INSO Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation non gouvernementale internationale qui soutient les acteurs humanitaires en matière d’accès humanitaire en établissant des plateformes de coordination dans des contextes à risque.
INSO fournit aux ONG inscrites une gamme de services gratuits à ses partenaires, notamment le suivi des incidents en temps réel, les rapports analytiques, les données et la cartographie liées à l’accès humanitaire, le soutien dans la gestion de crise, les orientations du personnel et la formation.
INSO fournit un soutien quotidien à plus de 1200 ONG dans 22 des pays les insécures au monde.
INSO est enregistrée aux Pays-Bas avec son siège à La Haye, la ville internationale de la paix et de la justice.
INSO Haïti :
Ouvert à la demande des ONG, le programme d’INSO en Haïti a vocation à répondre aux contraintes d'accès résultant des cycles récurrents de catastrophes naturelles, d'instabilité politique et de criminalité violente rencontrées par les ONG humanitaires et de développement. Rejoindre INSO Haïti offre une opportunité unique d’oeuvrer à l’amélioration de l’accès à l’assistance humanitaire pour les populations les plus vulnérables.

Résumé du poste: En tant que Responsable des opérations, vous serez directement rattaché(e) au Chef de mission. Vous superviserez l’ensemble des fonctions opérationnelles, en veillant au respect des procédures internes ainsi que des exigences des bailleurs. Vous serez responsable de la gestion de la logistique, des achats, des ressources humaines et des protocoles de sécurité. Votre rôle est essentiel pour garantir l’intégrité opérationnelle et l’efficacité de la mission en Haïti.

Exigences essentielles
• Au moins 4 ans d’expérience professionnelle dans les opérations humanitaires.
• Forte capacité d’autonomie, sens de l’initiative, aptitude à résoudre des problèmes, orientation vers les solutions et capacité à penser de manière stratégique, avec une gestion efficace des priorités et des délais.
• Maîtrise des outils MS Office et expérience en gestion de bases de données.
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
• Diplôme de licence (ou équivalent) dans un domaine pertinent délivré par un établissement reconnu.
Atouts
• Expérience préalable dans des fonctions similaires dans la région.
• Connaissance générale des procédures des bailleurs en matière d’achats et de gestion des ressources humaines.
• Connaissance d’INSO et adhésion à sa mission.
• Expérience en tant qu’utilisateur ou administrateur d’un système d’information RH (HRIS).

Ressources humaines
• Le titulaire du poste est responsable de la gestion en temps voulu de tous les processus de recrutement dans le pays, tant locaux qu’internationaux, en veillant à leur pleine conformité avec les directives et procédures d’INSO.
• Diriger la mise en oeuvre et le suivi de l’ensemble des réglementations du personnel et des ressources humaines d’INSO (nationales et internationales) afin de garantir la conformité du bureau pays, et assurer une veille régulière du droit du travail national, en proposant, le cas échéant, des modifications des règles internes au Directeur Pays et au Directeur des Opérations.
• Diriger et coordonner l’intégration des employés nationaux et coordonner avec les RH du siège l’intégration des employés internationaux, en assurant des programmes d’accueil et d’orientation dans le pays (nationaux et internationaux).
• Coordonner et suivre l’évaluation des performances des employés nationaux, la gestion des plaintes et la discipline, en remontant les problématiques, le cas échéant, au Directeur Pays et au Directeur des Opérations.
• Maintenir des registres précis et à jour des congés des employés (nationaux et internationaux) et veiller à la bonne utilisation des congés par le personnel du bureau pays.
• Préparer la paie mensuelle du personnel national, contrôler les TimeSheet ainsi que les paiements/déductions fiscales, et assurer le suivi des inscriptions aux assurances du personnel national ainsi que des paiements médicaux pour le personnel du bureau pays, conformément aux obligations légales. Ainsi qu’à la mise à jour de l’organigramme.
• Apporter un appui aux audits internes et externes dans le domaine des ressources humaines, en coordination avec le siège si nécessaire.
• Agir en tant que point focal de gestion de projet dans le pays pour tous les projets RH (et autres domaines des opérations) et être le point de contact pour toutes les questions RH émanant du personnel ou de la direction, au siège ou au bureau pays.
• Assurer la tenue régulière et à jour des dossiers du personnel du bureau pays (nationaux et internationaux).
• Appuyer le siège dans la collecte et le suivi des indicateurs clés de performance (KPI) et d’autres données liées à la gestion et à la performance des ressources humaines.
• Des orientations et un appui sur les questions techniques RH ainsi que sur l’approche globale d’INSO doivent être sollicités auprès du Directeur des Ressources Humaines basé aux Pays-Bas.
• Assumer le rôle de point focal pour la protection contre les abus (safeguarding) et participer aux sessions de sensibilisation relatives au code de conduite.
• Assurer la gestion, la mise en oeuvre et la maintenance du système d’information RH Cezanne.
• Assurer l’organisation et le suivi des voyages de début et de fin de mission ainsi que des R&R du personnel international : réservations des vols (UNAHS), billets d’avion et hôtels.

