1. Mise en contexte
L’Unité de Gestion de Projets (UGP) a été créée par le Ministère des Affaires Sociales et du Travail (MAST) pour assurer la mise en œuvre, la supervision et le suivi des programmes sociaux financés par les partenaires techniques et financiers. Elle constitue l’un des instruments centraux du ministère pour opérationnaliser les orientations définies dans la Politique Nationale de Protection et de Promotion Sociale (PNPPS). Sa création répond à la nécessité de renforcer les capacités institutionnelles du MAST et de disposer d’un cadre cohérent pour la gestion efficace des projets de protection sociale en Haïti.
Elle regroupe des équipes expérimentées basées à Port-au-Prince, dans la Grand ’Anse et le Sud, assurant ainsi un lien étroit entre les niveaux central et départemental. Cette organisation permet de rapprocher les actions des besoins réels des populations, tout en garantissant la cohérence des opérations avec les priorités nationales du MAST.

À ce jour, l’UGP gère deux projets majeurs financés par la Banque Mondiale, qui illustrent la volonté du ministère de promouvoir une politique sociale inclusive, axée sur la résilience et l’autonomie des ménages vulnérables. Il s’agit du Projet de Protection Sociale Adaptative pour une Résilience Accrue (PSARA) et du Projet de Promotion de l’Inclusion Productive des Personnes Handicapées (PROPIPED).

Le premier vise à renforcer la résilience socioéconomique des ménages en leur offrant un filet de sécurité financière à travers des transferts monétaires, tout en posant les bases d’un système national de protection sociale adaptative. En complément, il met en place des mécanismes institutionnels destinés à améliorer la capacité du pays à répondre aux crises et aux chocs, qu’ils soient économiques, sociaux ou climatiques. Le PSARA se déploie dans le département de la Grand ‘Anse et comprend plusieurs volets : la distribution des transferts, l’appui aux mesures d’accompagnement, la gestion du projet et son suivi-évaluation, ainsi qu’une composante contingente dédiée à la réponse d’urgence.

Quant au second, le PROPIPED, il s’inscrit dans une dynamique d’inclusion et de promotion économique des personnes vivant avec un handicap. Le projet vise à améliorer leurs conditions de vie en facilitant leur accès à des programmes de développement économique, à la formation professionnelle et à des activités génératrices de revenus. Mis en œuvre en collaboration avec le Bureau du Secrétaire d’État à l’Intégration des Personnes Handicapées (BSEIPH) et les Organisations de Personnes Handicapées (OPH), le projet prévoit d’enregistrer environ 1 500 bénéficiaires dans le département de la Grand ‘Anse, selon les critères de vulnérabilité définis par l’Indice National de Privation et de Vulnérabilité (INPV).

Ces deux initiatives traduisent une approche intégrée du développement social, combinant assistance économique, inclusion productive et renforcement institutionnel. Elles visent à doter le MAST de capacités durables en matière de gouvernance sociale, tout en instaurant des mécanismes de suivi et de redevabilité conformes aux standards de performance exigés par la Banque mondiale. Grâce à cette approche, l’UGP joue un rôle clé dans la professionnalisation du secteur social et dans la consolidation de la gouvernance publique axée sur les résultats.


2. Objectifs du Poste
Sous la supervision du Coordonnateur Départemental et en collaboration avec les équipes Fiduciaire et Opérationnelle du Projet, l’Assistante Administrative a pour mission d’assurer un appui administratif, organisationnel et logistique efficace, contribuant au bon fonctionnement du bureau et à la mise en œuvre efficiente des activités des projets de l’UGP-MAST. Elle est chargée de la mise à jour des documents administratifs, de la préparation des réunions et des comptes rendus.

3. Responsabilités et tâches principales
3.1. Appui administratif général
• Gérer le courrier (entrant et sortant) et assurer le suivi des correspondances ;
• Classer, archiver et mettre à jour les dossiers administratifs (physiques et électroniques) ;
• Maintenir à jour les bases de données administratives ;
• Rédiger des courriers, notes, rapports et comptes rendus de réunions ;
• Assurer l’accueil des visiteurs et la gestion des appels téléphoniques.

