L'Unité de Coordination de projets du Ministère de l’Education Nationale et de la Formation Professionnelle (UCP-MENFP) recrute actuellement un(e) Assistant(e) Administratif(ve) qui consiste à assister l’équipe de Coordination du projet dans leur organisation, dans la gestion et l’administration du bureau. Il/Elle supporte toutes les activités du bureau concourant au bon déroulement des projets selon les stipulations des contrats de don et du Manuel d’Opération. Elle invite les personnes intéressées à manifester leur intérêt en retirant les termes de référence aux adresses électroniques suivantes: ucp.secretariatexecutif@menfp.gouv.ht/ ucpmenfpprojets@gmail.com ou à son local situé au 26, Rue Latortue, Delmas 48, de 9h A.M à 3h PM à partir du mardi 07 avril 2026 et à soumettre leur candidature au plus tard le vendredi 10 avril 2026 à 3h PM aux adresses susmentionnées.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

L’Assistant (e) Administratif (ve) effectue le traitement administratif de dossiers (prise de rendez-vous, rédaction du courrier, classement des dossiers, saisie de documents…), accueille les visiteurs, gère l’organisation des agendas, prépare les réunions de travail et les déplacements des collaborateurs, assure la gestion de la petite caisse et des dossiers comptables. Pour rendre opérationnel le bureau, l’Assistant (e) Administratif (ve) développera les activités suivantes :

Gestion Administrative
Aider à l’organisation de la logistique des réunions et missions (à ou hors UCP) : hôtel, billets, prises de rdv, etc. ;
Aider à la préparation des dossiers ou éléments de dossiers nécessaires aux réunions/missions : réunir l’information utile et nécessaire sur les projets/participants ;
Participer à l’élaboration des documents préparatoires et de voyage nécessaire : dossiers, ordres de mission, termes de référence, visas, etc. ; -
Aider à assurer le suivi des réunions/missions : mise à jour de la base de données des contacts, etc.
Aider à organiser : séminaires, cérémonies de signatures, visites de haut-niveau et autres évènements professionnels rapport à l’UCP ;

Gestion des stocks et logistique
Maintenir un système complet de gestion des stocks, y compris le suivi ;
Assurer le stockage, la distribution et l'utilisation des ressources et des biens du projet de manière efficace ;
Préparer les dossiers ou éléments de dossiers nécessaires aux réunions/missions (réunir l’information utile et nécessaire sur les projets/participants) ;
Organiser : séminaires, cérémonies de signatures, visites de haut-niveau et autres évènements professionnels rapport à l’UCP.

Gestion Financière
Classer/archiver physiquement et numériquement les dossiers relatifs à la gestion financière du projet de manière systématique et facile à retrouver. (Pièces justificatives – rapports- contrats, etc.) ;
Aider à tenir des dossiers financiers précis et à jour, y compris les factures, les reçus et les documents de paiement ;
Respecter la confidentialité des informations financières ;
Assurer l’exécution de toutes autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES

L’Assistant (e) Administratif (ve) devra avoir les caractéristiques suivantes :

Licence ou Diplôme en Secrétariat de Direction ou dans le domaine d’administration de bureau ou des sciences économiques/sociales ou en comptabilité, complétée d'une expérience professionnelle.
Au moins trois (3) ans dans un poste similaire ou dans des fonctions de management administratif, d’administration des programmes ;
Expériences d’utilisation des logiciels de bureau, de fichier électronique et des ressources de l’Internet (Messageries, recherches, vidéo conférences, ...) ;
Esprit de synthèse ;
Bonnes compétences en communication ;
Organisé (e) et méthodique ;
Sens relationnel ;
Respect de la confidentialité ;
Aptitude à travailler en équipe ;
Respect de la hiérarchie, sens de la discrétion ;
Bonne maitrise du français parlé et écrit (anglais et espagnol en atouts).

Durée de la prestation

La durée de la prestation de service est de cinq (05) mois, allant de mai 2026 au 30 septembre 2026, avec une période probatoire de trois (3) mois. Le contrat est renouvelable sur la durée du projet sur la base de rapport d’évaluation satisfaisant. La nomination au poste et le contrat sont sujet ex-ante à la non-objection de la Banque Interaméricaine de Développement.

Les dossiers de candidature doivent contenir les informations suivantes : pièces justificatives sont obligatoires (diplômes, licence, etc), pièces d’identités, matricule fiscale, (lettre de motivation, CV détaillé signé avec références professionnelles, expérience générale et spécifique dans l’exécution de services analogues dans des conditions similaires à celle d’Haïti, déclaration de disponibilité).

NB : Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour un entretien.

Les soumissionnaires devront indiquer dans l'objet du courriel ou sur l'enveloppe : Recrutement d'un (e) Assistant (e) Administratif(ve).