Dans le cadre de l’accord de don relatif au projet de renforcement la Gestion Publique pour l’amélioration de la Prestation de Services (HA-L1131) et suite au changement de local devant faciliter le travail de l’équipe de projet dans son souci d’efficace et d’efficience, se trouve dans l’obligation de renforcer son staff compte tenu de cette nouvelle réalité.
En effet après trois mois sur place, il se trouve que le service d’accueil est pratiquement inexistant compte tenu de la disposition du bâtiment et des bureaux.
La présence d’une réception amoindrit le risque de présence non contrôlée et d’intrusion à l’intérieur des locaux et par là renforce l’aspect sécuritaire que nécessite tout environnement de travail.
Aussi, vise-t-elle à procéder au recrutement de personnel dont une secrétaire réceptionniste.
1. Objectif général
L’objectif principal étant d’améliorer le service d’accueil et la gestion des courriers du projet. La secrétaire–réceptionniste vient aussi en support à l’Administration dans la gestion de stock de fournitures et les commandes ; la gestion de l’agenda ; la gestion des réservations des salles et de l’espace et toute autre tâche compatible à sa fonction principale.
2. Objectifs spécifiques :
Il s’agira pour la préposée de réaliser les objectifs suivants :
2.1. accueillir chaleureusement et orienter les personnes qui viennent s’enquérir les services fournis par le projet. Les guider dans l’espace et leur fournir l’assistance nécessaire pour obtenir un service de qualité et contrôler l'accès à l'établissement si nécessaire.
2.2. travailler à l’amélioration de l’environnement de travail par la supervision de la propreté des lieux, particulièrement l’espace de la réception ; la salle de conférence et leur environnement immédiat puis signaler tout problème de maintenance.
2.3. faciliter la gestion des appels : les réceptionner, filtrer et transférer. Appliquer les procédures de sécurité en vigueur, disponibilité et l’usage des données des archives du trésors et de la pension sur le fonctionnaires et âge de retraite á l’ensemble des services de la DPC.
Fonctions
4. Compétences Clés
• Excellentes compétences en communication:
Maîtrise de la communication orale et écrite, capacité à s'exprimer clairement et poliment, et écoute active.
• Sens de l'accueil et du service client:
Attitude chaleureuse, empathique et professionnelle, capacité à répondre aux besoins des clients avec diligence et efficacité.
• Organisation et rigueur:
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à prioriser, à respecter les délais et à maintenir l'ordre.
• Polyvalence et adaptabilité:
Aptitude à s'adapter à différentes situations, à gérer des imprévus et à travailler sous pression.
• Maîtrise des outils informatiques:
Connaissance des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur), des outils de communication (messagerie, visioconférence) et des logiciels spécifiques à l'entreprise.
• Langues étrangères:
La maîtrise de langues étrangères, notamment l'anglais, est un atout.
4.1 Responsabilités de la Secretaire-receptionniste
4.1.1 accueillir les visiteurs et de les orienter.
4.1.2 gérer les appels téléphoniques, les rendez-vous, le courrier.
4.1.3 Superviser le travail du maintien de la propreté des lieux
4.1.4 effectuer certaines tâches administratives dont la gestion des fournitures de bureau et autres
Qualifications Requises
5 Qualifications de la secrétaire-receptionniste
• Niveau d'études:
Un diplôme d’une école technique reconnue ou un diplôme équivalent en gestion administrative, secrétariat ou tourisme.
• Expérience professionnelle:
Une expérience préalable d’au moins 1 an en tant que réceptionniste, secrétaire ou assistante administrative ou dans un poste similaire est requise.
6 Autres éléments importants:
• Présentation: Une tenue soignée et professionnelle est essentielle.
• Ponctualité: Le respect des horaires est primordial.
• Discrétion: Respect de la confidentialité des informations traitées.
• Autonomie: Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives.
Conditions de travail
Heure de travail: 8h30-4h
Dossier de candidature doit avoir ...
Veuillez transmettre votre dossier complet en un seul fichier PDF à l’adresse sus-indiquée ou par courriel à l’adresse : projethal1131mef@gmail.com avec copie à dojdi82@yahoo.fr au plus tard le 19 septembre 2025.
Contact
Delmas 95 Rue Pomayracak, Imp ACAJAOU (Kajou Village) ou par email: projethal1131mef@gmail.com ou directement sur la plateforme Jobpaw
