1. Objectif du poste
• Le/La Coordonnateur (trice) Logistique & Sécurité (RSL) garantit :
(1) la fourniture des services logistiques efficaces et conformes pour les opérations de la LWF/NCA en Haïti, et
(2) la mise en œuvre et le suivi du cadre Sécurité & Sûreté de la LWF/NCA (Duty of Care, MSR, Security Pack).
• Le poste est réparti en 50 % Logistique et 50 % Sécurité, reflétant l’interconnexion entre déplacements, flotte véhicules, locaux, visiteurs, gestion des actifs et sécurité du personnel.
• Le/La Coordonnateur (trice) couvre :
o Le bureau de Port-au-Prince ; et
o Le dispositif opérationnel récemment établi aux Cayes (Sud), incluant missions d’appui, mise en place sécuritaire et visites régulières dans les départements (Ouest, Sud, Grand ‘Anse, et à explorer ultérieurement).
Contribuer au nécessaire aux efforts de réponse aux situations d’urgences du bureau (programmatique) et implémenter les opérations de réponses logistiques humanitaires.

2. Responsabilités principales (50 % Logistique)
a) Achats & Chaîne d’approvisionnement
• Appliquer et faire respecter les procédures d’achats LWF/NCA tant en interne de l’organisation qu’au niveau des partenaires de mise en œuvre.
• Coordonner la planification des achats avec les équipes programme, finances et administration.
• Assurer la coordination, la planification et l’organisation du processus d’acquisitions de biens et de services (Supply chain) en conformité avec les seuils et procédures de l’organisation et/ou recommandations des bailleurs de fonds (Appel d’offres, limité, national et international, contrat Cadre etc.
• Assurer la disponibilité et mise à jour régulière de la liste des prestataires et des prix et Port-au-Prince et dans les zones d’intervention de FLM en Haïti
• Gérer la sélection des fournisseurs, les appels d’offres, la gestion des bons de commande, le suivi des livraisons et l’archivage.
• Garantir la transparence et la traçabilité de la documentation logistique.
• Coordonner les évaluations des capacités et qualité des prestations des fournisseurs et entreprises ayant travaillé avec FLM sur une période donnée (6 mois à 1 an).
b) Gestion des actifs & inventaire
• Maintenir l’inventaire central des actifs selon les standards LWF/NCA.
• Suivre le cycle de vie complet des équipements (achat, affectation, mise hors service).
• Valider les rapports mensuels des stocks et des actifs.
• Garantir un bon suivi et réconciliation de la base de données des biens de valeur (tableur de suivi des actifs) ; vérification et validation des rapports de suivi des actifs (hebdomadaire /mensuelle/conditionnelle).
c) Flotte & gestion des mouvements
• Garantir la bonne utilisation, la maintenance et la documentation de la flotte (SOP, carnets de bord, règles de mouvement).
• Garantir la mise en place et le respect des procédures de gestion flotte et de la maintenance des bases de données
• Garantir une bonne coordination et planification des opérations de maintenance (préventive, curative, conditionnelle) de la flotte de véhicules
• Coordonner les déplacements et l’allocation des véhicules.
• Superviser les chauffeurs.
d) Bureaux, installations & Information et Technologie (IT)
• Assurer la maintenance des bureaux, entrepôts, générateurs, électricité, climatisation et plomberie.
• Garantir l’organisation effective des opérations de maintenance des installations (électrique, électromécanique, sanitaire, système climatisée etc.) et les équipements y afférant, des bâtiments et annexes (bureau, entrepôt etc.)
• Suivre et apporter un support des différentes organisations locataires de la base en prenant leurs doléances et y apporter des solutions.
• Superviser l’appui IT (internet, serveurs, routeurs, équipements).
• Gérer les contrats de maintenance et les prestataires externes.
e) Appui Administratif
• Garantir la disponibilité des fournitures, consommables et services essentiels.
• Appuyer l’organisation des déplacements, réservations et accueil des visiteurs.
f) Gestion du personnel (recrutement, accompagnement etc.) et autres (10%)
• Appuyer et superviser l’équipe logistique dans la planification, l’exécution et le suivi des opérations logistiques (achats et approvisionnement, transport, stock et actifs, maintenance, sécurité etc.)
• Guider le processus d’identification des besoins en RH pour le staff de son département; assurer de l’élaboration des TDRs, la présélection (screening des CVs), l’entretien, l’accompagnement des nouveaux employés dans son département; introduire et veiller à l’application des procédures de l’organisation
• Organisation des réunions (Hebdomadaire, mensuelles, conditionnelles), reportage et suivi des actions prises et approuvées au niveau de la direction.
• Représenter le bureau lors des réunions de stratégies, groupes de travail sectoriels pertinents à la poste (sécurité, logistique), en coordination avec la direction.
• Mener le processus de d’évaluations des besoins logistiques des partenaires et tenir à jour le plan de renforcement des capacités.
• Contribuer à l’évaluation des capacités organisationnelle et au renforcement des capacités des partenaires en logistique et approvisionnement.
• Participer au processus du développement de la stratégie du bureau pays FLM/NCA.
3. Responsabilités principales (50 % Sécurité & Sûreté)
a) Analyse du contexte sécuritaire
• Participer aux réunions avec les différents partenaires (JHSF, CLIO, INSO, mécanismes de coordination) et assurer la rédaction et la diffusion des comptes rendus synthétiques pour l’équipe pays.
• Piloter, organiser et animer l’atelier annuel d’analyse des risques, et produire des mises à jour en conformité avec le Security Pack LWF.
b) Mise en œuvre du Security Pack LWF
• Mettre en œuvre et mettre à jour l’ensemble des documents constituant le Security Pack LWF (MSR, SOP, plan de contingence, Welcome Guide, etc.)
• Adapter les SOP (Procédures Opérationnelles Standards) au contexte d’Haïti.
• Garantir la conformité avec les obligations du Duty of Care LWF.
c) Appui terrain aux Cayes
• Réaliser des missions régulières du Sous-Bureau Terrain basé aux Cayes (Département du Sud) pour :
o Évaluer les risques et mettre à jour les mesures d’atténuation ;
o Établir et maintenir les mesures sécurité du site ;
o Former le personnel (induction, SOP, planification des mouvements) ;
o Assurer les systèmes de communication et la gestion des visiteurs.
o Harmoniser les procédures entre Port-au-Prince et sous-bureau terrain aux Cayes
• Appuyer techniquement l’équipe basée de manière permanente ou semi-permanente.
d) Sécurité des déplacements
• Valider les plans de déplacement selon les niveaux des risques (routes vertes/oranges/rouges).
• Garantir le suivi des communications durant les déplacements.
• Assurer le respect des règles liés à la gestion des déplacements en accord avec les procédures LWF.
e) Gestion des incidents
• Être point focal pour le reporting, l’analyse et le suivi des incidents.
• Soutenir le/la Représentant·e Pays durant les crises (documentation, Incident Management Team).
f) Sécurité des locaux
• Superviser les gardiens, contrôles d’accès, éclairage.
• Conduire des audits réguliers des bureaux et résidences.
g) Sensibilisation & formation du personnel
• Réaliser les briefings sécurité pour tout nouveau personnel ou visiteur.
• Organiser des sessions de recyclage, exercices incendie, simulations et rappels SOP.
• Promouvoir une culture de sécurité conforme aux principes LWF.

