ECSIplus, Firme Haïtienne spécialisée dans le recrutement et le placement de personnel pour des organisations locales et internationales, désire recruter un (une) Coordonnateur (trice) Risque et Conformité, une ONG internationale basée à Port-au-Prince.

Tous les employés doivent travailler conformément aux valeurs fondamentales de l'organisation : dévouement, innovation, inclusivité et responsabilité. Ces attitudes et ces croyances guideront nos actions et nos relations.

Contexte
Nous sommes une organisation humanitaire indépendante qui aide les personnes contraintes de fuir leur foyer. Nous répondons à des crises dans plus de 32 pays, en fournissant une aide d'urgence et à long terme à des millions de personnes chaque année. L’organisation établit ses opérations en Haïti pour mettre en œuvre des programmes de protection, d'éducation et d'intervention d'urgence pour les communautés déplacées et les communautés d'accueil touchées par le conflit.

1. Roles et Responsabilités

Le/La Coordonnateur(trice) Risque et Conformité est responsable de soutenir les efforts de l’organisation pour gérer efficacement les risques ; de promouvoir une culture de gestion des risques au sein du Bureau Pays (CO), de soutenir le Directeur Pays (CD) dans la garantie de la conformité du CO dans les domaines à haut risque et avec les réglementations non spécifiques à une fonction donnée (c'est-à-dire la gestion des documents, la sécurisation des documents justificatifs, le COTER, les sanctions, la protection des données, etc.) ; et de répondre à toute question ou problème relatif au travail du CO sur la PSEA, le DPR, le juridique et le Code de conduite.

Responsabilités génériques

1. Soutenir le CD et le CMG en veillant à :
i) Ce que les risques dans les opérations du CO soient identifiés, évalués et contrôlés efficacement ;
ii) La conformité du CO dans les domaines/problèmes à haut risque, en :
i. identifiant ces domaines/problèmes à haut risque ;
ii. effectuant des contrôles de conformité réguliers sur lesdits domaines/problèmes (par exemple, vérifications ponctuelles) ;
iii. rapportant régulièrement au CD et au CMG sur les questions de conformité ; et
iv. Soutenir la mise en œuvre de mesures d'amélioration de la conformité dans tout le CO.
2. Soutenir le CO dans le maintien et la mise à jour de tous les registres relatifs à la gestion des risques et à la conformité du CO, à savoir le Registre des Risques du CO, le Registre des Dérogations, le Suivi des Recommandations et le Registre des Procédures Opératoires Standard (SOP).
3. Soutenir les responsables de fonctions sur le terrain (Chefs de zone, Responsable des programmes, Responsable de la Santé, de la Sécurité et de la Protection) dans la mise en œuvre de mesures d'amélioration de la conformité liées aux zones ou problèmes à haut risque.
4. Soutenir les responsables de fonctions au sein du CO pour s'assurer que toutes les SOP du CO sont alignées avec les politiques et réglementations non spécifiques à une fonction, sont cohérentes avec les autres SOP à travers le CO et l’organisation, et suivent les principes de qualité de base.
5. Soutenir le point focal du CO pour les audits dans la coordination des travaux entre les différentes sections/unités du CO pour répondre aux audits externes initiés par des donateurs institutionnels et pour faciliter le suivi des recommandations de ces audits.
6. Fournir une formation et un soutien au personnel du bureau de pays sur les points suivants :
i) Les domaines d'expertise de la fonction R&C au siège (gestion des risques, conformité, lutte contre la corruption, protection des données, code de conduite, gestion juridique et des plaintes) et
ii) La conformité avec les réglementations qui ne sont pas spécifiques à une fonction donnée (c'est-à-dire SSD, COTER, sanctions).
7. Contribuer à l'élaboration du cadre de gestion des risques de l’organisation en documentant les enseignements tirés et les meilleures pratiques au sein du bureau de pays.

