L’Officier/Officière de Paie doit s’assurer que toutes les activités de la paie, au paiement des taxes et charges fiscales, des prestations finales et du PAR soient en conformité avec les procédures de rémunération de la mission et des exigences des codes du travail et fiscal ; Il/Elle prépare les demandes de chèques pour les créances au gouvernement, les allocations, les salaires ainsi que le paiement des prestations finales et PER si applicable. Il/Elle doit garantir que tous les rapports connexes au payroll et aux allocations et autres soient soumis dans les delais.

1. Gestion de la paie – 40%

• Faire la collecte et la compilation des données suivantes pour les imputations au payroll: Feuilles des heures supplémentaires (OT), feuilles de paie du mois précédent, remboursement ONA, ONAPAM, prêts (achat de médicaments, sur le PER, sur le boni, avance sur salaire) et tous autres prélèvements ;
• Vérifier la conformite des documents de support au payroll (Contrats, addendums, lettre de fin de contrat et autres) ;
• Assurer la conformité du calcul des heures supplémentaires fournies par les département/projets et effectuer la vérification nécessaire ;
• Préparer mensuellement le cash call pour les dépenses de la paie et des prestations finales ; obtenir l’approbation du Manager administratif des RH avant de l’acheminer à la finance ;
• Préparer les rapports relatifs à la paie (bank report, allocations, salaires et autres) et les soumettre au Superviseur immédiat pour vérification ;
• Préparer et imprimer les fiches de paie systématiquement après la paie ; s’assurer qu’elles soient signées par les employés et ensuite les classer dans les dossiers respectifs;
• Faire la demande de chèque, auprès de la Finance, pour les paiements/avances de salaires, au besoin.
• Effectuer et vérifier les calculs des ajustements (AJES : payroll, ONA, PER, OFATMA, bonus, etc…) des rappels de salaires, de fractions de salaires et des heures supplémentaires (OT) ;
• Préparer les demandes de chèque pour la paie et les soumettre au Manager Administratif des RH avant ou le 15 de chaque mois pour les suites nécessaires ;
• S’assurer que la paie de tous les employés de la mission figure dans le rapport financier mensuel en ajustant les charges à payer ; et que ces comptes correspondent toujours avec le celui du bilan ;
• Rédiger toutes les correspondances relatives à la paie et aux déductions (avis de débit ou de crédit, etc…) ;
• Garantir la confidentialité et la sauvegarde mensuelle des fichiers des rapports de la paie sur des supports fiables (;
• Préparer mensuellement les rapports et ajustements de la provision : du boni, de l’OFATMA, du plan d’épargne retraite (PER), de l’ONA, (cotisation employeur), du Spécial Accrual, de l’Assurance ;
• Réconcilier les comptes du passif correspondants à la paie et les soumettre au Manager Administratif des RH avant ou le 20 de chaque mois ;
• Préparer mensuellement une liste mise à jour qui réconcilie le compte bilan ;
• S’assurer que le plan d’épargne retraite des employés soit provisionné en USD $ au taux du jour de l’AJE sur le compte approprié ;
• Préparer mensuellement « l’Income Information Report » pour être envoyé à Atlanta ;
• Préparer l’Accrued Vacation à partir du rapport de congé des employés nationaux pour la préparation des ajustements y relatif tous les fins de mois ;
• préparer les ajustements des rapports relatifs au congé du staff international et;
• Préparer les ajustements pour les rapports de préavis des Contrats à durée indéterminée, Contrat à durée déterminée.
• Garantir que la paie s’effectue selon le calendrier établi

2. Gestion des rapports d’activités personnelles (PAR) – 10%

• Envoyer à tout le personnel les notifications mensuelles pour le processus de soumission des Personal Activity Report (PAR)
• Préparer et communiquer le rapport des retardataires au superviseur et assurer le suivi pour compléter la soumission des PAR
• Préparer et soumettre mensuellement à la finance le rapport des PAR.

