Introduction

ECSIplus, Firme Haïtienne spécialisée dans le recrutement et le placement de personnel pour des organisations locales et internationales, désire recruter un(e) Coordonnateur(trice) Logistique pour un de ses clients, une ONG internationale basée à Port-au-Prince.

Tous les employés doivent travailler conformément aux valeurs fondamentales de l'organisation : dévouement, innovation, inclusivité et responsabilité. Ces attitudes et ces croyances guideront nos actions et nos relations.

Contexte
Nous sommes une organisation humanitaire indépendante qui aide les personnes contraintes de fuir leur foyer. Nous répondons à des crises dans plus de 32 pays, en fournissant une aide d'urgence et à long terme à des millions de personnes chaque année. L’organisation établit ses opérations en Haïti pour mettre en œuvre des programmes de protection, d'éducation et d'intervention d'urgence pour les communautés déplacées et les communautés d'accueil touchées par le conflit.

1. Rôle et responsabilités
Le(la) Coordonnateur (trice) Logistique a pour mission d’assurer la mise en œuvre au quotidien des Responsabilités de la fonction logistique.

Responsabilités générales (10 max)
Ces responsabilités doivent être identiques pour tous les postes du même nom. Les détails doivent figurer sur le plan de travail et de développement.

1. Mettre en œuvre et maintenir les systèmes, procédures et outils logistiques de l’organisation au niveau du Programme Pays ;
2. Veiller au respect des politiques, manuels, directives de l’organisation ainsi que des exigences des bailleurs de fonds, applicables aux fonctions logistiques ;
3. Préparer, analyser et soumettre les rapports logistiques requis, dans les délais établis et selon les standards de l’organisation ;
4. Garantir l’archivage complet, exact et sécurisé de l’ensemble des documents de support, sous
format physique et électronique, conformément aux normes de l’organisation ;
5. Fournir un appui technique et stratégique au Country Support Manager et contribuer au renforcement des capacités de l’équipe logistique ;

6. Encadrer, superviser et développer l’équipe logistique, en assurant une gestion de la performance alignée sur les valeurs et principes de l’organisation ;
7. Veiller à ce que les processus logistiques soient transparents, économiquement efficients (cost-efficient) et conformes aux principes anti-corruption et de redevabilité ;
8. S’assurer que le transport du personnel, des biens et des matériels soit organisé de manière sécurisée, efficace et économique, en conformité avec les politiques de l’organisation ;
9. Contribuer à l’amélioration continue des systèmes logistiques, à l’identification des risques
opérationnels et à la mise en place de mesures correctives appropriées ;
10. Appuyer la préparation et la conduite des audits internes et externes, et assurer le suivi des recommandations liées aux fonctions logistiques.
Responsabilités spécifiques

• Assurer le contrôle de conformité des systèmes et documents logistiques gérés ou traités, conformément aux politiques et procédures en vigueur (suivi des achats, gestion du carburant, gestion des stocks, utilisation des templates appropriés, uniformisation des pratiques, etc.) ;
Fournir l’appui opérationnel nécessaire aux équipes logistiques afin de garantir le bon déroulement des opérations logistiques dans le pays ;
Coordonner et animer les sessions de formation technique destinées aux staffs logistiques et non logistiques, en conformité avec les politiques et standards de l’organisation ;
Être responsable de l’archivage logistique, physique et électronique, des documents du bureau de coordination, conformément aux normes de l’organisation et aux politiques en vigueur du Programme Pays ;
Participer activement aux réunions GOM, GRM et GCM du bureau de coordination et apporter un appui technique au personnel des projets ;
Vérifier, analyser, compiler et partager les rapports logistiques conformément au calendrier de rapportage établi ;
Être responsable du lancement, de la gestion et de la finalisation des processus d’appels d’offres nationaux, ainsi que de la mise en place et du suivi des accords-cadres au niveau du pays ;
Assurer l’induction ponctuelle et continue des nouveaux staffs logistiques et non logistiques, conformément au Welcome Pack Logistique en vigueur ;
Garantir la diffusion, l’appropriation et l’application des SOPs et autres politiques logistiques du Programme Pays ;
Assurer l’opérationnalisation, la mise à jour et le suivi des catalogues de prix au niveau national ;
Identifier, documenter et promouvoir les mesures d’efficacité opérationnelle et de
réduction des coûts dans le pays ;
Appuyer le Country Support Manager dans la préparation des équipes aux audits internes et externes ;
Exécuter toute autre tâche jugée pertinente et confiée par son superviseur.