3.2. Appui logistique
• Appuyer l’organisation logistique des réunions, ateliers et formations
• Gérer les réservations (salles, hôtels, transports, perdiem, voyages)
• Assurer le suivi des fournitures de bureau et passer les demandes d’achats
• Appuyer la gestion du parc matériel et des équipements du bureau
• Participer à la gestion de l’inventaire.

3.3. Appui aux ressources humaines
• Participer à la constitution et à la mise à jour des dossiers du personnel
• Appuyer les procédures administratives liées aux recrutements
• Suivre les présences, congés et autres documents administratifs du personnel
• Superviser le personnel de soutien et les gardiens
• Appuyer et Superviser les responsables administratives départementales.

3.4. Appui financier de base
• Préparer et classer les pièces justificatives requises (factures, reçus, bons de livraison)
• Appuyer la préparation des demandes de paiement et d’avance
• Assurer le suivi administratif des dépenses courantes du bureau
• Assurer de la qualité et de l’exhaustivité des documents de supports comptables.
• Tenir à jour les pièces comptables et les registres financiers.
• Assurer le suivi des avances, remboursements et dépenses de fonctionnement.
• Vérifier la conformité des factures, reçus et autres pièces justificatives.
• Assurer le classement et la conservation des documents administratifs et comptables conformément aux exigences d’audit.

4. Qualifications et aptitudes requises
L’ Assistante Administrative PSARA/Klere Chimen – Sud doit avoir :
• Un diplôme Secrétariat de direction, Assistance Administrative en gestion administrative ou autre discipline connexe en ;
• Une expérience spécifique d’au moins trois (2) années dans un poste similaire ;
• Une expérience de travail avec la Banque Mondiale ou la BID serait un atout ;
• Une maîtrise des logiciels MS Office ;
• Des compétences administratives et informatiques ;
• Une capacité à travailler en équipe, sous pression et dans un environnement interinstitutionnel divers ;
• Une excellente capacité écrite et orale du français – une bonne connaissance de l’anglais.

5. Compétences personnelles
• Sens de l’organisation et de la rigueur
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs tâches
• Bon sens relationnel et esprit d’équipe
• Respect de la hiérarchie et de ses collègues.

6. Valeurs et engagement
Le/la titulaire du poste doit adhérer pleinement aux valeurs de UGP-MAST, notamment :
• Égalité de genre
• Tolérance zéro envers toute forme d’abus, d’exploitation, de fraude ou de discrimination ;
• Respect de la hiérarchie et de ses collègues.

7. Conflits d’intérêt
Il est porté à l’attention des postulant.e.s que les dispositions relatives aux règles de la Banque mondiale en matière de conflit d’intérêts du « Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le Financement de Projets d’Investissement (FPI) », daté du 1er Juillet 2016 révisé Novembre 2017 et Septembre 2025 exposant la politique de la Banque mondiale en matière de conflit d'intérêts, sont applicables.

8. Conditions et Rémunération
La rémunération sera fixée en fonction des qualifications, de l’expérience du/de la candidat(e) et du mémorandum du MEF portant sur l’harmonisation des salaires des UGPs financés par la Banque mondiale.

Le poste sera pourvu sur une base contractuelle et à temps plein.


9. Lieu d'affectation
Le lieu d’affectation du poste est Port-Salut.

Les intéressés (es) sont priés (es) de faire parvenir leur dossier (lettre de motivation, curriculum vitae, copie des attestations et diplômes et autres documents) en un (1) seul fichier PDF.

Les intéressés (es) sont priés (es) de faire parvenir leur dossier complet à l’adresse électronique suivante : ugp.mast@gmail.com ou le déposer sous plis cacheté au bureau départemental de l’UGP sis au 23, Village des Sciences, Bordes, Jérémie ou autre lieu de dépôt indiqué du lundi au vendredi de 09h00 jusqu’à 16h, au plus tard le 13 juillet 2026.