Mercy Corps est animé par la conviction qu'un monde meilleur est possible. Pour ce faire, nous savons que nos équipes font leur meilleur travail lorsqu'elles sont diverses et que chaque membre de l'équipe a un sentiment d'appartenance. Nous accueillons des origines, des perspectives et des compétences diverses afin d'être plus forts et d'avoir un impact à long terme.

Mercy Corps a rejoint Haïti deux jours seulement après le séisme dévastateur du 12 Janvier 2010 en Haïti, et a déployé des équipes d'intervention d'urgence à Port-au-Prince. L’objectif primordial de ce programme était de répondre aux besoins immédiats des survivants dans un pays déjà vulnérable. Quatre ans plus tard, Mercy Corps se concentre sur la réduction des écarts entre la phase d'urgence et les programmes de développement à long terme. Nous aidons les communautés à développer leurs propres idées pour résoudre les problèmes les plus redoutables d'Haïti et de créer une société plus sûre, plus productive et plus juste. Nos programmes sont élaborés de manière à renforcer la capacité des communautés à affronter, adapter et transformer les impacts et les contraintes, à stimuler le développement agricole, améliorer la gestion des ressources naturelles, et à créer des opportunités économiques pour les populations vulnérables.

Le département des Ressources Humaines a la responsabilité de conseiller et supporter les employés dans les domaines d’apprentissage et développement, code de conduite et conditions de travail, relations internes, recrutement et rétention, et fonctionnement des bureaux. Ce poste est également responsable de la coordination avec les finances dans la génération de la paie mensuelle. On attend du HR/Admin Officer qu’il/elle puisse supporter efficacement les besoins RH et administrative a Port au Prince. Il faut étudier et connaitre les lois nationales relative au RH et l’administration, les procédures et politiques établies de Mercy Corps et aussi meilleures pratiques relative aux ressources humaines. On attend aussi de ce rôle la capacité de comprendre la relevance des Ressources Humaines par aux besoins de l’équipe Mercy Corps en Haïti.

Recrutement & Sélection :
• Préparer et publier des annonces pour un nouveau poste tel que requis dans le formulaire de demande de personnel ; aider le personnel à élaborer des descriptions de poste exactes et à donner des conseils sur l’attribution des échelons salariaux;
• Supporter le processus de sélection et la présélection des CV ; prépare les questionnaires d’entrevue avec le gestionnaire du poste respectif
• Assister la gestionnaire des ressources humaines dans les entrevues, la formation des comités d’entrevue sur la procédure et les attentes, y compris la documentation requise telle que les questionnaires d’entrevue et les feuilles de notation ;
• Faciliter tous les documents des nouveaux employés, y compris l’ouverture de nouveaux dossiers d’employés et les documents requis et faciliter leur inclusion dans la paie ; responsable de tous les autres documents décrits dans la liste de vérification des dossiers des employés. La personne s’assurera que tout le dossier est à jour et mis à jour
• Faciliter l’orientation des nouveaux employés à l’aide des outils fournis ; Établit un plan d’orientation pour chaque nouvel employé avec le superviseur ; Responsable de l’orientation sur les règles et règlements spécifiquement liés aux ressources humaines;



Masse Salariale :
• Saisie de données dans le processus de paie mensuel en collaboration avec le gestionnaire des ressources humaines ; et s’assurer que les feuilles de temps et les données sur les congés sont saisies et exactes. Veiller à ce que la paie soit versée en temps opportun pour financer l’allocation et le décaissement en temps opportun des salaires ;

Formation et développement :
• Évaluation des besoins en formation et coordination des formations pour les employés de MC ; Fournir un soutien aux personnes qui préparent leur évaluation annuelle pour articuler et identifier les besoins de perfectionnement professionnel ;
• Rechercher et diffuser toutes les possibilités de formation pertinentes aux chefs de département en consultation avec le responsable des ressources humaines ;
• Tenir des dossiers de formation dans les dossiers des employés ;

Administration :
• Aider à la coordination de tâches administratives de Mercy Corps a Port au Prince et dans les autres bureaux Mercy Corps.
• Appuyer le département dans la gestion administrative du bureau (suivi des paiements des factures de téléphone, hébergements, fournisseurs, assurances et PSS),
• Faire le Dispatch interne et externe des courriers de Mercy Corps aux différents destinataires et gérer la base de données inhérente ;
• En lien avec le programme et la finance, élaborer les demandes de paiement pour les contrats de services.
• Faire le suivi des consommables bureaux et cuisines ;
• Assurer la réservation des chambres d’hôtels pour les visiteurs à PAP;
• Assurer le suivi méticuleux des dates de fin de contrat de baux et assurer leur renouvellement le cas échéant.
• Maintenir un archivage papier et électronique à jour des contrats, correspondances et tout autre document administratif.
• Initier les demandes d’entretien, maintenance et gestion des installations du bureau.
• Initier les commandes d’approvisionnements des consommables, fournitures bureau y compris l’eau, les produits pour la pause-café, de nettoyage, etc.
• Effectuer le suivi de l’utilisation de ces fournitures et consommables tout en s’assurant de leur utilisation raisonnable.
• Participer à la planification des activités du bureau et servir d’appui dans la gestion administrative des différents consultants et employés.
• Relier, corriger et assurer le suivi des dossiers en cours de signature à Port au Prince (paiement des bases, des fournisseurs, hôtels, contrats journaliers et de fournisseurs, demandes d’avances, dossiers de voyages etc.) les archiver conformément au standard minimum de Mercy Corps.
• Recevoir, trier et distribuer les envois / envois quotidiens.
• Maintenir la continuité entre les équipes de travail en documentant et en communiquant les actions, les irrégularités et les besoins continus.
• Tenir à jour les tableaux d’annonces administratives.

