Nous recherchons un/un(e) secrétaire de bureau compétent(e). Il/Elle effectuera des tâches administratives en assurant la bonne gestion du bureau de la fondation, et en assurant que le personnel et les gestionnaires de projets disposent du soutien nécessaire pour travailler efficacement.
Fonctions
Responsabilités Principales (Liste non exhaustive):
-Prendre bonne connaissance des politiques de la fondation et de ses bailleurs, afin d’assurer leur respect dans l’exécution de ses fonctions.
-Donner le support administratif pour les opérations et projets de la fondation avec les divers partenaires et Bailleurs de fonds.
-Donner le support administratif en coordination avec les responsables des projets dans la préparation des activités régulières reliées aux projets.
-Créer et maintenir à jour les dossiers et les bases de données contenant des données personnelles, financières et autres.
-Assurer le classement et l’archivage des différents documents relies à l’administration de la fondation, ainsi qu’aux projets reliés.
-Assurer le bon fonctionnement du bureau de la fondation, ainsi que la bonne gestion et sauvegardes des biens matériels et intellectuels du bureau.
-Ouvrir et fermer le bureau de la fondation.
-Suivre les stocks de fournitures de bureau et passer des commandes au besoin.
-Rédiger les minutes des rencontres du conseil d’Administration de la fondation
-Maintien des registres comptables.
-Maintien des registres et les rapports du calendrier de travail des différents programmes.
-Gérer les appels et la correspondance (courrier électronique, lettres, colis, etc)
-Soumettre les rapports dans les délais et préparer les présentations/propositions qui ont été demandées
-Supervision du travail du personnel de soutien (personnel de nettoyage, etc).
-Assurer la bonne exécution de toute taches qui lui soit demandé par son supérieur hiérarchique dans le cadre de l’exécution de son travail.
Qualifications Requises
- Formation en Secrétariat ou Sciences Administratives
- Bonnes connaissances en informatique/Utilisation courante d’Excel, Word et Power Point.
- Pouvoir travailler de manière autonome et organisée.
- Bonnes relations humaines.
- L’appréciation et le respect pour les animaux.
- Langue : français, Créole et anglais de base.
Dossier de candidature doit avoir ...
-Lettre de manifestation d'intérêt
-Curriculum Vitae
-Copie des certificats et Diplômes obtenus
-References de travail
