Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control (EpiC) est un projet mondial financé par le gouvernement des États-Unis et par le Plan d’urgence du Président des États-Unis pour la lutte contre le sida (PEPFAR). Ce projet fournit une assistance technique stratégique et une prestation directe de services afin d’atteindre le contrôle de l’épidémie du VIH parmi toutes les populations à risque ; de renforcer la sécurité sanitaire mondiale (GHS), y compris la réponse aux épidémies ; d’élargir et d’améliorer la santé maternelle, néonatale et infantile (SMNI) ; de lutter contre le paludisme ; d’améliorer la nutrition et de promouvoir le renforcement des systèmes de santé (RSS), notamment la gestion de la chaîne d’approvisionnement.

En Haïti, le projet EpiC met en œuvre des activités dans les domaines du VIH, de la SMNI et de la nutrition, en collaboration étroite avec le Ministère de la Santé Publique et de la Population (MSPP).

Sous la supervision du Directeur Associé des finances et des opérations, l’Assistant(e) aux achats II sera basé(e) à Pétion-Ville, Haïti, et sera responsable de l’exécution et du suivi des activités d’approvisionnement afin d’assurer l’acquisition rapide et conforme de biens et services pour le projet EpiC Haïti.
Le poste veille à ce que tous les achats soient conformes aux politiques de FHI 360, aux règlements du bailleur de fonds et aux lois haïtiennes en matière de passation de marchés.
Cette fonction coordonne les demandes d’achat des équipes techniques et opérationnelles, sollicite des devis compétitifs, entretient des relations avec les fournisseurs et garantit l’efficacité du traitement des bons de commande et des paiements.
L’Assistant(e) aux achats doit faire preuve d’une grande rigueur, d’excellentes capacités d’organisation et d’une aptitude à collaborer efficacement avec les départements internes, les fournisseurs et les sous-récipiendaires afin de répondre aux besoins opérationnels et programmatiques de manière rapide et rentable.

Responsabilités principales
Approvisionnement et achats

• Recevoir, examiner et traiter les demandes d’achat, en veillant à l’exactitude et à l’exhaustivité des spécifications et codifications.

• Solliciter des devis compétitifs auprès des fournisseurs, analyser les offres et recommander les fournisseurs conformément aux politiques d’achat de FHI 360 et du Department of State (DOS).

• Préparer les bons de commande, contrats et autres documents connexes pour révision et approbation.

• Suivre le cycle d’approvisionnement afin de garantir la livraison en temps voulu des biens et services, et assurer le suivi des commandes en attente, des retards ou des écarts.

• Appuyer les évaluations des fournisseurs et tenir à jour la base de données des fournisseurs agréés.

• Suivre la performance des contrats, en s’assurant que les biens et services sont reçus conformément aux termes, spécifications et normes de qualité convenus.

• Maintenir à jour les dossiers d’achat, fichiers et listes de prix pour faciliter les audits et les examens internes.

• Coordonner avec le service des finances pour la vérification des factures, le traitement des paiements et la réconciliation des comptes.

• S’assurer que toutes les activités d’achat sont correctement documentées et archivées conformément aux exigences de l’organisation et du bailleur de fonds.

• Appuyer le développement et la mise en œuvre de plans d’approvisionnement et d’outils de prévision pour les besoins récurrents.

• Collaborer avec les équipes des opérations et de la logistique pour aligner les calendriers d’achat sur les activités du projet et la gestion des stocks.

Administration et rapports

• Préparer des rapports réguliers sur l’état des achats, les demandes en cours et la performance des fournisseurs.

• Fournir des contributions aux rapports trimestriels et annuels concernant les activités et les réalisations en matière d’approvisionnement.

• Fournir un appui et des conseils au personnel sur les procédures d’achat et les exigences de conformité.

• Identifier des opportunités d’amélioration de l’efficacité, de réduction des coûts et de diversification des fournisseurs.

Logistique et gestion des actifs

• Coordonner et superviser le transport, le stockage et la distribution des biens et matériels vers les sites du projet.

• Appuyer la gestion du parc automobile, du carburant et des registres d’entretien afin d’assurer la disponibilité et l’efficacité du transport du projet.

• Superviser la réception, l’inspection et l’expédition des biens afin de garantir leur conformité et leur qualité par rapport aux bons de commande.

• Maintenir un inventaire à jour des actifs et équipements du projet, en assurant leur étiquetage, leur suivi et leur mise au rebut conformément à la politique de FHI 360.

• Appuyer l’organisation des ateliers, missions de terrain et autres activités logistiques du projet (voyages, hébergement, lieux, restauration et installation d’équipements).

• Solide compréhension des principes d’approvisionnement, de gestion de la chaîne d’approvisionnement et des relations fournisseurs.

• Connaissance des principes d’achat et de coûts du gouvernement américain (2 CFR 200).

• Expérience avérée avec les systèmes de bons de commande et les outils de gestion des achats.

• Excellentes compétences organisationnelles, analytiques et en résolution de problèmes.

• Excellentes capacités de communication et de négociation, avec une aptitude à interagir efficacement avec les fournisseurs et les collègues.
• Sens aigu du détail, intégrité et précision dans le travail.

• Maîtrise des applications Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) et familiarité avec les systèmes ERP (Costpoint ou équivalent).

• Capacité à gérer plusieurs priorités sous des délais serrés.

• Maîtrise du français et du créole haïtien requise ; bonne connaissance de l’anglais souhaitée.

Formation et expérience

• Diplôme universitaire (licence) en administration des affaires, approvisionnement, logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou domaine connexe (préféré).

• Une certification professionnelle en approvisionnement (ex. : CIPS, CPP) constitue un atout.

• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience pertinente dans les domaines des achats, de l’approvisionnement ou de la chaîne d’approvisionnement, de préférence au sein d’ONG internationales ou de projets financés par des bailleurs.

• Expérience des procédures d’achat financées par l’USAID ou le PEPFAR fortement souhaitée.

• Expérience de travail dans le contexte haïtien et bonne connaissance du marché local des fournisseurs exigée.

Poste principalement basé au bureau, avec des déplacements occasionnels vers les bureaux de terrain et les sites des fournisseurs.

CV et Lettre de motivation

Cette description de poste résume les principales fonctions du poste. Elle ne prescrit ni ne limite les tâches précises qui peuvent être assignées pour exécuter ces fonctions. Ce document ne constitue en aucun cas un contrat de travail. La direction se réserve le droit de le modifier ou de le réviser à tout moment.