Contexte et objectif du poste
Le projet RESPECT est mis en œuvre par Médecins du Monde sur une période de 5 ans de manière transversal sur 3 pays, dont le Burkina Faso, le Bénin et Haïti. Le projet vise principalement les adolescentes et jeunes femmes en particulier les adolescentes et jeunes femmes de 10 à 24 ans au Burkina Faso, Bénin et Haïti, en situation de vulnérabilité et de marginalisation, qui présentent des besoins importants en termes de droits à la santé et plus précisément par rapport à leurs droits et santé sexuelle et reproductive. En collaboration avec les Organisations de la société civile (OSC) locales, les parents, la communauté et le personnel médical des régions ciblées, le projet souhaite faire changer et évoluer les visions et les attitudes en faveur de la SDSR des adolescent.e.s et jeunes.
L’Assistant.e Administration/ RH sera responsable de donner un support à l’Administration/RH.
Sous la responsabilité de la Responsable de l’Administration et des Ressources humaines, le.la titulaire du poste aura pour responsabilité d’assurer l’ordre du bureau et son apparence professionnelle. Il. Elle sera affecté.e à l’Administration/RH de Médecins du Monde Canada à Port au Prince.

1. Responsabilités
Les responsabilités principales de l’Assistante Administration/RH seront les suivantes sans s’y limiter :
- Recevoir les visiteurs, et les diriger au sein du bureau ;
- Assister dans les tâches de supervision de l’entretien du bureau ;
- Assister dans la supervision du personnel de support de l’administration ;
- Assurer la gestion du stock de consommable pour la cafétéria et des produits d’entretien. Assurer la distribution hebdomadaire et le renflouement du stock a temps ;
- S’assurer du bon usage du stock de fournitures de bureau et le renouveler au besoin.
- Tenir à jour la liste de contact du personnel ;
- Préparer les réquisitions pour les besoins ponctuels
- Assurer la préparation des demandes de paiement pour les dépenses récurrentes et soumettre un dossier complet pour révision et approbation selon la matrice d’approbation de MdM Canada
- Assurer la transmission des dossiers pour approbation et faire le suivi des demandes de paiement;
- Faire les réservations d’hôtel et assurer le suivi pour le paiement des factures ;
- Coordonner avec le personnel l’utilisation de la salle de conférence ;
Les Ressources Humaines :
- Recueillir mensuellement les feuilles de temps des employés,
- Vérifier que les allocations projet sont respectés et les jours des congés annuels/fériés bien enregistrés.
- Vérifier qu’elles sont validées, les archiver électroniquement sur SharePoint et les verser aux les dossiers physiques des employés.
- Transmettre les fiches de paie aux employés pour leur signature, les recueillir, les scanner et les verser aux dossiers électroniques des employés sur SharePoint et classer les copies dures aux dossiers physiques ;
- Classer les formulaires de congé finalisés quotidiennement ;
- Supporter dans la révision des dossiers du personnel ;
- Supporter le recrutement de nouveaux employés et l’archivage du processus :
• Création de dossier sur SharePoint pour chaque employé ;
• Archivage des TDR ;
• Archivage des CVs retenus pour chaque recrutement ;
• Archivage des tests d’évaluation et des rapports d’entretiens d’embauche ;
• Archivages des références ;
• Archivages de tous autres documents d’embauche ;
• Archivage des contrats et avenants :
• Archivage des évaluations de performances de fin de période probatoire et annuelles ;
• Assister dans l’accueil des nouveaux employés en s’assurant de leur fournir le matériel de travail dont ils auront besoin pour l’accomplissement de leurs tâches.
• Assurer toutes autres taches demandées par son superviseur.

- Diplôme de secrétariat. Diplôme en gestion, administration ou comptabilité préférable ;
- Deux années d’expériences dans différents domaines de la Gestion, des Ressources Humaines/administration et ou comptabilité ;
- Expérience de travail prouvée avec des organisations internationales;
- Aptitude à écrire et à communiquer verbalement de façon claire et concise en français ;
- Très bonnes compétences en tableur informatique, traitement de texte, compétences Microsoft ;
- Capacité de travailler de manière autonome et en équipe ;
- Faire preuve d’excellente qualités interpersonnelles ;
- Être très professionnelle et faire preuve d’un bon jugement.
- Capacité à déterminer les taches prioritaires et être capable de prendre des initiatives dynamisantes ;
- Faire preuve d’un excellent sens d’organisation, savoir faire attention aux détails.
- Maitrise du Français et du créole requis, très bonne connaissance de l’anglais préféré.

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