Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control (EpiC) est un projet mondial financé par le Plan d’Urgence du Président des États-Unis pour la Lutte contre le Sida (PEPFAR) et l’Agence des États-Unis pour le Développement International (USAID). Il fournit une assistance technique stratégique et des services directs pour atteindre le contrôle de l’épidémie de VIH parmi toutes les populations à risque ; renforcer la sécurité sanitaire mondiale (GHS), y compris la réponse aux épidémies ; étendre la détection et le traitement de la tuberculose (TB) ; améliorer la santé maternelle et infantile (MCH) ; lutter contre le paludisme ; et promouvoir le renforcement des systèmes de santé (HSS), y compris la gestion de la chaîne d’approvisionnement.

En Haïti, EpiC s’emploiera à relancer et à fournir des activités vitales essentielles pour contenir la propagation des nouvelles infections au VIH et soutenir de manière durable les personnes vivant avec le VIH (PVVIH), notamment les services de prévention/PrEP pour les femmes enceintes et allaitantes, la prévention de la transmission mère-enfant (PTME), l’identification des cas de VIH, les soins et traitements du VIH, la co-infection TB/VIH, la gestion des cas de VIH avancé, ainsi que la gestion de l’information sanitaire. Toutes les activités seront étroitement coordonnées avec le Programme National de Lutte contre le SIDA (PNLS), le Laboratoire National de Santé Publique (LNSP) et les directions départementales de santé.

Le/La Coordinateur(trice) de bureau – Nord exécutera diverses tâches administratives et de soutien au bureau du projet EpiC-HIV Haiti situé dans le Nord. Il/Elle veillera au respect des procédures, règles et réglementations de FHI 360 et de l’USAID. Les tâches peuvent inclure l’utilisation de logiciels bureautiques, la compilation et l’organisation de dossiers, la tenue et la mise à jour des fichiers, ainsi que la diffusion d’informations. Il/Elle travaillera en étroite collaboration avec le bureau de FHI 360 à Port-au-Prince ainsi qu’avec les bureaux nationaux et régionaux afin de suivre, garantir et préparer les rapports internes.

**Principales responsabilités**
• Servir de principal point de contact du bureau Nord, y compris pour les appels et les visiteurs.
• Examiner les données et informations afin de garantir leur complétude et leur exactitude conformément aux directives de l’organisation.
• Servir de point focal sécurité pour le bureau Nord. Mettre en œuvre les mesures de sécurité du bureau en accord avec le personnel sécurité senior et la politique et les directives globales du siège.
• Coordonner la logistique et la communication pour les formations et réunions internes et externes.
• Tenir à jour le calendrier et gérer efficacement les rendez-vous.
• Effectuer une vérification initiale des rapports de mission/déplacement et des pièces justificatives.
• Veiller à ce que les communications soient reçues et envoyées rapidement et avec précision.
• Préparer la correspondance administrative courante.
• Saisir et mettre en forme divers documents, scanner et/ou photocopier des documents administratifs.
• Assurer un classement efficace de la documentation du projet, y compris les versions papier et électroniques.
• Collecter et compiler chaque mois les plans de déplacement.
• Être le principal point de contact pour les voyageurs externes et internes visitant le bureau et les sites de la région Nord, en coordonnant une logistique de voyage fluide et sécurisée (hébergement et transport).
• Gérer les arrangements de voyage quotidiens en collaboration avec les chauffeurs et les voyageurs, en suivant les directives de sécurité.
• Coordonner avec les fournisseurs, y compris la collecte de devis, la communication, la réception des fournitures et équipements, ainsi que la collecte et l’archivage de la documentation pertinente.
• Superviser la gestion et l’entretien des équipements du bureau, y compris le parc de véhicules, en coordination avec les chauffeurs, les fournisseurs et les prestataires externes.
• Tenir à jour l’inventaire du bureau ; identifier les besoins en fournitures et initier les demandes d’achats.
• Coordonner l’entretien des locaux et des espaces extérieurs, y compris la supervision de l’agent d’entretien.
• Assurer la bonne gestion de la petite caisse et du registre des chèques.
• Exécuter toute autre tâche administrative demandée.

• Diplôme d’Associate Degree requis ; licence ou équivalent international en administration des affaires ou dans un domaine connexe préférable.
• Au moins cinq (5) années d’expérience pertinente comme assistant(e) administratif(ve) ou dans un poste similaire, incluant une expérience en logistique, gestion de bureau, sécurité, coordination de voyages et/ou autres tâches de coordination de projets.
• Une expérience dans le domaine de la santé, au sein d’organisations internationales et la familiarité avec des projets financés par le gouvernement des États-Unis (USG) est préférable.
• Maîtrise du français et du créole à l’écrit et à l’oral ; anglais avancé préférable.
• Maîtrise des outils informatiques (utilisation autonome des applications Microsoft Office, c.-à-d. Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), des technologies mobiles et des équipements de bureau standards.
• Bonnes compétences en communication et en rédaction.
• Bonne connaissance des procédures administratives de gestion de bureau et des systèmes de classement.
• Respect de la confidentialité.
• Bonne communication et collaboration avec les collègues.
• Fort esprit d’équipe ; sens de l’initiative.
• Capacité à voyager dans d’autres villes du pays si nécessaire.

Le poste est basé à Cap-Haïtien, Haïti, au bureau de FHI 360.
La préférence sera accordée aux ressortissants haïtiens.

CV, Lettre de motivation