Autres fonctions :
• Aider le responsable des ressources humaines à identifier les lacunes du système / politique des ressources humaines et à définir des politiques appropriées en tenant compte de la loi foncière
• La personne veillera à ce que les données saisies dans HCM soient effectuées avec exactitude, exactitude et en temps opportun.
• Saisie de données dans le processus de paie mensuel en collaboration avec le gestionnaire des ressources humaines ; et s’assurer que les feuilles de temps et les données sur les congés sont saisies et exactes. Veiller à ce que la paie soit versée en temps opportun pour financer l’allocation et le décaissement en temps opportun des salaires;


STRATEGIE ET PLANIFICATION

• Travailler avec l'équipe de direction régionale pour développer et soutenir la stratégie régionale.
• Mobiliser les services de soutien et les ressources de gestion des risques pour permettre aux équipes de direction du pays et de la région d'exécuter leurs priorités stratégiques respectives.
• Diriger l'élaboration et l'administration des rapports régionaux et nationaux sur les indicateurs clés en matière de finances, d'opérations et de ressources humaines.
• Gérer et administrer les budgets de base régionaux en coordination avec le leadership régional et mondial.
• Diriger la mesure et l'analyse des indicateurs de performance clés régionaux afin d'éclairer la prise de décision stratégique

SYSTÈMES RÉGIONAUX ET FONCTIONS D'APPUI

• S'assurer que des systèmes efficaces sont en place dans tous les Bureaux Pays pour la gestion adéquate des ressources humaines, des fonctions de soutien financier et opérationnel sur le terrain ;
• Examiner et soutenir l'adhésion des équipes de pays aux politiques et procédures de Mercy Corps et des donateurs ;
• Saisir et diffuser les meilleures pratiques en matière d'opérations, de finances et de systèmes RH dans les équipes des pays afin de garantir la qualité et les normes les plus élevées.
• Fournir un soutien dédié aux équipes de pays en cas d'urgence ou de démarrage d'un programme complexe nécessitant des ressources supplémentaires.
• Collaborer avec les responsables financiers des pays pour produire des budgets directeurs semestriels.

RESSOURCES HUMAINES, SAUVEGARDE ET DIVERSITÉ

• Soutenir les initiatives mondiales et régionales de Mercy Corps en matière de ressources humaines, y compris la sauvegarde et la diversité, et le développement des talents ;
• Collaborer avec l'équipe des personnes pour promouvoir l'accès du personnel à des opportunités d'apprentissage de haute qualité, en mettant l'accent sur le développement des membres de l'équipe nationale ;
• Contribuer à l'intégration des membres de l'équipe senior, en veillant à ce qu'ils soient prêts à réussir et à ce qu'ils se familiarisent avec les systèmes, les procédures et les protocoles de l'agence.

GESTION DU RISQUE

• Engager et soutenir les pays de toute la région pour s'assurer que des systèmes de gestion des risques adéquats sont en place ;
• Collaborer avec les dirigeants des pays pour soutenir la préparation et la réponse aux événements perturbateurs majeurs ;
• S'engager avec les équipes des pays sur le processus d'audit interne pour suivre les conclusions et s'assurer que l'équipe du pays se conforme aux conclusions et recommandations de l'Audit Interne ;
• S'engager avec les responsables de l'éthique et de l'assurance au niveau des pays ainsi qu'avec le département mondial de l'éthique et de l'assurance pour suivre et analyser les tendances et les besoins dans les pays ;

RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE PROTECTION
• Apprend activement sur la protection et l'intègre dans son travail, y compris la protection des risques et les mesures d'atténuation liées à son domaine de travail ;
• Pratique les valeurs de Mercy Corps, y compris le respect de la dignité et du bien-être des participants et des autres membres de l'équipe;
• Encourage l'ouverture et la communication au sein de son équipe ; encourage les membres de l'équipe à soumettre des rapports s'ils ont des préoccupations en utilisant des mécanismes de signalement, par exemple la ligne d'assistance téléphonique pour l'intégrité et d'autres options ;

Responsabilité de supervision
Les Ménagères

Redevabilité :
Rend Compte Directement à : Manager Administration et RH
Travail Directement avec : Head of Office

Redevabilité envers les Participants et les Parties Prenantes

Les membres de l'équipe de Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts visant à rendre des comptes, en particulier aux participants à nos programmes, aux partenaires communautaires, aux autres parties prenantes, et aux normes internationales guidant le travail de secours et de développement international. Nous nous engageons à impliquer activement les communautés en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l'évaluation de nos projets sur le terrain.

