Contexte
L’Unité de Gestion des Programmes (UGP) du MSPP a été créé en 2005 pour gérer les subventions de bailleurs de fonds pour le MSPP. Elle fournit une assistance technique à tous les sous-bénéficiaires pour atteindre les buts, objectifs, et cibles fixées dans le contexte des programmes appuyés. Dans ce cadre, elle travaille en forte collaboration avec les autres directions et unités du MSPP pour optimiser le financement fourni afin d’atteindre les résultats prévus, tout en assurant la conformité avec les règles, procédures, et dispositions standard liées à l’utilisation des fonds alloués par les bailleurs respectifs. Le personnel de l’UGP est responsable avec le MSPP sur toutes les questions qui touchent directement ou indirectement l’exécution des programmes mis en œuvre et l’utilisation des fonds alloués. Pour jouer ce rôle, l’UGP sert de liaison entre le Ministère (MSPP) et les bailleurs, et fournit au Ministère tous les éléments nécessaires à leurs interactions régulières avec ces bailleurs.

A. GESTION DU RECRUTEMENT

- Publication des annonces de recrutement sur les sites spécialisés, réseaux sociaux, … en l’absence du Responsable RH
- Rédaction des fiches de postes de concert avec le Responsable RH ;

- Réception et sélection des candidatures :

- Fais la collecte des CV
- Gère la banque de données des CV reçus ;

- S’occupe du tri des CV à travers la grille de sélection des CV ;

- Planifie les entrevues ; 

- Préparation du répertoire physique et numérique pour le poste en recrutement et le transmettre à l’Unité d’Audit pour le contrôle et la conformité ;

B. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

• CONTRAT

- Prépare les renouvellements et les nouveaux contrats

- Assure la signature des deux parties du contrat

- S’occupe de la préparation des dossiers des nouveaux employés

- Met à jour le tableau de suivi des contrats ;

- Distribution des exemplaires du contrat aux différentes unités concernées.

• ACCUEIL ET INTEGRATION DES EMPLOYES NOUVELLEMENT RECRUTES

- Coordination logistique : Veiller à la disponibilité du poste de travail (bureau, chaise, matériel informatique, connexion, outils de travail).

- Information en interne : Informer, en l’absence du Responsable, l’équipe de l’arrivée du nouvel employé, annoncer son rôle et intégrer son nom dans les circuits internes de l’institution.

- Gestion administrative : Fournis aux nouveaux employés toute la documentation à remplir pour son enrôlement aux différents programmes de l’institution et les différents formulaires administratifs ;

- Gestion du matériel : s’assure de recevoir de l’unité concernée, la preuve de réception de matériel fourni au nouvel employé, fournir la liste des nouveaux employés à l’administration pour la préparation des badges

- Remets le livret d’accueil au nouveau recruté et s’assurer que l’attestation de remise du livret est bien signée par le concerné et versé dans son dossier.

• DOSSIERS DES EMPLOYES

- Crée, contrôle et maintient les dossiers du personnel en s’assurant que la documentation est complète

- Actualise et classe les informations et les documents confidentiels, s’assure que tous ces documents sont classés dans les dossiers respectifs des employés ;

• EVALUATION DU PERSONNEL

- Courriel de rappel aux responsables de chaque entité relativement à l’obtention du calendrier d’évaluation de leur personnel respectif deux semaines avant la période d’évaluation

- Assiste à la préparation de la planification et de l’établissement du calendrier global de l’évaluation

- Prépare et distribue le kit pour l’évaluation du personnel

- Reçois les formulaires d’évaluation et prépare les rapports y relatifs
- …

• GESTION DE L’ASSURANCE COLLECTIVE

- Procéder à l’enrôlement des nouveaux employés : remplissage du formulaire, vérification des informations, collecte des signatures requises, transmission du dossier complet à l’assureur.

- Assurer la réception, la distribution et le suivi des cartes d’assurance auprès des employés concernés.

- Réceptionner et enregistrer les demandes de réclamation ; vérifier la complétude des pièces et assurer la transmission à l’assureur.

- Suivre l’évolution des dossiers soumis : relancer l’assureur en cas de retard, informer les employés de l’état d’avancement.

- Réceptionner et remettre les chèques d’assurance ou tout autre remboursement aux bénéficiaires, contre signature.

- Tenir les employés informés de tout changement, mise à jour ou communication officielle émanant de l’assureur.

- Assurer la liaison entre l’organisation, les unités décentralisées et l’assureur pour toute question ou situation particulière.

- S'assurer qu'une copie du formulaire signé est classée dans le dossier de l'employé(e) ;

- Rédige les correspondances liées à l’assurance ;

- Fournir des rapports périodiques sur l’état des enrôlements, des réclamations, des remboursements et toute autre activité liée à l’assurance, à soumettre au Responsable RH.

• PLAN D'EPARGNE RETRAITE (PER) :

- Assurer l’enrôlement automatique des employés dans le PER dès leur entrée en fonction, conformément aux dispositions internes ;

- Mettre à jour les dossiers des employés en cas de changement de contrat, suspension ou départ.

