Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control (EpiC) est un projet mondial financé par le Plan d’Urgence du Président des États-Unis pour la Lutte contre le Sida (PEPFAR) et l’Agence des États-Unis pour le Développement International (USAID). Il fournit une assistance technique stratégique et des services directs pour atteindre le contrôle de l’épidémie de VIH parmi toutes les populations à risque ; renforcer la sécurité sanitaire mondiale (GHS), y compris la réponse aux épidémies ; étendre la détection et le traitement de la tuberculose (TB) ; améliorer la santé maternelle et infantile (MCH) ; lutter contre le paludisme ; et promouvoir le renforcement des systèmes de santé (HSS), y compris la gestion de la chaîne d’approvisionnement.

En Haïti, EpiC s’emploiera à relancer et à fournir des activités vitales essentielles pour contenir la propagation des nouvelles infections au VIH et soutenir de manière durable les personnes vivant avec le VIH (PVVIH), notamment les services de prévention/PrEP pour les femmes enceintes et allaitantes, la prévention de la transmission mère-enfant (PTME), l’identification des cas de VIH, les soins et traitements du VIH, la co-infection TB/VIH, la gestion des cas de VIH avancé, ainsi que la gestion de l’information sanitaire. Toutes les activités seront étroitement coordonnées avec le Programme National de Lutte contre le SIDA (PNLS), le Laboratoire National de Santé Publique (LNSP) et les directions départementales de santé.

Le/La Coordinateur(trice) de bureau – Sud exécutera diverses tâches administratives et de soutien au bureau du projet EpiC-HIV Haiti situé dans le Sud. Il/Elle veillera au respect des procédures, règles et réglementations de FHI 360 et de l’USAID. Les tâches peuvent inclure l’utilisation de logiciels bureautiques, la compilation et l’organisation de dossiers, la tenue et la mise à jour des fichiers, ainsi que la diffusion d’informations. Il/Elle travaillera en étroite collaboration avec le bureau de FHI 360 à Port-au-Prince ainsi qu’avec les bureaux nationaux et régionaux afin de suivre, garantir et préparer les rapports internes.

Responsabilités principales

• Servir de point de contact principal du bureau Sud, y compris pour les appels et les visiteurs.

• Vérifier les données et informations afin de garantir leur exhaustivité et leur exactitude, conformément aux directives de l’organisation.

• Agir en tant que point de contact pour la sécurité du bureau Sud. Mettre en œuvre les mesures de sécurité du bureau en accord avec le personnel de sécurité senior et la politique de sécurité globale du siège.

• Coordonner la logistique et la communication pour les formations et réunions internes et externes.

• Gérer l’agenda et organiser efficacement les rendez-vous.

• Effectuer une vérification initiale des rapports de mission/déplacement et des pièces justificatives.

• S’assurer que les communications soient reçues et transmises rapidement et avec précision.

• Préparer la correspondance administrative courante.

• Saisir et mettre en forme divers documents, numériser et/ou photocopier les documents administratifs.

• Assurer un classement efficace de la documentation du projet, incluant les versions papier et électroniques.

• Recueillir et compiler chaque mois les plans de déplacement.

• Être le point de contact principal pour les voyageurs internes et externes se rendant dans le bureau et sur les sites de la région Sud, en coordonnant la logistique de voyage (hébergement et transport) de manière fluide et sécurisée.

• Organiser quotidiennement les déplacements en collaboration avec les chauffeurs et voyageurs, conformément aux consignes de sécurité.

• Coordonner avec les fournisseurs : collecte des devis, communication, réception des fournitures et équipements, collecte et archivage des documents pertinents.

• Superviser la gestion et l’entretien des équipements du bureau, y compris le parc de véhicules, en coordination avec les chauffeurs, fournisseurs et prestataires externes.

• Tenir à jour l’inventaire du bureau ; identifier les besoins en fournitures et initier les demandes d’achats.

• Assurer l’entretien du bureau et de ses espaces extérieurs, y compris la supervision de l’agent d’entretien.

• Gérer correctement la petite caisse et le registre des chèques.

• Exécuter toute autre tâche administrative demandée.

• Diplôme d’études supérieures (Bac+2) requis ; un diplôme de licence (Bac+3/4) ou équivalent international en administration des affaires ou dans un domaine connexe est préférable.

• Au moins cinq (5) années d’expérience pertinente en tant qu’assistant(e) administratif(ve) ou à un poste similaire, y compris dans les domaines de la logistique, de la gestion de bureau, de la sécurité, de la coordination des déplacements et/ou d’autres tâches de coordination de projet.

• Une expérience dans le domaine de la santé, au sein d’organisations internationales, ainsi qu’une bonne connaissance des projets financés par le gouvernement américain (USG) sont souhaitées.

• Maîtrise du français et du créole (oral et écrit) ; anglais avancé souhaité.
• Maîtrise des outils informatiques (utilisation autonome des applications Microsoft Office, notamment Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), de la téléphonie mobile et des équipements bureautiques standards.

• Excellentes aptitudes en communication et en rédaction.
• Bonne connaissance des procédures de gestion administrative de bureau et des systèmes de classement.

• Respect de la confidentialité.

• Bonnes compétences en communication et en collaboration avec les collègues.

• Esprit d’équipe marqué et sens de l’initiative.

• Capacité à se déplacer dans d’autres villes du pays, si nécessaire.

Le poste est basé aux Cayes, Haïti, au bureau de FHI 360.
La priorité sera donnée aux ressortissants haïtiens.

CV, Lettre de motivation