôme en administration, logistique, transport ou dans un domaine connexe. Une formation pertinente ou une expérience équivalente peut être considérée.
• Expérience : Au moins 2 à 3 ans d'expérience dans le dispatch, la coordination du transport, la logistique, la flotte ou un poste similaire.
• Bonne connaissance de Microsoft Word, Excel, Outlook et des outils de communication électronique.
• Bonne capacité à organiser plusieurs demandes et déplacements simultanément.
• Excellente capacité de communication avec les chauffeurs, le personnel et les responsables.
• Capacité à prendre des décisions rapides et appropriées dans un environnement opérationnel changeant.
• Bonne capacité d'analyse et de résolution de problèmes.
• La maîtrise du français et du créole est obligatoire ; la connaissance de l'anglais constitue un atout.

• Niveau académique : Diplôme en administration, logistique, transport ou dans un domaine connexe. Une formation pertinente ou une expérience équivalente peut être considérée.
• Expérience : Au moins 2 à 3 ans d'expérience dans le dispatch, la coordination du transport, la logistique, la flotte ou un poste similaire.
• Bonne connaissance de Microsoft Word, Excel, Outlook et des outils de communication électronique.
• Bonne capacité à organiser plusieurs demandes et déplacements simultanément.
• Excellente capacité de communication avec les chauffeurs, le personnel et les responsables.
• Capacité à prendre des décisions rapides et appropriées dans un environnement opérationnel changeant.
• Bonne capacité d'analyse et de résolution de problèmes.
• La maîtrise du français et du créole est obligatoire ; la connaissance de l'anglais constitue un atout.

• Sens aigu de l'organisation et des priorités.
• Ponctualité, fiabilité et disponibilité.
• Calme et capacité à travailler sous pression.
• Réactivité et capacité à gérer les changements de dernière minute.
• Esprit d'équipe et bonnes aptitudes interpersonnelles.
• Rigueur dans la tenue des registres et le suivi administratif.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Sens élevé des responsabilités, de l'intégrité et de l'éthique professionnelle.
• Esprit d'initiative et capacité à anticiper les problèmes.
• Bonne capacité à travailler avec un minimum de supervision.

Le poste exige une disponibilité adaptée aux besoins opérationnels d'ISPD, notamment lorsque des changements de programme, des urgences ou des contraintes de sécurité affectent les déplacements. Le titulaire doit être capable de travailler dans un environnement dynamique et de gérer plusieurs demandes simultanément.

-CV
-Lettre de motivation
-Diplome ou certificat relatif a l'administration, la logistique
-Permis de conduire Type A (Obligatoire)
-Permis de conduire Type B (facultatif)

ispd.haiti@gmail.com

Les candidats qualifiés doivent envoyer leur curriculum vitae et une lettre de motivation par courrier électronique à l'adresse suivante ispd.haiti@gmail.com au plus tard le 29 octobre 2026 en notant le poste pour lequel vous postulez dans la ligne d'objet. Seuls les candidats sélectionnés seront convoqués pour un entretien.