Le Mouvement des Jeunes pour le Développement de Derouzé (MOJDDE) gère un portefeuille de programmes humanitaires et de développement portant notamment sur la sécurité alimentaire, les transferts monétaires, la nutrition, la protection, la résilience, l’eau, l’hygiène et l’assainissement. La diversité des mécanismes de financement, l’ampleur des opérations de terrain et les obligations contractuelles des partenaires exigent un dispositif administratif et financier robuste, capable de sécuriser les ressources, d’assurer la traçabilité des dépenses et d’appuyer la prise de décision.

Le MOJDDE recrute un ou une Responsable administratif et financier chargé(e) d’organiser, superviser et améliorer la gestion financière, comptable, budgétaire et administrative de l’organisation. Le poste garantit la fiabilité de l’information financière, la conformité aux accords de financement, la maîtrise des risques, la disponibilité des pièces justificatives, la bonne gestion des actifs et l’efficacité des fonctions support.


1.1 Identification du poste
Intitulé : Responsable administratif et financier (RAF)
Unité : Administration, finances et services support
Superviseurs : Manager de Programme, Coordonnateur de terrain et Coordonnateur national
Relations fonctionnelles : Responsables de projets, Responsable MEAL, comptables, administration, ressources humaines, logistique, achats, sécurité, partenaires et auditeurs
Encadrement direct ou technique : Comptables, caissiers, assistant(e)s administratifs, agents d’achats, logisticiens, gestionnaires de stocks et personnel support selon l’organisation des projets

A) Planification financière et gestion budgétaire

1. Coordonner la préparation des budgets annuels, budgets de projets, budgets révisés, prévisions de trésorerie et plans de dépenses.
2. Vérifier l’alignement entre activités, unités de coût, effectifs, calendriers, modalités d’intervention et lignes budgétaires.
3. Mettre en place un suivi budgétaire par projet, bailleur, activité, centre de coût et nature de dépense ; analyser les écarts et proposer des mesures correctives.
4. Conseiller les équipes sur l’éligibilité des coûts, les plafonds, taxes, taux, contributions en nature, coûts partagés et règles de réallocation.
5. Produire des scénarios financiers et alertes précoces sur les déficits, sous‐consommations, engagements non couverts et risques de trésorerie.

B) Comptabilité, clôture et information financière
1. Superviser l’enregistrement chronologique et analytique des opérations selon le plan comptable et les exigences contractuelles.
2. Contrôler les journaux, grands livres, balances, comptes tiers, immobilisations, stocks, paie, avances, charges à payer et produits à recevoir.
3. Organiser les clôtures mensuelles, trimestrielles et annuelles ; documenter les écritures d’ajustement et maintenir des dossiers de réconciliation.
4. Vérifier la concordance entre comptabilité, relevés bancaires, caisse, inventaires, rapports de distribution, listes de paiement et données programmatiques.
5. Produire les états financiers, rapports par projet, tableaux de bord, analyses de coûts et notes explicatives destinés à la coordination et aux partenaires.
6. Garantir l’archivage physique et numérique des pièces, avec indexation, contrôle d’accès, sauvegarde et durée de conservation appropriée.

C)Trésorerie, banques et paiements
1. Préparer les plans de trésorerie, demandes de fonds et calendriers de paiement en fonction des besoins opérationnels validés.
2. Superviser les comptes bancaires, caisses, moyens de paiement, signatures autorisées, transferts, remises et rapprochements bancaires.
3. Contrôler les demandes de paiement, factures, contrats, bons de commande, preuves de réception, retenues et pièces d’identification.
4. Assurer la gestion et la liquidation des avances de mission, avances opérationnelles, fonds de caisse et avances aux partenaires ou fournisseurs.
5. Sécuriser les opérations de paiement à grande échelle et coordonner, le cas échéant, les contrôles financiers liés aux transferts monétaires.

