Le CECI-HAITI recherche pour emploi immédiat pour son bureau basé à Port-au-Prince

Un-e Secrétaire de direction

Le-La Secrétaire de Direction assure une assistance en termes d’organisation et de logistique pour le-la directeur-trice du CECI-HAITI. Il-Elle est également un appui en termes d’accueil physique et téléphonique. Il-Elle assure un premier niveau de réponse pour les collaborateurs-trices tout en veillant au respect de la confidentialité et des délais.

Sous l’autorité du-de la directeur-trice du CECI-HAITI, la Secrétaire de Direction est chargée d’assister le/la directeur du CECI en Haïti dans l’exercice de ses fonctions de livraison d’un programme de qualité, de représentation, de développement de la programmation, de gestion administrative et financières, de rayonnement et de pilotage du processus d’autonomisation. Elle gère la documentation stratégique, fait l’interface entre la direction et le Comité aviseur ainsi que les partenaires et les autres départements.

Fonctions principales
a) Assistance à la direction

• Gérer la correspondance et les dossiers de la direction
• Planifier et organise les rencontres périodiques (réunion du personnel, rencontre de l’équipe de gestion), cordonne la préparation des procès-verbaux et assure avec les concernés, le suivi des résolutions stratégiques
• Assurer la gestion de la banque de dossiers stratégiques, des rapports techniques, des dossiers de présentation du CECI-HAITI
• Assister le-la Directeur-trice, et le cas échéant certains Chefs de Projets, dans le suivi de l’exécution des projets, en particulier des projets de services d’Appui technique (suivi des échéanciers et des facturations), dans la gestion des contrats, des accords de financement et des relations avec les bailleurs de fonds
• Servir d’interface entre la direction et le personnel ainsi que les partenaires externes et l’équipe du CECI au Canada et dans les Amériques
• Tenir à jour l’agenda du-de la Directeur-trice et l’appuie pro activement dans le suivi
• Assurer les services administratifs de base pour le-la Directeur-trice du CECI-HAITI en mission à l’extérieur et pour le personnel du Siège social en mission en Haïti (réservation d’hôtel, achats de billets d’avion, etc.)
• Assister le Directeur dans le maintien des relations avec les bailleurs de fonds et les Clients

• Coordonner, en collaboration avec l’équipe des communications, les événements inscrits dans l’agenda institutionnel aux fins de communication, de positionnement et de visibilité tels : réunions du comité aviseur, séminaire annuel, ateliers de bilan programmation périodique, cocktails, réunions de personnel ou d’équipe de gestion
• Diffuser régulièrement les informations pertinentes au sein du personnel (arrivée de nouveaux employés, appels d’offres gagnés ou nouveaux financements obtenus, lancement de nouveaux projets)

• Superviser le travail de la Secrétaire-Réceptionniste en organisant l’Accueil et en veillant scrupuleusement à la bonne tenue de la réception

b) Appui au Développement de la programmation

• Contribuer au développement de la programmation (DP) notamment dans la veille des opportunités, la préparation et le formatage final des Offres de services, l’expédition des dossiers de soumission, l’archivage des dossiers sensibles et le cas échéant dans le suivi avec les bailleurs de fonds
• Contribuer à établir un système de gestion de la banque de dossiers stratégiques de l’organisation (documents internes, livrets, brochures, publications officielles, documents de travail, synthèses d’ateliers de réflexion, politiques des différents ministères partenaires, etc.)

• Réaliser tout mandat ad hoc relevant de sa compétence et demandé par le-la directeur-trice du CECI-Haïti ou son représentant autorisé.

Exigences et critères de sélection :
• Diplôme professionnel en Secrétariat de Direction d’une école reconnue, Assistanat de Direction ou équivalent
• 5 ans minimum d’expérience pertinente dans un poste similaire (dans un environnement anglophone et une ONG est un atout) avec une pratique avérée du secrétariat de Direction ou d’Assistante administrative
• Diplôme ou expérience en Gestion et Administration (gestion des ressources humaines) un atout
• Bonne maîtrise du Français, de l’Anglais à l’oral et à l’écrit, et Espagnol de base
• Maîtrise de l’environnement Windows et des logiciels (Word, Excel, Power point, Photoshop)
• Ouverture et intérêt pour les nouvelles techniques et technologies de présentation

Qualités et Atouts
• Sens de l’organisation
• Capacité à travailler en équipe
• Bonne communication interpersonnelle, courtoisie
• Bonne capacité à interagir avec des cultures différentes
• Discrétion et digne de confiance
• Excellente capacité de rédaction
• Créativité et innovation
• Gestion de temps et des priorités, flexibilité
• Autonomie, jugement, capacité d’analyse
• Souci des délais et des engagements pris
• Méthode de travail, capacité d’adaptation
• Capacité de résistance aux contraintes et aux situations stressantes
• Capacité de gestion des conflits
• Bonne représentation, fiabilité
• Grand sens des responsabilité et proactivité
• Disponible pour travailler, au besoin, en dehors des heures de bureau et éventuellement en dehors de Port-au-Prince

• Contrat à durée déterminée
• Avantages sociaux concurrentiels
• Salaire à déterminer selon l’expérience
• Poste basé à Port-au-Prince

CV détaillé en français, copies de diplôme(s), deux (2) lettres de référence, une lettre de motivation manuscrite et exigible démontrant l’intérêt pour le poste.

NB. - Postes ouverts aux candidats des deux sexes. - Seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées pour entrevue.

Réf : Poste Secrétaire de Direction / CECI-HAITI