3. Préparation des rapports de taxes et charges fiscales – 20%

• S’assurer mensuellement que les prélèvements faits sur la paie des employés réconcilient avec les paiements effectués à la DGI, à la compagnie d’assurance, aux remboursements des prêts à l’ONA et à l’ONAPAM ;
• Tenir et calculer un échéancier pour les prêts sur le PER, l’ONA, l’ONAPAM le boni et tous autres prêts des employés ;
• Préparer mensuellement les rapports de l’ONA, l’OFATMA, le PER, le boni, prêt sur plan d’épargne retraite, prêt à l’ONA, prêt sur boni, vacances, préavis… qui réconcilient avec les comptes du bilan.
• Maintenir un fichier à jour par bureau pour l’ONA, L’OFATMA, le plan d’épargne retraite et le boni. Ces listes doivent représenter la principale source d’information pour ces différents bénéfices. Le dossier de l’ONA doit contenir, la liste des employés envoyée chaque mois à l’ONA avec son accusée de réception et une copie du reçu de l’ONA.
• Tirer à la fin de chaque mois les sub Analysis relatifs à la paie ;
- Après l’importation et la validation de la paie de PAP pour vérification des comptes.
- Après l’importation des bureaux de terrain pour une vérification globale de l’ensemble des comptes.
• Faire un suivi minutieux du paiement des taxes et charges fiscales au plus tard le 10 de chaque mois au plus tard. Maintenir un dossier d’acquittement pour la DGI ou une copie de tous les paiements effectués à ce dernier soit classée dans un fichier séparé ;
• Faire le vis-à-vis avec les instances gouvernementales : ONA, DGI, OFATMA ;
• Preparer et soumettre individuellement aux membres du personnel le relevé des taxes payés pendant l’année fiscale de la DGI.

4. Gestion des paiements de prestations – 20%
• Recueillir, collecter et vérifier toutes les informations pour la préparation des prestations finales (balances de congé, avances non clarifiées, balance de prêts et autres) ;
• S’assurer qu’aucun contrat de prêt ne lie l’employé par l’intermédiaire de CARE à l’ONA avant la finalisation de son décompte final ;
• Préparer le calcul des prestations finales et du PER accompagné de toute la documentation nécessaire à la vérification du dossier et le soumettre au superviseur pour vérification ;
• Préparer le formulaire de décompte final en trois originaux une fois la feuille de calcul des prestations est approuvée ;
• Assurer le suivi avec la finance pour l’émission des chèques de prestations et de PER, si applicable ; Remettre le chèque à l’administration RH ;
• Tenir informer toutes les entités concernées (superviseur, membres RH, finance, DASG, etc.) de toutes difficultés rencontrées dans le processus de prestations finales ;
• Préparer le rapport de demande de chèque et le soumettre mensuellement au superviseur immédiat et au Manager administratif des RH.
5. Autres taches – 10%
• Effectuer des verifications regulières pour s’assurer que tous les rapports financiers relatifs a la paie soient conformes aux normes d’audit ;
• Assister les auditeurs internes et externes lors des audits des dossiers de la paie et soumettre les documents requis dans le cadre de l’audit dans les delais;
• Faire le suivi des recommandations d’audit.
• Assurer la préparation des rapports des effectifsour les besoins des organismes gouvernementaux tel que : le Ministère de la Planification et de la Coopération Externe, OFATMA, etc. ;
• Effectuer des visites régulières sur le terrain pour garantir une bonne compréhension du staff des politiques de la rémunération, des prelèvements des taxes et de la redevance sociale ;
• Mettre disponibile pour le personnel toutes les informations necessaires relatives a la paie ou au PER ;
•
• Procéder au scanning des documents des dossiers des employés au besoin des bailleurs ou pour audit.
• Etre disponible pour donner son support à l’équipe d’urgence de CARE ;
• Exécuter toutes autres taches à la demande du superviseur immédiat.

• Etre détenteur d’un diplôme en comptabilité ou domaine connexe ;
• 3 années d’expérience équivalente dans une ONG dans un poste similaire ;
• Avoir une bonne connaissance des logiciels comptables ;
• Esprit de synthèse, d’initiative, Capacité d’organisation, autonomie et sens de la discrétion ;
• Capable de travailler sous pression ; faire preuve de bonne relation interpersonnelle, et avoir un bon esprit d’équipe ;
• Excellent maitrise de: Word, Excel, Outlook ;
• Bonne expression orale et écrite en francais, connaissance de l’anglais souhaitable.
• Etre disposé à travailler sur le terrain ;
• Bonne connaissance de la fiscalité Haïtienne et du code du travail.

Le poste est basé à Port-au-Prince (PAP) avec des déplacements réguliers sur le terrain.

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