Introduction
ECSIplus, Firme Haïtienne spécialisée dans le recrutement et le placement de personnel pour des organisations locales et internationales, désire recruter un(e) Responsable technique des Ressources humaines pour un de ses clients, une ONG internationale basée à Port-au-Prince.

Tous les employés doivent travailler conformément aux valeurs fondamentales de l'organisation : dévouement, innovation, inclusivité et responsabilité. Ces attitudes et ces croyances guideront nos actions et nos relations.

Contexte
Nous sommes une organisation humanitaire indépendante qui aide les personnes contraintes de fuir leur foyer. Nous répondons à des crises dans plus de 32 pays, en fournissant une aide d'urgence et à long terme à des millions de personnes chaque année. L’organisation établit ses opérations en Haïti pour mettre en œuvre des programmes de protection, d'éducation et d'intervention d'urgence pour les communautés déplacées et les communautés d'accueil touchées par le conflit.

1. Rôle et responsabilités

L’objet du poste Officier Technical Ressources Humaines est d’assurer la mise en œuvre des activités quotidiennes de la fonction ressources humaines. Responsabilités générales (10 max)

1. Veille au respect et à l’application des politiques, manuels et directives de l’organisation
2. Met en œuvre les activités de Ressources Humaines qui lui sont déléguées, conformément au plan d’action approuvé.
3. Prépare et soumet des rapports réguliers de mise à jour sur les activités et performances de la fonction Ressources Humaines.
4. Garantit l’archivage correct, sécurisé et conforme des documents RH.
5. Encourage l’amélioration continue de la fonction Ressources Humaines et propose des
initiatives visant à renforcer les pratiques et processus RH.
6. Encadre, supervise et gère le personnel placé sous sa responsabilité, en assurant le suivi des performances et le développement des compétences.

Responsabilités spécifiques

• Fournir au Country Support Manager, dans les délais requis et conformément aux procédures en vigueur, l’ensemble des données nécessaires à la préparation et au traitement des salaires.
• Assurer, en coordination avec les parties prenantes concernées et sous la supervision technique du Country Support Manager, la gestion complète du processus de recrutement du personnel de la base, conformément aux politiques et procédures de l’organisation.
• Organiser et coordonner les sessions d’intégration (induction) pour chaque nouvel employé,
en veillant à la conformité avec les standards de l’organisation.
• Garantir la mise à jour, la gestion et l’archivage appropriés des dossiers du personnel sur
O365, conformément aux exigences de conformité et d’audit.
• Appuyer le processus de gestion des performances du personnel de Port-au-Prince et assurer la mise à jour de la base de données avant transmission au Country Support Manager.
• Assurer le suivi administratif du personnel, incluant la gestion et le suivi des contrats, des congés annuels, des congés maladie et autres absences, et veiller à la mise à jour régulière des bases de données pour transmission mensuelle au Country Support Manager.
• Agir en tant que point focal Assurance Maladie, en assurant le suivi des affiliations, des retraits, des paiements et des avenants.
• Appuyer le Country Support Manager dans les relations avec les autorités locales et dans la
mise en œuvre des démarches administratives requises.
• Identifier et signaler au Country Support Manager toute problématique ou tout manquement relatif au respect du Code du Travail, des politiques de l’organisation, des lignes directrices et des SOPs.
• Assurer le lien et la coordination avec les partenaires institutionnels et les autorités locales compétentes (Inspection du Travail, OFATMA, ONA, etc.).
• Produire mensuellement les bulletins de paie du personnel et veiller à leur archivage correct et sécurisé sur O365.
• Produire les feuilles de temps (timesheets) du personnel national et international dans les délais requis et garantir leur archivage approprié sur O365.
• Assurer le suivi et la mise à jour des outils de gestion RH, notamment le tableau de suivi des congés, des contrats, la liste du personnel et la liste de contacts, et transmettre le rapport mensuel conformément aux exigences établies.

Interactions cruciales

Les interfaces critiques associées à ce poste — incluant les processus internes, projets transversaux et mécanismes de coordination interdépartementale — concernent principalement les fonctions et services suivants :
• Département Ressources Humaines (Port-au-Prince, Haïti) : gestion administrative du personnel, recrutement, contrats, suivi des dossiers RH.
• Département Finance : préparation et traitement des salaires, gestion des numéros de ressources, conformité des paiements et suivi administratif.
• Département Sécurité : coordination des déplacements du personnel et application des procédures de sécurité.

Dimension et portée du poste

Personnel : Le/La Ressources Humaines Officer travaille sous la supervision directe du/de la Country Support Manager et collabore étroitement avec les responsables de départements. Il/Elle n’assure pas de supervision hiérarchique directe, mais peut fournir un encadrement fonctionnel et un appui technique aux personnel administratif, le cas échéant.