Interactions cruciales
Les interfaces critiques pertinentes pour ce poste – i.e. processus et projets internes qui sont liés aux autres fonctions/services ou personnes - sont :
• Country Support Manager (CSM) : alignement stratégique, appui technique, planification et suivi de la performance logistique ;
• Équipes Programmes : planification et priorisation des besoins logistiques, appui à la mise en
œuvre des projets et respect des exigences bailleurs ;
• Finance : coordination des processus achats et paiements, contrôle interne, gestion budgétaire et conformité financière ;
• Ressources Humaines (People / HR) : induction et formation du personnel, gestion des ressources logistiques et application des politiques de l’organisation ;
• Sécurité / Accès : coordination des mouvements du personnel et des biens, gestion des risques et respect des procédures de sûreté ;
• Fournisseurs et prestataires de services : gestion contractuelle, suivi de la performance et
respect des principes de transparence et d’anti-corruption
Dimension et portée du poste
Personnel : Supervise et encadre l’équipe logistique du Programme Pays (staff nationaux et, le cas échéant, internationaux), incluant les fonctions achats, flotte, stocks, transport et support logistique terrain.
Partenaires : Travailles-en étroite collaboration avec les équipes programmes et supports, les bureaux terrain dans l’avenir, ainsi qu’avec les fournisseurs, prestataires de services et autres partenaires opérationnels, (agences de l’ONU, ONG internationales et locales, société civile, organismes publics) dans le respect des politiques de l’organisation et des exigences des bailleurs
Budget : Contribue à la planification, au suivi et à l’optimisation des dépenses logistiques du Programme Pays, en assurant une utilisation efficiente des ressources et la conformité aux budgets approuvés.

Systèmes
d’information :


Responsabilité juridique ou conformité :

Utilise et supervise l’application des systèmes et outils d’information de l’organisation liés à la logistique, aux achats, à la gestion des actifs, à la flotte et à l’archivage électronique, conformément aux standards organisationnels.
Assure la conformité des opérations logistiques avec les politiques, SOPs et directives de l’organisation, les exigences des bailleurs de fonds ainsi que les cadres légaux et réglementaires applicables, et contribue à la prévention des risques juridiques, financiers et réputationnels.

1. Compétences
Les compétences sont essentielles pour permettre à l’employé et à l’organisation d’atteindre les résultats attendus. Elles s’appliquent à l’ensemble des employés et sont réparties en compétences professionnelles et compétences comportementales.

1.1 Compétences professionnelles
Les compétences professionnelles regroupent les aptitudes, connaissances et expériences nécessaires pour assurer une performance efficace dans le poste.







Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte
Le référentiel de compétences de l’organisation référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste :
• Capacité à travailler et gérer des opérations dans des environnements peu sûrs ;
• Aptitude à planifier efficacement et à obtenir des résultats dans des délais contraints ;
• Capacité à autonomiser les équipes et à renforcer la confiance ;
• Excellentes capacités de communication respectueuse, claire et impactante ;
• Capacité à travailler efficacement avec les autres, dans un environnement multiculturel ;
• Bonne compréhension du contexte opérationnel et humanitaire ;
• La connaissance des langues locales est un atout ;
• Bonne maîtrise des outils informatiques courants (Excel, Word, PowerPoint, Internet et autres logiciels professionnels).

2.2. Compétences comportementales (6 max)

Les compétences comportementales reflètent les qualités personnelles qui influencent la réussite dans le poste.
Conformément au référentiel des compétences de l’organisation, les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste :
• Planifier et obtenir des résultats : capacité à définir des priorités, respecter les délais et
assurer une mise en œuvre efficace ;
• Analyser : capacité à évaluer des situations complexes, identifier les risques et proposer des solutions adaptées ;
• Gérer les environnements peu sûrs : capacité à travailler efficacement sous pression et dans des contextes instables ;
• Communiquer de manière respectueuse et impactante : aptitude à transmettre des informations claires, adaptées aux interlocuteurs et aux contextes ;
• Travailler avec les gens : capacité à collaborer, motiver et développer les équipes ;
• Faire face au changement : flexibilité, adaptation et ouverture face à des environnements et priorités en évolution constante.
2. Gestion des performances
L’employé sera évalué sur la base des responsabilités et compétences définies pour le poste,
conformément au système de gestion des performances de l’organisation.
Les documents suivants serviront de référence lors des évaluations de la performance :

• La description de poste.
• Le plan de travail et de développement professionnel de l’employé ;
• Le bilan des performances à mi-parcours et/ou de fin de période d’essai ;

• Le modèle du bilan des performances de fin de contrat ;
• Le référentiel des compétences de l’organisation.

Compétences professionnelles générales
• Être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+4 / Master en Administration, Gestion, Logistique
ou dans un domaine équivalent ;
• Disposer d’une expérience professionnelle confirmée en tant que Coordonnateur Logistique ou dans une fonction support similaire, idéalement dans un contexte humanitaire ou de relèvement ;
• Avoir des compétences solides en passation de marchés et en gestion des fournisseurs ;
• Maîtriser les outils informatiques, notamment Microsoft Word et Excel ;
• Avoir des résultats avérés dans l’exécution des responsabilités liées au poste ;
• La maîtrise de l’anglais constitue un atout ;
• Parler et écrire couramment le français.

- CV bien détaillé
- Être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+4 / Master en Administration, Gestion, Logistique ou dans un domaine équivalent ;
- Pièces d'identités
- Minimum trois références professionnelles

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