• Diplôme en ressources humaines, en administration des affaires ou une certification en ressources humaines reconnue à l'échelle internationale (au moins trois années d'expérience à ce niveau dans le domaine des ressources humaines seront considérées au lieu d'un diplôme)
• Au moins 5 ans d'expérience dans les fonctions de ressources humaines et d'administration de bureau.
• Expérience confirmée de la gestion des processus de ressources humaines ; expérience dans la conception de processus RH préférée.
• Aptitude confirmée à gérer les ressources, notamment le budget, les stocks et / ou les actifs.
• Connaissance approfondie des lois fondamentales du travail relatives au recrutement, aux contrats, à la documentation et aux licenciements.
• Expérience préalable de la gestion de bases de données, des systèmes d’inventaire et d’exceller.
• Expérience confirmée dans la formation et la facilitation.

Apprentissage Continu
Conformément à notre conviction que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés que nous servons, nous donnons à tous les membres de l'équipe la possibilité de consacrer 5 % de leur temps à des activités d'apprentissage qui favorisent leur croissance et leur développement personnels et/ou professionnels.

Diversité, Equité et Inclusion
La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous constituons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation de personnes d'origines, de croyances, de milieux et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti de la puissance collective de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous nous efforçons d'instaurer une culture de la confiance et du respect, où chacun apporte son point de vue et son authenticité, réalise son potentiel en tant qu'individu et en tant qu'équipe, et collabore pour accomplir le meilleur travail de sa vie.
Nous reconnaissons que la diversité et l'inclusion sont un parcours, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs que nous ne le sommes aujourd'hui.

Égalité des Chances en Matière d'Emploi
Mercy Corps est un employeur qui respecte l'égalité des chances et ne tolère aucune discrimination, quelle qu'elle soit. Nous recherchons activement des origines, des perspectives et des compétences diverses afin d'être collectivement plus forts et d'avoir un impact mondial durable.
Nous nous engageons à fournir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l'égalité des chances en matière d'emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, l'identité de genre, l'expression de genre, la religion, l'âge, l'orientation sexuelle, l'origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH/SIDA), l'état civil, le statut de vétéran militaire ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.

Sauvegarde et Ethiques
Mercy Corps s'engage à ce que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu'il s'agisse de membres de l'équipe, de membres de la communauté, de participants aux programmes ou autres, soient traitées avec respect et dignité. Nous nous engageons à respecter les principes fondamentaux relatifs à la prévention de l'exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et le CPIA (Comité Permanent Inter-Agences) ; et nous avons adhéré au Système de Divulgation des Fautes Professionnelles entre Institutions.
En postulant pour ce poste, un candidat confirme qu'il n'a pas déjà enfreint la politique d'un employeur en matière d'inconduite sexuelle, d'exploitation et d'abus sexuels, de protection de l'enfance ou de traite des personnes.
Nous ne tolérerons pas la maltraitance des enfants, l'exploitation sexuelle, les abus ou le harcèlement par ou des membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d'un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l'équipe doivent se comporter de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et valeurs du code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l'équipe sont tenus de suivre des cours d'apprentissage en ligne obligatoires sur le code de conduite à l'embauche et sur une base annuelle. En tant que candidat, si vous êtes témoin ou victime d'une forme quelconque d'inconduite sexuelle au cours du processus de recrutement, veuillez le signaler à la ligne d'assistance téléphonique pour l'intégrité de Mercy Corps (integrityhotline@mercycorps.org).

Le poste est basé à Jérémie, en Haïti. Il nécessite jusqu'à 40 % de déplacements pour soutenir les programmes nationaux, ce qui peut inclure des déplacements dans des endroits peu sûrs où la liberté de mouvement est limitée et dans des zones où les commodités sont limitées. Le logement pour ce rôle est en logement individuel et le personnel aura accès à de bons services médicaux et les conditions de vie sont d'un niveau élevé.

CV et lettre de motivation

Facteurs Clés de Succès
• Excellent sens de l'organisation et souci du détail.
• Fortes compétences interpersonnelles et en communication ; capable d'adapter les styles de communication à différents publics et situations.
• Curiosité et intérêt de nouer des liens avec des groupes de pairs et d’élargir les connaissances et l’expertise sur les tendances actuelles en matière de ressources humaines et d’administration, de meilleures pratiques, de leçons apprises et de nouveaux développements.
• Capable de préserver la confidentialité et de renforcer la confiance de ses collègues.
• Aime identifier et résoudre des problèmes pour améliorer le fonctionnement de l’équipe et assurer un environnement de travail sain.