ECSIplus, Firme Haïtienne spécialisée dans le recrutement et le placement de personnel pour des organisations locales et internationales, désire recruter un(e) Chargé(e) Technique Partenariats pour un de ses clients, une ONG internationale basée à Port-au-Prince.
Tous les employés doivent travailler conformément aux valeurs fondamentales de l'organisation : dévouement, innovation, inclusivité et responsabilité. Ces attitudes et ces croyances guideront nos actions et nos relations.
Contexte
Nous sommes une organisation humanitaire indépendante qui aide les personnes contraintes de fuir leur foyer. Nous répondons à des crises dans plus de 32 pays, en fournissant une aide d'urgence et à long terme à des millions de personnes chaque année. L’organisation établit ses opérations en Haïti pour mettre en œuvre des programmes de protection, d'éducation et d'intervention d'urgence pour les communautés déplacées et les communautés d'accueil touchées par le conflit.

1. Rôle et responsabilités
Le/la Chargé.e Technique Partenariats appuie le/la Coordonnateur.trice Subventions et Partenariats dans la gestion opérationnelle des partenariats de l’organisation en Haïti. Le poste contribue à la mise en place et à l’application des outils, processus et standards de gestion partenariale, au suivi administratif et programmatique des partenaires, à la coordination entre les départements, ainsi qu’au renforcement progressif des capacités des organisations partenaires, dans le respect des exigences de l’organisation et des bailleurs institutionnels.

Responsabilités générales :
1. Appliquer les politiques, procédures, outils et standards l’organisation liés aux partenariats, à la gestion des partenaires et à la conformité.
2. Appuyer la gestion administrative et documentaire des partenariats tout au long du cycle de projet.
3. Contribuer à la coordination quotidienne avec les partenaires afin de soutenir une exécution fluide des activités.
4. Assurer la mise à jour des outils de suivi des partenariats, des échéanciers, des plans d’action et des obligations de reporting.
5. Appuyer la coordination entre partenaires, équipes programme, MEAL, finance, logistique, RH et administration.
6. Soutenir le suivi de la conformité des partenaires avec les exigences l’organisation et bailleurs.
7. Contribuer à l’organisation et au suivi des activités de renforcement de capacités des partenaires.
8. Veiller au classement approprié des documents liés aux partenaires, accords, amendements, plans d’amélioration, rapports et justificatifs.
9. Contribuer à une approche partenariale cohérente, structurée et progressive.
10. Respecter les politiques l’organisation relatives à la protection des données, à la redevabilité, à l’éthique et au safeguarding.

Responsabilités spécifiques :
1. Gestion et liaison avec les partenaires
a. Appuyer l’identification, la présélection et l’engagement des partenaires potentiels, selon les orientations du/de la Coordonnateur.trice Subventions et Partenariats.
b. Soutenir les processus de sélection des partenaires, y compris la préparation des dossiers, l’organisation logistique des comités de sélection, la prise de notes et le suivi des décisions.
c. Maintenir des relations de travail régulières, constructives et professionnelles avec les partenaires de l’organisation.
2. Évaluations organisationnelles et gestion des risques
a. Appuyer la conduite des exercices de due diligence, des évaluations organisationnelles, des analyses de risques et des revues de conformité des partenaires, à l’aide des outils l’organisation.
b. Contribuer à l’identification des écarts de capacité des partenaires et à la formulation de plans de renforcement adaptés.
c. Assurer le suivi des plans d’action convenus avec les partenaires à la suite des évaluations ou revues de performance.
3. Suivi programmatique et coordination interne
a. Travailler étroitement avec les équipes programme pour suivre l’avancement des activités mises en œuvre par les partenaires.
b. Coordonner avec l’équipe MEAL les besoins de suivi, de collecte de données, de qualité du reporting et de revues de performance des partenaires.
c. Appuyer l’organisation de visites conjointes, réunions de suivi et points de revue avec les partenaires.
d. Soutenir la préparation et le suivi des réunions d’ouverture, de revue et de clôture des partenariats ou sous-subventions.
4. Gestion administrative et conformité des sous-subventions
a. Appuyer la préparation des accords de partenariat, sous-subventions et amendements, en veillant à la qualité des descriptions programmatiques, des responsabilités et des obligations de reporting.
b. Suivre les échéances contractuelles, les obligations documentaires et les livrables attendus des partenaires.
c. Travailler avec la finance pour suivre les avances, liquidités, dépenses rapportées et rapprochements financiers liés aux sous-subventions.
d. Contribuer au suivi de la conformité des partenaires vis-à-vis des règles l’organisation et bailleurs.
5. Renforcement de capacités
a. Appuyer le développement, l’adaptation, la mise en forme et la diffusion des supports de renforcement de capacités destinés aux partenaires.
b. Organiser les aspects logistiques et administratifs des ateliers, formations et sessions de mentorat.
c. Appuyer l’animation ou la co-animation de formations sur les exigences de conformité, la gestion des sous-subventions, le reporting, la gestion documentaire et d’autres sujets liés au partenariat.
d. Fournir un appui technique de base pour les formations en présentiel ou à distance.
6. Reporting et apprentissage
a. Contribuer à la collecte, compilation et vérification des informations relatives aux partenaires pour les rapports internes et bailleurs.
b. Travailler avec les équipes programme, MEAL et qualité pour rassembler les données, résultats, leçons apprises et histoires de changement provenant des partenaires.
c. Contribuer à la documentation des bonnes pratiques, défis et enseignements liés à la mise en œuvre partenariale.
d. Fournir, selon les besoins, un appui à la traduction de documents partenaires pour les besoins internes ou bailleurs.
e. Paramétrer, tester et suivre les outils de collecte numérique en lien avec le/la Coordonnateur.trice MEAL.

