Plan International est une Organisation humanitaire et de développement fondée sur les droits qui œuvre pour améliorer la vie de tous les enfants. Nous sommes indépendants des gouvernements et n'avons aucune affiliation politique ou religieuse. Notre objectif est de lutter pour un monde juste qui promeut les droits des enfants et l'égalité pour les filles. Nous établissons des partenariats solides en faveur des enfants depuis plus de 80 ans et sommes aujourd'hui présents dans plus de 70 pays.

Notre stratégie mondiale met particulièrement l'accent sur les filles, car elles sont souvent les plus marginalisées et les plus souvent laissées pour compte. Nous nous sommes engagés à atteindre l'objectif ambitieux de toucher 200 millions de filles en 5 ans, afin de leur permettre d'apprendre, de diriger, de décider et de s'épanouir. C'est notre contribution à la réalisation des objectifs de développement durable, en particulier ceux relatifs à l'égalité des sexes.

Ainsi, pour les besoins de son projet binational, nous recrutons une Assistante Administrative dans la commune de Jacmel.

Sous la Supervision du Coordonnateur du projet binational, sommairement, le titulaire du poste assistera le staff de l’Administration dans la bonne gestion administrative du bureau du projet et réalisera les taches specifiques suivantes, sous la supervision du Coordonnateur du projet binational:

1. Assurer l’accueil au niveau du bureau
2. Réception et acheminement de document et classement de dossiers
3. Préparation des correspondances en anglais et en français
4. Responsable de la petite caisse.
5. Gestion de la cafétéria de concert avec le Binational Project Coordinator.
6. Gérer le stock de carburant.
7. Superviser les cleaners-messengers et veiller à la propreté du bureau.
8. Traitement et suivi des dossiers des employés auprès du département People & Culture (fiches de paie, contrats, calcul des heures supplémentaires, rapport de la cafétéria, gestion des demandes de lettre des employés, suivi des dossiers d’assurance des employés etc.)
9. Coordonner l’accueil et la prise en charge des employés ou visiteurs (transport, hébergement et repas)
10. Coordonner les réunions et séances de travail et prendre les minutes comme appropriées.
11. Gestion des demandes Interne et externe
12. Assurer le suivi des requêtes de paiement auprès de la comptabilité et assurer la livraison des chèques aux fournisseurs.
13. Préparer et faire le suivi général des demandes de services, de matériels et fournitures de bureau.
14. Effectuer des paiements mensuels pour les différents fournisseurs (Compagnies de sécurité, téléphone, électricité, eau, cabinet d’avocat etc.
15. Assister le staff du projet dans les divers travaux de secrétariat ou toutes autres taches relevant de la gestion administrative.

• Diplôme en secrétariat ou domaines connexes.
• Bonne Connaissance des procédures administratives
• Expérience professionnelle au moins de 2 années.
• Bonne Connaissance des logiciels de base (Word, Excel, Access)
• Connaissance de l’Anglais, l’espagnol un atout.

Environnement et conditions physiques :
• Capacité de gestion des relations interpersonnelles
• Capacité de travailler en équipe, dans des conditions difficiles et de coordonner des tâches multiples
• Bonne capacité à servir les gens
• Dynamisme et forte motivation
• Faire preuve de discrétion, de confidentialité dans le traitement des dossiers.
• Avoir beaucoup de tact.

CV, copie de diplome, certificat de police

https://career5.successfactors.eu/sfcareer/jobreqcareerpvt?jobId=54796&company=PlanInt&st=A9406219C01154799332E8D17FAA192CF177E5FE