- Gérer les demandes administratives liées au PER : relevés de compte, modification de taux, retrait anticipé, etc.
- Produire des rapports mensuels et trimestriels sur la gestion du PER (données, régularités, incidents).

- S’assurer qu'une copie du formulaire signé est classée dans le dossier de l'employé(e) ;

- Mettre à jour le tableau (Excel) des employés enrôlés ;

- Rédiger les correspondances liées au PER.

• CONGES :
- Reçoit les formulaires de demande de congé en s’assurant que chaque demande est signée par l’employé(e) et approuvée par son supérieur hiérarchique :

- Vérifie et enregistre le nombre de jour de congé pris par l’employé(e) dans le tableau « Excel » préposé à cet effet ;
- Tient à jour la balance de congés des employés ;

- Informer sur les soldes de congés et de procédures ;

- Classe les demandes de congé dans leur dossier respectif ;

- Prépare les rapports mensuels d’absences et de congés.

• FEUILLES DE TEMPS ET REGISTRE DE PRESENCE

• Prépare les feuilles de temps des employés en prenant en compte les congés et les absences ;

• Prépare les registres de présence et en assure la distribution ;

• S’assure que les registres de présence sont signés par les superviseurs ;

• Classe les registres de présence

• Assure que les signatures requises sont apposées sur les feuilles de temps ;

• Assure le classement.

• SUIVI ET GESTION DES RAPPORTS DE TEMPS

- Collecter, vérifier et compiler les rapports de temps soumis par les superviseurs ou les employés.

- Veiller à la conformité des heures enregistrées avec les politiques internes et les contrats de travail.

- Transmettre les rapports validés au service de la paie dans les délais requis.

- Conserver une archive numérique et/ou physique à des fins de vérification et d’audit.

- Produire des synthèses périodiques sur la consommation horaire, les heures supplémentaires, les retards et les absences.

• CONTRATS RESILIES

- Préparer la lettre adressée à l’assurance relativement à la rupture du plan d’assurance de l’employé en instance de départ ;

- Préparer le dossier relatif aux prestations légales à transmettre à la Finance ;

- Informer la Finance du départ de l’employé pour la fermeture du plan d’épargne retraite ;

- Informer l’Administration du départ de l’employé pour les suites utiles ;

- Récupérer une copie du dossier de prestations finalisées à verser dans le dossier de l’employé ;

- Récupérer une copie de l’inventaire des matériels remis par l’employé à verser au dossier de l’employé ;

- Faire le suivi des formalités de sortie avec la checklist « Termination of contract » ;

- Déclasser le dossier de l’employé et l’acheminer vers les classeurs destinés au départ des employés ;

- Mettre à jour le tableau de suivi des cessations.

GESTION DE LA PAIE

- Préparer le dossier relatif au payroll
- Assurer la transmission du payroll aux instances concernées

- Distribuer les feuilles de paie aux employés

- Archiver les documents liés à la paie et assurer la confidentialité des données salariales ;

- Distribuer les tableaux de déclaration de paiement d’impôt
-

DIVERS

• Distribue les badges, les cartes d’assurance et de l’ONA au personnel tout en s’assurant qu’une copie est versée dans le dossier de l’employé

• Recoit toutes les correspondances destinées à l’unité et assure leur classement

• Rédige toute correspondance liée aux RH et en tenir un registre avec des numéros de séquence

• Vérifie si certaines réclamations relatives aux ressources humaines se conforment aux règles et règlements du personnel

• Diplôme en Gestion des Ressources Humaines, Administration, ou domaine connexe ;

• Diplôme de secrétariat dans une école reconnue, un atout ;

• 3 années d'expériences en gestion des ressources humaines ou administration avec volet RH dans une Organisation Internationale, ONG, une institution étatique ou privée

• Excellente capacité de rédaction et de synthèse

• Excellente capacité d’expression orale en français. La connaissance de l’anglais constitue un atout ;

• Bonne connaissance de la gestion des ressources humaines

• Maîtrise des outils informatiques

• Capacité à rédiger des comptes rendus et tenir à jour des tableaux de bord

• Connaissance des outils spécifiques à la gestion des ressources humaines

• L’écoute/ La compréhension

• La facilité à s’exprimer / être bon communiquant

• La capacité d’adaptation/ l’esprit d’initiative

• Le sens de la discrétion et de la confidentialité

• La capacité à travailler en équipe, sous pression et sans supervision

• Dynamisme, discipline et polyvalence

• Disponibilité et sens de responsabilité

• Rigueur/ Sens du détail.

Complexités de la Position:
Etant donné qu'Haiti est un pays aux ressources limitées, la personne retenue doit être capable de faire face à des changements de directions rapides à cause de manque de ressources. Cela requiert une aptitude à des problèmes de nature complexe et communiquer efficacement avec les bailleurs, le personnel de soutien des bureaux relatifs aux pays jusqu'au niveau de représentatifs officiels gouvernementaux de différents pays au besoin.

Le dossier de candidature est constitué du CV et titres académiques accompagnés d’une lettre de motivation adressé à M. Yves Gérard Joseph PIERRE-LOUIS, Directeur Exécutif, UGP/MSPP, 10, Delmas 81, Delmas, Haïti.

recrutement@ugp.ht