Interfaces critiques :
Les interfaces pertinentes pour ce poste sont les suivantes :
• Coordonnateur.trice Subventions et Partenariats
• Chef.fe de Programme
• Equipes programme
• Coordonnateur.trice MEAL
• Chargé.e IM / équipe MEAL
• Finance
• Logistique
• RH / Administration
• Partenaires locaux et organisations de la société civile
• Area Manager / équipes de zone

Compétences génériques pour ce poste :
• Minimum 1 année d’expérience pertinente dans la gestion de partenariats, de sous-subventions, de coordination programme ou d’appui à des organisations partenaires.
• Expérience de travail avec des ONG nationales, organisations communautaires ou acteurs locaux.
• Bonne compréhension des principes de gestion partenariale, de conformité et de renforcement organisationnel.
• Expérience dans l’appui à des exercices de due diligence, d’évaluation organisationnelle, de suivi de performance ou de conformité est un atout fort.
• Expérience de coordination avec des équipes programme, MEAL et finance.
• Capacité à assurer un suivi rigoureux de plusieurs partenaires, échéances et processus en parallèle.
• Bonnes compétences rédactionnelles, organisationnelles et relationnelles.
• Bonne maîtrise de Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
• Excellente maîtrise du français et du créole haïtien.

- Compétences, connaissances et expériences spécifiques du contexte :
• Bonne compréhension du contexte humanitaire en Haïti et des dynamiques de localisation.
• Capacité à travailler dans un environnement en structuration, avec des priorités évolutives.
• Expérience à Port-au-Prince ; une connaissance de l’Artibonite et/ou du Centre est un atout.
• Sensibilité aux enjeux de pouvoir, de capacité institutionnelle et d’accompagnement des partenaires.

- Compétences comportementales :
Il s'agit de qualités personnelles qui influencent la réussite d'une personne dans son travail. Le cadre de compétences de l’organisation énonce 12 compétences comportementales, et les suivantes sont essentielles pour ce poste :
• Travail avec les autres
• Analyse
• Communication avec impact et respect
• Adaptation au changement

- Gestion des performances
Les employés sont imputables envers leurs responsabilités et compétences conformément avec le manuel de la gestion des performances du l’organisation. Les documents suivants seront utilisés pour réaliser les bilans de performance :
• Description du poste
• Le plan individuel de développement professionnel et de travail
• Le cadre de compétences

• Cv et Lettre de motivation
• Minimum trois (3) références des trois derniers postes récents
• Diplôme de licence en Gestion ou domaine connexe pertinent
• Pièces d’identités et autres certifications obtenues

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