D) Contrôle interne, conformité et gestion des risques
1. Maintenir une matrice de contrôle interne couvrant autorisations, séparation des tâches, seuils, accès systèmes, rapprochements, inventaires et validations.
2. Conduire des contrôles périodiques et revues ciblées ; documenter les exceptions et suivre les plans d’action jusqu’à clôture.
3. Prévenir, détecter et signaler les risques de fraude, corruption, collusion, double paiement, faux justificatifs, conflit d’intérêts et détournement d’actifs.
4. Coordonner les audits internes et externes, préparer les dossiers, répondre aux observations et piloter la mise en œuvre des recommandations.

ADMINISTRATION, ACHATS, RESSOURCES ET COORDINATION

A) Administration générale et ressources humaines
• Veiller à l’application des politiques administratives, procédures RH, délégations de pouvoir, contrats, assurances, dossiers du personnel et obligations légales.
• Superviser la préparation administrative de la paie, les feuilles de temps, congés, avantages, retenues et justificatifs, en coordination avec les responsables hiérarchiques.
• Organiser les services généraux : locaux, fournitures, communications, contrats de service, entretien, carburant, déplacements et moyens de fonctionnement.
• Appuyer les recrutements par la vérification budgétaire, la conformité des contrats, la grille salariale et l’intégration administrative du personnel.
• Maintenir une documentation actualisée des politiques, procédures, formulaires et registres administratifs.

B) Achats, fournisseurs, stocks et immobilisations
• Consolider les plans d’achats et vérifier que les acquisitions correspondent aux activités et budgets approuvés.
• Appliquer les méthodes d’achat, seuils de concurrence, évaluations, procès‐verbaux, vérifications fournisseurs, contrats et déclarations de conflit d’intérêts.
• Contrôler la réception des biens et services, les bons d’entrée et sortie, registres de stock, inventaires physiques et écarts.
• Tenir le registre des immobilisations avec code, localisation, utilisateur, valeur, état, mouvements, maintenance et sortie d’actif.
• Évaluer régulièrement les fournisseurs sur la qualité, le délai, le prix, la conformité et l’intégrité.

C) Coordination et lignes de supervision
o Manager de Programme : Supervision de l’alignement entre ressources, portefeuille, engagements contractuels et priorités programmatiques ; arbitrage des écarts budgétaires.
o Coordonnateur de terrain : Validation des besoins opérationnels, suivi des avances et actifs déployés, contrôle de la réalité des dépenses et application des procédures sur les sites.
o Coordonnateur national : Supervision institutionnelle, approbation selon les délégations, représentation auprès des partenaires, banques, autorités et auditeurs.

Le ou la RAF participe aux réunions de coordination, présente la situation budgétaire et de trésorerie, formule des alertes et documente les décisions. Les enjeux critiques de fraude, perte, dépense potentiellement inéligible, rupture de trésorerie ou non-conformité majeure sont immédiatement communiqués aux trois superviseurs.

Finalité du poste
Le ou la RAF fournit à la coordination une information financière complète, exacte et disponible à temps. Il ou elle organise la planification budgétaire, la comptabilité, la trésorerie, les clôtures, les rapports financiers, le contrôle interne, les achats, la gestion administrative et le suivi des actifs. Le poste veille à l’utilisation économique, efficace, transparente et conforme des ressources du MOJDDE et de ses partenaires.
Principe directeur : Aucune dépense ne doit être engagée, approuvée, payée ou rapportée sans autorisation, disponibilité budgétaire, justification, preuve suffisante, imputation correcte et séparation appropriée des fonctions.

Résultats attendus
• Les budgets institutionnels et projets sont réalistes, approuvés, suivis et actualisés selon les procédures ;
• Les opérations comptables et de trésorerie sont enregistrées, rapprochées et clôturées dans les délais ;
• Les rapports financiers sont exacts, cohérents avec les rapports programmatiques et accompagnés de pièces complètes ;
• Les achats, contrats, stocks, immobilisations, avances et paiements respectent les seuils, délégations et règles de concurrence ;
• Les risques de fraude, double financement, dépenses inéligibles, pertes d’actifs et conflits d’intérêts sont prévenus et documentés ;
• Les audits et contrôles disposent d’un dossier clair, indexé et facilement vérifiable.

