Description
Papyrus S.A. est une société privée détenue majoritairement par des femmes qui est fière de son approche durable basée sur les résultats. Notre mission est de relier les aspirations locales et internationales en gérant des personnes, des fonds et des partenariats. Nous libérerons le pouvoir du partenariat pour plus d’équité, une plus grande unité d'objectif et un changement durable, guidé résolument par ses valeurs fondamentales entièrement intégrées, décrites en détail ci-dessous.
Papyrus Haïti recherche un(e) Adminstrateur-trice est responsable de la gestion quotidienne des opérations administratives, y compris la gestion des documents, et le soutien logistique aux équipes. Ce rôle implique également la supervision des processus administratifs afin d'assurer l'efficacité et la conformité avec les politiques de l'organisation.
Le poste d’Adminstrateur-trice est une position à temps plein, basée à Port-au-Prince, avec de nombreux voyages vers les villes de provinces.
L’Adminstrateur-trice devra maintenir un haut niveau d'adhésion aux valeurs fondamentales de Papyrus.

Les Valeurs de Papyrus
Qui nous sommes : Papyrus est une société de gestion majoritairement détenue par des femmes et dont le siège se trouve en Haïti. Avec environ 80 employés travaillant avec des partenaires dans neuf pays des Caraïbes et d'Afrique, Papyrus S.A. est spécialisée dans l'accompagnement des capacités institutionnelles, la gestion de projets de développement, la gestion de consortiums et de partenariats, et les services de gestion de fonds.
Ce que nous faisons : Nous relions les aspirations locales et internationales en gérant des personnes, des fonds et des partenariats.
Pourquoi nous faisons ce que nous faisons : Libérer le pouvoir du partenariat pour plus d’équité, une plus grande unité d'objectif et un changement durable.
Notre équipe partage ces valeurs fondamentales :
Consultation. Nous mobilisons la force de notre équipe et de nos partenaires en recherchant collectivement des solutions avec courtoisie et honnêteté. Nous sommes détachés de l’opinion personnelle et comprenons que l'unité d'objectif est plus importante que le fait d'avoir raison.
Humilité. Nous exerçons l’autoréflexion, pratiquons l’écoute active et sollicitons activement les réactions de nos pairs. Nous ne pensons pas toujours avoir raison, nous nous gardons de dénigrer, et évitons toute forme de commérage. Nous nous réjouissons de la réussite de nos partenaires et de nos collègues. Nous sommes tous humains et savons qu'aucune nationalité n'est intrinsèquement meilleure qu'une autre.
Optimisme. Nous sommes positifs dans notre attitude et nos paroles, réalistes dans notre planification et déterminés dans la poursuite de nos objectifs. Nous avons confiance en nous-mêmes, en notre équipe et en nos partenaires, et nous transformons les obstacles en opportunités.
Confiance. Nous sommes fiables, ponctuels, disciplinés et respectons nos engagements. Nous disons toujours la vérité et agissons avec éthique dans notre vie, nos relations et nos actions. Nous appliquons les mêmes normes à nous-mêmes, nos collègues et nos partenaires.
Impact. Nous savons que le partenariat est essentiel pour accroître notre impact. Nous investissons du temps et de l'énergie dans des initiatives viables, accueillons le changement et les nouvelles approches. Nous partageons largement les connaissances et les informations afin que chacun puisse progresser.
Papyrus maintient un environnement de travail qui stimule la créativité, l'initiative et la communication ouverte entre le personnel dans un cadre informel et non bureaucratique. Une importance particulière est accordée à ceux qui assument le leadership, surmontent rapidement les problèmes, facilitent les actions, promeuvent les idées novatrices en travaillant en équipe, produisent des résultats, développent des relations positives et constructives avec les bailleurs et facilitent la réalisation des projets.

Responsabilités
Sous la supervision directe de l’Administratrice Senior, l’Adminstrateur-trice s’assurera de l’exécution des tâches suivantes :
Administration générale
•
Coordonner la planification et la gestion du calendrier, le contenu ainsi que les flux d’informations aux cadres supérieurs.
•
Ouvrir et fermer le bureau au besoin, selon les procédures en vigueur ;
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Assurer la gestion des courriers physiques et électroniques : enregistrement, distribution et classement.
•
Effectuer diverses tâches administratives : correspondances administratives, saisie informatique, préparation de parapheurs, travaux de duplication, classement, préparation de rapports, etc. ;
Planification logistique
•
Assurer la planification et la coordination logistique des évènements et des activités de voyage y compris l’hébergement, le transport aérien et terrestre ainsi que les repas.
•
Assurer la planification et la coordination des évènements internes et externes de l’entreprise ;
•
Traiter les demandes, les rapports de voyage, assurer le suivi des paiements et remboursements y relatifs ;
•
Superviser le personnel de soutien et les chauffeurs et s’assurer de leur performance ;
•
Planifier, coordonner et superviser les déplacements des chauffeurs en fonction des besoins hebdomadaires ;
Services généraux
•
Gérer la petite caisse (achats, réconciliation, réapprovisionnement) ;
•
Veiller à la gestion efficace des fournitures de bureau et autres conformément aux procédures établies ;
•
Maintenir une bonne coordination entre l'administration et la comptabilité ;
•
Assurer la planification et la coordination des achats selon les politiques et procédures d’approvisionnement en vigueur ;
•
Assister à la mise à jour de l'inventaire semi-annuel et de la liste des immobilisations en collaboration avec l’Administratrice Senior ;
•
Gérer les tableaux de bord des véhicules et de l'entretien ;
•
Assurer la gestion du matériel roulant, des équipements et des immobilisations (rapports de milléage, entretien, documents d’enregistrement, contrats assurance, etc.) ;
•
Tenir à jour les registres des équipements et des assurances ;
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Effectuer d'autres tâches telles que déterminées par l’Administratrice Senior.

Qualifications
•
Diplôme en Secrétariat ou Licence en administration des affaires ou autre domaine connexe
•
Au moins cinq (5) ans d'expérience en tant qu’Administrateur-trice ou dans un poste similaire
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Excellentes aptitudes interpersonnelles
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Excellentes compétences en matière de communication
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Excellentes compétences en matière de leadership et de supervision
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Excellentes compétences en gestion organisationnelle
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Bonne connaissance des règlements liés aux bailleurs internationaux.
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Connaissance générale des principes et procédures comptables
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Capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois et de les prioriser
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Capacité de travailler de manière autonome dans un environnement en évolution rapide
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Capacité de travailler sous pression
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Maîtrise du logiciel Microsoft Office
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Maîtrise du français et du créole, à l'oral et à l'écrit
•
Maîtrise de l'anglais parlé et écrit.
•
Rigueur et discrétion
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Ponctuel(e), dynamique, courtois(e), proactif(ve), fiable, disponible et dévoué(e) à la mission de Papyrus.

De 8h à 4h30 du lundi au vendredi et parfois le samedi pour faire face aux circonstances particulières.

Lettre de motivation et Curriculum vitae

Veuillez indiquer le poste pour lequel vous postulez dans l'objet du courriel.