Responsabilités spécifiques

1. Contrôler la conformité dans la mise en œuvre des politiques, procédures et contrôles de l’organisation par le biais de vérifications ponctuelles régulières, de visites sur le terrain et d'examens approfondis, comme convenu avec la direction générale/le CD.
2. En collaboration avec le personnel chargé des programmes et du soutien, aider à l'élaboration de systèmes de gestion des documents, y compris la mise en place d'un système standard de classement et de référencement, ainsi que la formation et le conseil des départements responsables.
3. Effectuer des contrôles ponctuels et rédiger des rapports de visite sur le terrain concernant divers aspects des opérations et des fonctions de l’organisation, comme convenu et demandé ; à la suite des visites sur le terrain, rédiger des rapports basés sur les risques à l'intention de la haute direction et aider au suivi des recommandations.
4. Aider chaque site de l’organisation à compiler une cartographie actualisée des risques par emplacement ; aider à la formation du personnel et au développement d'une culture de gestion des risques ; faciliter les processus réguliers de surveillance des risques ;
5. Soutenir l'amélioration continue des normes opérationnelles.
6. Contribuer à l'apprentissage et au développement organisationnels en matière de conformité et de lutte contre la corruption au sein de l’organisation en partageant les connaissances, l'expérience et les meilleures pratiques avec d'autres praticiens de la conformité et de la lutte contre la corruption au sein de l’organisation. Sur la base des enseignements tirés et des preuves recueillies, mettre en œuvre les mécanismes de prévention appropriés.
7. Sous la direction du directeur général, apporter son soutien aux enquêtes internes et produire les rapports requis.
8. Prendre en charge les cas mineurs, les allégations d'inconduite telles que le vol, la corruption, le favoritisme et autres.
9. Soutenir le développement du cadre de conformité de l’organisation en Haïti en s'appuyant sur une compréhension approfondie des procédures et des directives de l’organisation, y compris le suivi régulier des indicateurs clés de performance.
10. Servir de point focal pour la protection des données, ce qui inclura la facilitation de la cartographie de toutes les activités de traitement des données, la surveillance de la collecte des informations sensibles et la fourniture de conseils sur les évaluations d'impact et les violations de données.
Interface critiques
Par interfaces, le guidecoord de l’organisation entend les processus et les projets qui sont liés à d'autres départements/unités ou personnes. Les interfaces pertinentes pour ce poste sont les suivantes :

• Interface avec les membres du groupe de gestion national
• Interface avec le département chargé du programme
• Interface avec les fonctions de soutien et l'unité de sécurité
• Auditeurs (internes/externes)
• Partenaires de l’organisation
• Éventuellement, donateurs et bénéficiaires
• Unité R&C au RO

Ampleur et portée du poste
Personnel : NA
Parties prenantes : R&C ou personnel similaire dans des organisations homologues au sein du CO (ONG internationales, ONU)
Budgets : NA
Informations : Agresso, dossiers RH (pour les contrôles ponctuels), Cycles, GORS, …. Titulaire des registres CO liés à R&C (voir responsabilité ci-dessus) et base de données CFM
Aspects juridiques ou conformité : Brève description de toute responsabilité juridique ou de conformité incombant au titulaire du poste (conditions d'emploi, fournisseurs, donateurs)

Qualifications requises :
• Licence dans un domaine universitaire pertinent (audit, finance, administration publique ou similaire)
• Expérience dans un poste similaire dans le domaine humanitaire/du développement
• Maîtrise de l'anglais et du français à l'oral et à l'écrit
• Solides compétences en matière de planification, d'organisation et de relations interpersonnelles
• Excellentes compétences en matière d'analyse, de présentation et de reporting
• Capacité à s'adapter à l'évolution des priorités.
• Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives

Competences
Les compétences sont importantes pour que l'employé et l'organisation puissent atteindre les résultats souhaités. Elles concernent l'ensemble du personnel et se divisent en deux catégories :

1. Compétences, connaissances et expérience liées au contexte :
• Au moins deux ans d'expérience en tant qu'auditeur interne/responsable de la conformité, de préférence dans le domaine de l'audit interne et dans le secteur des ONG.
• Connaissance des règles et réglementations des bailleurs de fonds et des procédures des ONG internationales.
• Esprit systématique, souci du détail et capacité à structurer une grande quantité d'informations de manière facilement accessible.
• Expérience dans l'élaboration de procédures internes, de documents juridiques, de contrats, etc.

2. Compétences comportementales
Il s'agit de qualités personnelles qui influencent la réussite professionnelle des individus. Le cadre de compétences de l’organisation définit 12 compétences comportementales, dont les suivantes sont essentielles pour ce poste :
• Analyser
• Prendre des initiatives et initier le changement.
• Travailler avec les autres – être capable de travailler avec différents services et de coordonner des priorités concurrentes
• Communiquer avec impact et respect
• Responsabiliser et instaurer la confiance.
• Planifier et obtenir des résultats

3. Gestion du rendement
L'employé sera responsable de ses fonctions et de ses compétences, conformément au Guide de gestion du rendement de l’organisation. Les documents suivants seront utilisés pour les évaluations du rendement :

• La description de poste
• Le plan de perfectionnement professionnel et de travail individuel
• Le cadre de compétences
• Le Code de conduite de l’organisation

• Cv et Lettre de motivation
• Minimum trois (3) références des trois derniers postes récents
• Licence dans un domaine universitaire pertinent (audit, finance, administration publique ou similaire)
• Pièces d’identités et autres certifications obtenues

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