• Diplôme de niveau licence (Bac+4 minimum) en comptabilité, finance, audit, contrôle de gestion, gestion financière, administration des affaires, gestion des organisations ou dans un domaine directement connexe ;
• Minimum de cinq (5) années d’expérience progressive en gestion administrative et financière, dont au moins trois (3) dans une ONG, un programme humanitaire ou une organisation financée par des bailleurs ;
• Expérience démontrée dans la gestion de plusieurs budgets de projets, la comptabilité analytique, la trésorerie, les clôtures, les rapports financiers, les achats, le contrôle interne et les audits ;
• Bonne connaissance des obligations fiscales, sociales et administratives applicables en Haïti ;
• Expérience des exigences de partenaires internationaux ou agences des Nations Unies ; connaissance des accords FLA et règles de coûts constitue un atout majeur ;
• Une certification professionnelle en comptabilité, audit, gestion des risques ou lutte contre la fraude constitue un avantage.

Compétences techniques et comportementales
o Excel avancé et outils de reporting ;
o Logiciel comptable ou ERP ;
o Analyse budgétaire et financière ;
o Trésorerie et rapprochements ;
o Achats et gestion contractuelle ;
o Contrôle interne et préparation d’audit ;
o Rigueur documentaire et confidentialité ;
o Sens de l’anticipation et gestion des risques ;
o Leadership, supervision et pédagogie ;
o Capacité à expliquer les règles aux non‐financiers ;
o Français et créoles courants ; anglais souhaité ;
o Intégrité, indépendance et courage managérial.

Le poste exige une capacité à travailler sous pression, à respecter des échéances strictes et à traiter simultanément plusieurs projets. Des déplacements réguliers sont prévus pour contrôler les bureaux, sites, caisses, stocks, actifs, fournisseurs et dossiers de projets. La personne recrutée devra respecter les procédures de sécurité et adapter les contrôles aux contraintes d’accès sans réduire les exigences de conformité.

La rémunération sera déterminée conformément à la grille salariale du MOJDDE, au niveau de responsabilité, à l’expérience du ou de la candidat(e) retenu(e) et aux ressources disponibles. Le poste est proposé sous la forme d’un contrat à durée déterminée d’un (1) an, renouvelable sous réserve de performances satisfaisantes, de l’intégrité, du respect des politiques internes et de la disponibilité des fonds.

Normes de conduite et obligations
• Signer et respecter le Code de conduite, les politiques antifraude, anticorruption, PEAS, protection de l’enfance, confidentialité, achats et conflits d’intérêts.
• Refuser toute instruction visant à fractionner un achat, contourner un seuil, antidater une pièce, dissimuler un écart, modifier un justificatif ou imputer une dépense à un projet non concerné.
• Déclarer les liens avec des fournisseurs, employés, partenaires ou candidats susceptibles d’affecter l’impartialité d’une décision.
• Signaler immédiatement toute suspicion raisonnable de fraude, vol, falsification, collusion, abus de pouvoir ou détournement, en utilisant les canaux autorisés.
• Protéger les informations salariales, bancaires, fiscales, contractuelles et personnelles, et limiter leur accès aux personnes habilitées.

• Une lettre de motivation adressée au Coordonnateur national du MOJDDE ;
• Un curriculum vitae détaillé, daté et signé ;
• Les copies des diplômes, certificats et pièces d’identité pertinentes ;
• Deux références professionnelles joignables ;
• Lorsque disponible, un exemple anonymisé de rapport financier, tableau budgétaire ou outil de contrôle développé par le ou la candidat(e).

Les candidatures sont transmises à info@mojddehaiti.org avec l’objet : Candidature ‐ Responsable administratif et financier.

La prise de fonction interviendra dès l’achèvement du processus de recrutement. Seules les personnes présélectionnées seront contactées. Le MOJDDE pourra vérifier les diplômes, références, expériences, antécédents professionnels et éventuels conflits d’intérêts avant toute offre définitive.

Égalité des chances : Le MOJDDE encourage les candidatures féminines, les personnes handicapées et les profils issus des zones d’intervention. Le processus de sélection repose sur les compétences, l’intégrité, l’expérience et l’aptitude à assumer les responsabilités du poste.