1. Contexte

L’Unité de Gestion des Projets (UGP) a été créée en 2005 pour gérer les subventions ou dons de bailleurs internationaux de fonds pour le MSPP. Elle fournit une assistance technique à tous les sous-bénéficiaires pour atteindre les buts, objectifs et cibles fixés dans le contexte des programmes appuyés. Dans ce cadre, l’UGP travaille en forte collaboration avec les autres directions et unités du MSPP pour optimiser le financement fourni afin d’atteindre les résultats prévus, tout en assurant la conformité avec les règles, procédures et dispositions standard liées à l’utilisation des fonds alloués par les bailleurs respectifs. Le personnel de l’UGP est responsable avec le MSPP de toutes les questions qui touchent directement ou indirectement l’exécution des programmes mis en œuvre et l’utilisation des fonds alloués. Pour jouer ce rôle, l’UGP sert de liaison entre le Ministère (MSPP) et les bailleurs et fournit au Ministère tous les éléments nécessaires à leurs interactions régulières avec ces bailleurs.
Dans l’objectif de renforcer l’équipe de Gestion financière et apporter un meilleur appui aux Projets financés particulièrement par la Banque Mondiale, le Fonds Mondial et le CDC, notamment dans l’organisation et la planification de la structure financière, l’UGP envisage de se doter des services d’un Responsable Financier pour développer une dynamique de gestion et de supervision solide, en instaurant la promptitude, l’uniformité et la création d’une justesse au niveau de l’information financière produite par l’institution.

2. Résumé du poste

Sous la supervision du Directeur des Opérations, le Responsable Financier est principalement responsable de la bonne coordination au niveau de la structure financière. Il intervient dans la production et soumission de rapports de suivis financiers trimestriels, dans la production et soumission de documents de requêtes de fonds mensuels, dans la production et soumission de solde budgétaire de manière trimestrielle par financement. Il s’assurera de la disponibilité régulière de flux de trésorerie par financement et de la production des audits financiers dans les temps conformes aux normes des bailleurs.

Les responsabilités de ce poste incluent présentement, mais n’y sont pas limitées, le Projet d’Appui au Renforcement de Systèmes de Santé (PROSYS) financé par la Banque Mondiale, et la subvention du Fonds Mondial pour le Renforcement du Système de Santé en Haïti (RSSH) et le Renforcement des Systèmes et de la Prestation des Services de Santé et l’Apport d’une Assistance Technique pour Améliorer les Résultats de Santé en Haïti financés par CDC incluant les fonds PEPFAR.
Le Responsable Financier partage la coresponsabilité de l’atteinte des objectifs et de la mise en œuvre des activités avec les entités du MSPP concernées.