4. Qualifications
a) Éducation
• Diplôme universitaire en logistique, supply chain, sécurité, gestion du risque ou domaine apparenté.
• Toute formation en sécurité humanitaire est un atout.
b) Expérience
• Minimum 4–5 ans d’expérience en ONG en logistique et/ou sécurité.
• Compétences démontrées en flotte, achats, mouvements.
• Expérience en analyse des risques et gestion de SOP.
c) Compétences
• Excellent analyse contextuelle.
• Capacité à former et briefer.
• Organisation, planification, résolution de problèmes.
• Compétences relationnelles et communication.
• Facilitation/négociation de l’accès Humanitaire
d) Qualités personnelles
• Intégrité, discrétion, sens du Duty of Care.
• Résistance au stress, voyage capacité à gérer plusieurs priorités.
• Diplomatie, adaptabilité.

5. Protection de l'enfance & Code de conduite
Le respect du Code de Conduite LWF (SEA, abus de pouvoir, corruption) et de la Politique de Protection de l’Enfant est obligatoire. Le poste est soumis à vérification des antécédents.
6. Rapport hiérarchique
• Rend compte au/à la Représentant·e Pays.
• Reçoit un appui technique des conseillers Sécurité LWF Global et WS.
• Supervise : Fleet Officer, Logistic Officer, Assistant·e logistique, chauffeurs, agents de sécurité.
7. Répartition du temps de travail
• Logistique: 50 %
• Sécurité & Sûreté : 50 %
• Appui au Sous-Bureau Terrain basé aux Cayes (SUD): inclus dans les deux volets.

Les personnes intéressées sont priées d'envoyer les documents suivants (CV, lettre de motivation, certificat de travail, copies de diplômes) à l'adresse électronique suivante medge.dorcin@lutheranworld.org et l'objet de l'e-mail de soumission doit mentionner Coordonnateur/ trice de la Logistique et Sécurité

medge.dorcin@lutheranworld.org