Aspects juridiques et conformité
• Maintenir un tableau de suivi pour contrôler les visas et permis de travail du personnel.
• Déposer et conserver tous les documents juridiques et réglementaires nécessaires auprès des autorités nationales, superviser l’administration liée aux visas et aux permis de résidence du personnel international. Assurer le suivi avec le Directeur Pays concernant l’enregistrement d’INSO dans le pays.
• Développer et superviser les systèmes de contrôle pour prévenir les violations des directives légales et des politiques internes.
• Assurer le suivi des audits et mettre en oeuvre les recommandations dans l’ensemble des domaines des opérations.

Gestion des installations et des actifs
• Gérer l’ensemble des activités liées aux installations (Guest house, bureaux, etc.).
• Préparer et assurer le suivi des baux et contrats du bureau pays avec les fournisseurs.
• Mettre en place et maintenir un registre centralisé des actifs et veiller à ce que tous les biens d’INSO soient enregistrés, gérés et suivis conformément à la politique en vigueur.

Achats et logistique
• Veiller au respect des procédures en matière d’achats et de logistique.
• Superviser la mise en oeuvre complète des processus d’approvisionnement.
• Mettre en place et faire respecter les contrôles visant à prévenir la fraude et la corruption.
• Réaliser des études de marché locales régulières pour les biens et services.
• Effectuer des vérifications des fournisseurs, notamment au regard des listes de sanctions et de lutte contre le terrorisme.
• Contribuer au reporting bailleurs pour les aspects liés à la gestion des actifs, à la logistique et aux achats.

Sûreté et sécurité
• Maintenir un registre des incidents à jour.
• S’assurer, avec le Directeur adjoint, que tous les documents de sécurité de la mission sont à jour.
• S’assurer, avec le Directeur adjoint, que les normes de sécurité des bureaux et des Guest sont respectées et à jour.
• S’assurer que tout le personnel, les consultants et les visiteurs sont informés des protocoles de sûreté et de sécurité du pays.

INSO s’engage pleinement à garantir un recrutement, une sélection et une vérification sûrs de l’ensemble des nouveaux employés, administrateurs et bénévoles. Nous veillons à une application rigoureuse de notre Code de conduite et de notre politique de protection tout au long du processus de recrutement.

• Lettre de motivation spécifiant comment vous répondez aux exigences obligatoires, vos motivations et ce que vous espérez apporter à INSO (1 page maximum).
• CV actualisé (3 pages maximum).

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont invité(e)s à soumettre leur candidature à jobs@hti.ngosafety.org en mentionnant RESPONSABLE DES OPERATIONS en objet.

INSO s’engage pleinement à garantir un recrutement, une sélection et une vérification sûrs de l’ensemble des nouveaux employés, administrateurs et bénévoles. Nous veillons à une application rigoureuse de notre Code de conduite et de notre politique de protection tout au long du processus de recrutement.

Merci de ne pas envoyer d'informations supplémentaires. Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.