ECSIplus, Firme Haïtienne spécialisée dans le recrutement et le placement de personnel pour des organisations locales et internationales, désire recruter un(e) d’Assistant(e) logistique pour un de ses clients, une ONG internationale basée à Port-au-Prince.

Tous les employés doivent travailler conformément aux valeurs fondamentales de l'organisation : dévouement, innovation, inclusivité et responsabilité. Ces attitudes et ces croyances guideront nos actions et nos relations.

Contexte
Nous sommes une organisation humanitaire indépendante qui aide les personnes contraintes de fuir leur foyer. Nous répondons à des crises dans plus de 32 pays, en fournissant une aide d'urgence et à long terme à des millions de personnes chaque année. L’organisation établit ses opérations en Haïti pour mettre en œuvre des programmes de protection, d'éducation et d'intervention d'urgence pour les communautés déplacées et les communautés d'accueil touchées par le conflit.

1. Rôle et responsabilités
L’objet du poste d’Assistant logistique est d’assurer la mise en œuvre des activités quotidiennes de la fonction logistique.
Responsabilités générales (

1. Respecte les politiques, les manuels et les directives de l’organisation et les exigences des bailleurs ;
2. Contribue à la mise en œuvre des fonctions logistiques déléguées conformément au plan d’action ;
3. Effectue des tâches d’administration logistique et de support basique ;
4. Prépare et élabore des rapports de situation suivant les demandes de la direction ;
5. Veille au bon archivage de tous les documents justificatifs ;
6. Contribue à la planification et la gestion des activités logistiques ;
7. Tient à jour les données logistiques et les données sur les fournisseurs et les équipements ;
8. Promeut et partage des idées pour améliorer la fonction logistique ;
9. Effectue d’autres tâches attribuées par le supérieur hiérarchique ;

Responsabilités spécifiques

Gestion des approvisionnements (Procurement)
• Recevoir, vérifier et enregistrer les Demandes d’Achat (DA) des départements.
• Préparer les demandes de cotation et collecter les devis selon les procédures internes.
• Participer à l’analyse des offres (tableaux comparatifs, recommandations d’attribution).
• Assurer le suivi des commandes jusqu’à la livraison et la réception.
• Tenir à jour les registres d’achat et fichiers de suivi (procurement tracker).

Gestion des stocks et entrepôts
• Réceptionner, enregistrer et stocker les biens et fournitures selon les procédures.
• Assurer la mise à jour du stock card et du registre de stock (bin cards, stock reports).
• Préparer les bons de sortie (stock release forms) pour les distributions ou livraisons.
• Participer aux inventaires périodiques et signaler toute perte ou dommage.
• Veiller à la propreté, la sécurité et la bonne organisation du magasin.

Gestion de la flotte et des mouvements
• Assurer la planification quotidienne des mouvements de véhicules et chauffeurs.
• Suivre les carnets de bord (logbooks), la consommation de carburant et les entretiens.
• Préparer les rapports de mouvement et de consommation (fuel tracker, fleet report).
• S’assurer que tous les véhicules sont équipés et en conformité (kit sécurité, papiers).
• Soutenir les déplacements du personnel et les missions de terrain (movement plan).

Gestion des actifs et équipements
• Tenir à jour la liste des actifs et équipements assignés (asset register).
• Étiqueter et enregistrer les nouveaux équipements (asset tagging).
• Participer aux inventaires physiques périodiques.
• Signaler tout transfert, perte ou endommagement d’actif.

Administration logistique et documentation
• Assurer le classement des dossiers logistiques (DA, contrats, bons, etc.).
• Gérer les mouvements du personnel : préparation des plans de mouvement, réservation des véhicules, coordination avec la sécurité, et faire les réservations des vols UNHAS selon les procédures internes.
• Participer à la préparation des rapports logistiques hebdomadaires/mensuels.
• Appuyer le coordinateur logistique dans la mise en œuvre des SOPs et politiques de l’organisation.
• Maintenir une bonne coordination avec les autres départements (finance, programmes, RH).

Autres tâches
• Soutenir l’organisation des formations, ateliers ou distributions sur le terrain.
• Contribuer à la mise en œuvre des politiques de sécurité et procédures internes.
• Remplacer temporairement un autre membre de l’équipe logistique en cas d’absence.

Interactions cruciales

Les interfaces critiques pertinentes pour ce poste – i.e. processus et projets internes qui sont liés aux autres fonctions/services ou personnes - sont:
• Départements Support: Finance, Logistique, RH & Administration
• Département Programme
• Département Sécurité
• Représentant Pays

Dimension et portée du poste
Personnel : 4 chauffeurs
Partenaires : N/A
Budget : N/A
Systèmes d’information : N/A
Responsabilité juridique ou conformité : N/A

2. Compétences
Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance. :

1. Compétences professionnelles
Il s’agit des savoir-faire, des connaissances, des qualifications et des expériences importantes pour assurer une performance efficace.

Compétences professionnelles générales :
• Expérience professionnelle en tant qu'Assistant dans une fonction support dans un contexte humanitaire.
• Expérience préalable de travail dans des contextes complexes et volatiles
• Résultats avérés en lien avec les responsabilités du poste
• Des connaissances en anglais, à l’écrit et à l’oral un atout
• Bonne connaissance des outils informatiques (Excel/ word ) Internet et autres logiciels.
• Bonne maitrise de la législation du travail en vigueur et des dispositions des impôts.
• Diplôme universitaire en logistique ou domaine connexe.

Compétences, connaissances et expériences liées au contexte :
Il s’agit des connaissances, compétences et expériences requises en raison du contexte, du lieu et/ou des priorités actuelles du poste.
• Bonne connaissance du contexte humanitaire local, des acteurs clés et des contraintes sécuritaires.
• Expérience prouvée dans les procédures logistiques et administratives d’ONG.
• Maîtrise du marché local et des réseaux de fournisseurs.
• Connaissance des procédures de sécurité et expérience dans des zones à accès limité.
• Compétences en gestion documentaire (RH/Admin et logistique).
• Capacité à interagir avec autorités locales, prestataires et communautés.
• Utilisation avancée des outils informatiques (Excel, Word, SharePoint).
• Forte adaptabilité à un environnement instable et changeant.

2. Compétences comportementales
• Gérer les environnements peu sûrs
• Planifier et obtenir des résultats
• Autonomiser et renforcer la confiance
• Aptitude à travailler en équipe
• Communiquer de façon respectueuse et impactante



3. Gestion des performances
L’employé sera évalué sur ces responsabilités et compétences, sur la base du système de gestion des performances de l’organisation. Les documents suivants seront utilisés lors des évaluations de la performance :
• La description de poste ;
• Le plan de travail et de développement professionnel de l’employé ;
• Le référentiel des compétences de l’organisation.

- CV bien détaillé
- Diplôme de Licence dans un domaine pertinent
- Minimum trois références des emplois les plus récents
- Pièces d'identités

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