Partenaires : Le/La titulaire du poste interagit régulièrement avec les équipes internes de l’organisation (programmes, finance, logistique, sécurité, management), le bureau régional pour les questions relatives aux ressources humaines. Il/Elle collabore avec les autorités haïtiennes compétentes (ministère des Affaires Sociales et du Travail – MAST, Office d’Assurance Accidents du Travail, Maladie et Maternité – OFATMA, Direction Générale des Impôts – DGI), ainsi qu’avec les compagnies d’assurance, prestataires médicaux, cabinets de recrutement et autres fournisseurs de services RH, dans le respect du cadre légal et des procédures de l’organisation.

Budget : Le poste ne comporte pas de responsabilité budgétaire directe. Le/La Ressources Humaines Officer contribue néanmoins à la planification, au suivi et au contrôle des coûts RH (salaires, avantages sociaux, assurances, indemnités, formations, recrutements), et veille à la conformité des engagements financiers avec les budgets approuvés, les contrats de financement et les règles financières de l’organisation.

Systèmes
d’information :
Responsabilité juridique ou conformité :

Le/La titulaire utilise et met à jour les systèmes d’information et outils RH de l’organisation (notamment People, Microsoft O365, bases de données RH locales, outils de suivi et d’archivage), conformément aux standards de l’organisation en matière de gestion documentaire, de protection des données personnelles et de confidentialité, dans un environnement caractérisé par des contraintes d’accès et de connectivité.

Le/La Ressources Humaines Officer contribue activement à la conformité des pratiques RH avec le Code du travail haïtien, les obligations sociales et fiscales nationales (contrats, cotisations, déclarations, assurances) ainsi qu’avec les politiques, procédures, principes et codes de conduite de l’organisation. Il/Elle identifie, signale et appuie la gestion des risques liés à la conformité légale, à l’éthique, à la protection contre l’exploitation et les abus sexuels (PSEA), à la sauvegarde et à la protection des données, en coordination avec la hiérarchie et les fonctions concernées.

2. Compétences
Les compétences sont essentielles pour permettre à l’employé et à l’organisation d’atteindre les résultats attendus. Elles s’appliquent à l’ensemble des employés et sont réparties en compétences professionnelles et compétences comportementales

2.1 Compétences professionnelles
3. Les compétences professionnelles regroupent les aptitudes, connaissances et expériences nécessaires pour assurer une performance efficace dans le poste.

Compétences, connaissances et expériences liées au contexte :
Le référentiel de compétences de l’organisation référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste :
• Capacité à travailler et gérer des opérations dans des environnements peu sûrs ;
• Aptitude à planifier efficacement et à obtenir des résultats dans des délais contraints ;
• Capacité à autonomiser les équipes et à renforcer la confiance ;
• Excellentes capacités de communication respectueuse, claire et impactante ;
• Capacité à travailler efficacement avec les autres, dans un environnement multiculturel ;
• Bonne compréhension du contexte opérationnel et humanitaire ;
• La connaissance des langues locales est un atout ;
• Bonne maîtrise des outils informatiques courants (Excel, Word, PowerPoint)

2.2. Compétences comportementales (6 max)
• Capacité à gérer efficacement des environnements peu sûrs et contraignants ;
• Capacité à planifier, prioriser et obtenir des résultats dans le respect des délais et des procédures ;
• Capacité à autonomiser les autres et renforcer la confiance au sein des équipes ;
• Aptitude à travailler efficacement en équipe et à favoriser la collaboration ;
• Capacité à communiquer de manière respectueuse, claire et impactante avec des interlocuteurs variés.

4. Gestion des performances
L’employé sera évalué sur la base des responsabilités et compétences définies pour le poste,
Conformément au système de gestion des performances de l’organisation.
Les documents suivants serviront de référence lors des évaluations de la performance :

• La description de poste.
• Le plan de travail et de développement professionnel de l’employé ;
• Le bilan des performances à mi-parcours et/ou de fin de période d’essai ;
• Le modèle du bilan des performances de fin de contrat ;
• Le référentiel des compétences de l’organisation.

Compétences professionnelles :

• Être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+4 / Master en Ressources Humaines, Administration,
Gestion, Droit du travail ou dans un domaine équivalent ;
• Justifier d’une expérience professionnelle confirmée en tant qu’Officier Ressources Humaines ou dans une fonction support similaire, idéalement en contexte humanitaire, d’urgence ou de relèvement ;
• Disposer de solides connaissances en gestion administrative du personnel, recrutement, gestion des contrats, congés, performances et avantages sociaux ;
• Maîtriser les outils informatiques courants, notamment Microsoft Word, Excel (la connaissance
d’Outlook, Teams et O365 constitue un atout) ;
• Avoir des résultats avérés dans l’exécution des responsabilités liées à la fonction RH ;
• La maîtrise de l’anglais constitue un atout ;
• Parler et écrire couramment le français (la connaissance du créole haïtien est un atout selon le contexte).

- CV bien détaillé
- Diplôme de niveau Bac+4 / Master en Ressources Humaines, Administration,Gestion, Droit du travail ou dans un domaine équivalent ;
- Pièces d'identités
- Minimum trois références professionnelles

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