Le Comité international de la Croix-Rouge (CICR), est une organisation humanitaire impartiale, neutre et indépendante. Ayant son siège à Genève, en Suisse, le CICR a pour mandat de fournir protection et assistance aux victimes de conflits armés et d'autres situations de violence, apporte une aide humanitaire dans les situations d'urgence et s'emploie à promouvoir le respect du droit international humanitaire et son intégration dans les législations nationales.

Depuis son retour en Haïti après 4 ans d’absence (2017-2021), le CICR a focalisé son action sur 1) la protection des communautés et la prévention des conséquences humanitaires de la violence armée, en promouvant le respect des principes humanitaires et l'accès aux services essentiels dont les soins de santé d’urgence, à travers un dialogue avec les porteurs d'armes ; 2) la promotion des soins préhospitaliers et le soutien aux structures de santé recevant des blessés par armes dans ses zones d’intervention et 3) le renforcement des capacités de la Croix-Rouge haïtienne (CRH) à répondre aux besoins humanitaires générés par la violence armée (notamment son service ambulancier), les épidémies (ex : choléra) et les catastrophes naturelles, ainsi que soutenir une réponse collective inclusive du Mouvement de la Croix-Rouge, en coordination avec d'autres partenaires du Mouvement.

Dans le cadre du développement de ses activités en Haïti, le CICR recrute un (1) candidat pour le poste ci-dessous :
Position : Welcome Assistant
Lieu d’affectation : Port-au-Prince
Type de contrat : Résident (Haïtien uniquement)
Rapporte au : Finance & Administration Manager
Durée du contrat : CDD avec possibilité de changement en CDI

Le Welcome Assistant contribue au bon déroulement des activités du service Welcome, notamment la coordination de la prise en charge des collaborateur-trice-s et des invité-e-s du CICR à leur départ et à leur arrivée, ainsi que les formalités de voyage, les visas, les permis, les enregistrements officiels et l’hébergement.

Responsabilités principales :
• Contribution à toute activité administrative du Service welcome en fonction des demandes.
• Participe à l’organisation de la prise en charge à l’arrivée et de l’hébergement (hôtel, appartement, maison) des collaborateur-trice-s et invité-e-s.
• Interagit avec les autorités compétentes (ministères, consulats, etc.) s’agissant des attestations, des visas, des permis, des enregistrements, etc.
• Contribue à l’organisation des déplacements du personnel (avion, train, bus, etc.) par le moyen le plus économique et, si nécessaire, coordonne les trajets depuis et vers l’aéroport, la gare, etc.
• Gère la circulation des informations entre les bureaux, les sous-délégations, les délégations et/ou le siège du CICR concernant les déplacements du personnel.
• Tient à jour toutes les bases de données utiles concernant les collaborateur-trice-s, les missions et autres déplacements, la validité des papiers, les lieux de résidence et toute autre information pertinente (établissements scolaires, compagnies aériennes, numéros de téléphone, etc.)
• Établit les dossiers et les programmes d’information du Service Welcome et organise des visites de la délégation à l’intention des nouveaux arrivants.
• Organise les manifestations, réunions et séminaires, en coordination avec les parties concernées.
• Mettre à jour la base de données du welcome
• Préparation des enveloppes pour les nouveaux arrivés ou visiteurs et s’assurer que tous les équipements soient dedans (clés des appartement, welcome file, téléphone et matériels ICT)
• Formation sur les outils de réservation (NEO, ServiceNow, etc.)
• Partage de la liste des arrivés avec les informations nécessaires (lieu de logement, numéro de téléphone, département, etc.).
• Mettre é jour le welcome file sur ICRCPedia et s’assurer de la justesse des informations.
• Accueil des nouveaux collègues ou visiteurs et les introduire au staff de la délégation.
• Évaluation des hôtels et des options d’hébergements.
• Tient à jour l’espace Team Space dédié au Welcome avec la documentation appropriée et actualisée
• Préparation et suivi de l’obtention des cartes diplomatiques.
• Assure le backup de l’assistant-e IM à son absence
• Soumettre les factures liées au fonctionnement du welcome à la comptabilité et finance pour le paiement.
• Gestion de STM et s’assurer du bon suivi des requêtes.
• Assister les autres départements selon les besoins opérationnels de la délégation.

Connaissances, expérience et critères minimum requis :
• Diplôme d’études secondaires ou titre professionnel.
• Minimum deux ans d’expérience dans un domaine similaire.
• Très bon niveau de français (parlé et écrit) et bon niveau d’anglais (parlé et écrit) exigés.
• Maîtrise de l’outil informatique ; excellente connaissance de la suite Microsoft Office (Word. Excel. PowerPoint, Outlook).
• Une expérience avec une organisation internationale constituerait un avantage.
• Sens de l'organisation, des responsabilités et des priorités.
• Aptitude à prendre des initiatives, capacité d'analyse, méthodique et rigueur.
• La Welcome Assitant devra se conformer en tout temps et toutes circonstances à une obligation stricte de neutralité, d’indépendance et d’impartialité. A ce titre, elle ne se peut se prévaloir d’aucune prise de position publique - qu’elle soit passée, présente ou future- en lien avec le contexte, les acteurs, l’aire géographique dans/avec lesquels il est amené à travailler.

Le dossier de candidature doit comprendre :
- un CV mentionnant deux à trois personnes de référence,
- une lettre de motivation adressée à la Cheffe de Délégation,
- les copies des certificats et attestations des services rendus,
- une copie de la carte d’identification nationale.

Un certificat de bonne vie et mœurs récent sera demandé en cas de présélection

poa_recruitment_services@icrc.org

Les personnes intéressées et qualifiées possédant l'expérience requise sont invitées à soumettre leur candidature à l'adresse électronique suivante : poa_recruitment_services@icrc.org avec la mention unique et obligatoire de " Welcome Assistant" en objet.

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au mardi, 23 décembre 2025.

Les dossiers manquants ou soumis après la date limite ne seront pas considérés. Seules les personnes remplissant les critères énoncés seront contactées.

Le CICR valorise la diversité et il est déterminé à créer un environnement de travail inclusif. Nous nous engageons à examiner avec intérêt toutes les candidatures qualifiées. Les candidatures féminines sont vivement encouragées