3. Responsabilités Particulières

Sous l’autorité immédiate du Directeur des Opérations et en collaboration avec les Directions et les Unités du MSPP bénéficiaires des projets gérés par l’UGP MSPP, les partenaires techniques et financiers de l’UGP MSPP et les différentes composantes de l’UGP MSPP telles que les Directions Administrative, financière, et d’audit interne, il/elle assume les responsabilités suivantes :
a) Assurer la mise en place et pilotage d’une planification et une stratégie financières pour s’assurer que les engagements financiers de l’UGP soient respectés. Cette planification et cette stratégie financière doivent inclure des indicateurs de performance, les étapes clés et dates d’échéances, les coûts et sources de financement, et doivent être bâtis en vue de faciliter les objectifs et activités techniques et programmatiques de l’UGP. Après approbation du Directeur des Opérations, le/la titulaire du poste devra organiser des séances de travail avec son équipe pour diffuser le contenu de la planification et la stratégie financières et de leurs implications pour l'organisation du travail.
b) Assurer la gestion des informations liées aux finances et aux budgets. Le/la titulaire est responsable de l'utilisation et de la documentation correctes et optimale des ressources allouées à l'UGP, en assurant la conformité avec les règles, procédures, et dispositions standard liées à l’utilisation des fonds alloués par les bailleurs respectifs. Il/elle doit s'assurer de la préparation des prévisions et du développement d’un budget annuel consolidé pour l’UGP qui sera disponible et présenté à toutes les parties prenantes adéquates. Le/la titulaire du poste devra s’assurer de préparer non seulement des budgets consolidés, mais aussi des budgets séparés tenant compte des spécificités liées aux différentes sources de financement, pour fournir la documentation exigée par chaque bailleur. Sous la supervision du Directeur des Opérations, le/la titulaire du poste doit s’assurer de l'exécution du budget, examiner les données financières, les utiliser et rechercher des opportunités d’amélioration dans l'exécution budgétaire et la réorientation budgétaire sur une base trimestrielle en collaboration avec la Direction Technique de l'UGP.
c) Fournir l’assistance technique, finaliser, et faire la revue des budgets des sous-récipiendaires, y compris les unités centrales et départementales du MSPP. Le/la titulaire du poste devra s’assurer que les sous-récipiendaires reçoivent l’assistance nécessaire pour préparer un budget optimal supportant leurs objectifs techniques et programmatiques, et respectant les normes et règlementations financières.
d) Renforcer le modèle organisationnel de toute la structure financière de l’UGP ;
e) Contrôler le mode de fonctionnement de la structure financière au regard des mécanismes de décaissements pour les directions centrales et sanitaires du MSPP ;
f) Tenir à jour tous les livres comptables de l’UGP et des projets à sa charge ;
g) Assurer la mise en place et pilotage d’une planification financière et une stratégie financière pour s’assurer que les engagements financiers de l’UGP soient respectés, cette planification et stratégie doivent inclure des indicateurs de performance, les étapes clés et dates d’échéances, les sources de financements et doivent être bâties en vue de faciliter l’atteinte des objectifs des activités techniques et programmatiques de l’UGP. Apres approbation du directeur des opérations, le titulaire de ce poste devra organiser des séances de travail avec son équipe pour diffuser le contenu de la planification et de la stratégie financière pour l’organisation du travail ;
h) Assurer la gestion des informations et aux budgets. Le titulaire est responsable de l’utilisation et de la documentation correcte et optimale des ressources allouées à l’UGP, en assurant la conformité avec les règles, procédures et dispositions standards liées a l’utilisation des fonds alloués par des Bailleurs respectifs. Il/elle doit s’assurer des prévisions et du développement du budget annuel consolidé pour l’UGP qui sera présenté à toutes les parties prenantes adéquates. Le titulaire du poste doit non seulement préparer le budget consolidé mais des aussi des budgets séparés tenant compte aux spécificités des différentes sources de financement, afin de pouvoir soumettre la documentation exigée par chaque bailleur de fonds. Le titulaire du poste doit s’assurer de l’exécution du budget, examiner les données financières, les utiliser et de rechercher des opportunités d’amélioration dans l’exécution budgétaire et la réorientation budgétaire sur une base trimestrielle en collaboration avec la direction technique de l’UGP ;
i) Fournir une assistance technique, finaliser et faire la revue des budgets des sous récipiendaires, y compris ceux des directions centrales et départementales du MSPP ;
j) Sous la supervision du directeur des Operations, le Responsable financier supervisera une équipe composée d’un coordonnateur financier, trois comptables, des spécialiste financiers et deux agents de suivis de conformité ;
k) Contribuer a l’élaboration des rapports d’activités pour la partie financière du Projet ;
l) Coordonner la réalisation des audits financiers des projets, le titulaire de ce poste doit travailler avec les firmes d’audits externes afin de leur fournir dans les délai imparti tous les documents comptables et financiers des projets et bien aussi de pouvoir accueillir les firmes lors des visites sur place à l’UGP ;
m) Effectuer une analyse régulière et compte rendu détaillé de la performance financière, incluant l’analyse de données financières complexes, pour présentation aux différentes directions de l’UGP, à la haute direction du MSPP, et aux partenaires techniques et financiers bilatéraux et multilatéraux .
n) Contribuer à la prise de décision et l'action de la Direction Exécutive de l’UGP par la provision de conseil d’expert au Directeur des Opérations et au Directeur Exécutif, en communiquant et en faisant un rapport régulier et concis au Directeur des Operations et au Directeur Exécutif sur les points clés et sur l'état de toutes les opérations financières ;
o) Faire une évaluation régulière des risques financiers de l’UGP, gestion et réduction de ces risques. Ceci inclut le développement de projections réalistes et la proposition d’alternatives pour l’optimisation financière et fiscale.
p) Assurer la supervision des membres de l’équipe financière pour s'assurer qu'ils reçoivent le support nécessaire, et qu'ils s'acquittent de leurs responsabilités de façon optimale. Ceci inclut la mise en place d’une politique de service à la clientèle pour que l’équipe financière assiste activement le bureau central de l’UGP et les unités sous-récipiendaires dans tous leurs processus financiers et fiscaux, afin d’assurer en tout temps la disponibilité des ressources financières pour les activités supportées, et que tous les budgets, rapports, et autres documents financiers soient bien préparés et soumis à temps.

4. Profil des compétences et qualifications requises

Le Responsable financier doit répondre aux critères suivants :

Education / Formation et expériences

• Être titulaire d’un Master en Finances, Economie ou Administration des affaires ou toutes autres disciplines connexes ;

• Avoir une expérience significative (au moins 7 ans) dans la gestion administrative et Financière ;

• Avoir occupé un poste similaire pendant les 5 dernières années ;

• Avoir des expériences dans la gestion des Fonds de la Banque Mondiale, Fonds Mondiale et CDC.

Connaissances, compétences et aptitudes

• Faire preuve d’une grande capacité d’organisation et de gestion des priorités.

• Disposer de solides compétences en comptabilité par fonds ;

• Maîtriser les outils informatiques et les logiciels comptables, ACCPAC, Quickbooks, etc.

• Être rigoureux, proactif et capable de travailler sous pression.

• Capacité de s’exprimer et de produire des rapports en anglais sera un atout

5. Durée du contrat
La durée du contrat est de douze (12) mois. Le renouvellement est conditionné par une évaluation satisfaisante de la performance globale du contractant dans l’exécution des responsabilités qui lui sont assignées suivant le processus standard de l’UGP.

Les dossiers de candidatures doivent contenir : Une (1) lettre de motivation SIGNÉE adressée au Dr. Yves Joseph Gérard PIERRE-LOUIS, Directeur Exécutif de l'UGP, un (1) CV à jour et Titres académiques (diplômes, certificats et attestations).

Les dossiers de candidature peuvent être soumis physiquement à l'adresse de l'UGP-MSPP sise au #3, Delmas 81 à l'étage OU électroniquement à l'adresse électronique suivante : prosys.procurement@gmail.com. Les plis contenant les dossiers physiques ou l'objet du mail de transmission du dossier électronique doivent porter la mention: Candidature pour le poste de Responsable Financier à l'UGP-MSPP