2. Position dans l’Organigramme :

Il/Elle dépend hiérarchiquement de l’Officier Log-Admin Artibonite et aura sous sa supervision les chauffeurs et les gardiens.

3. Relations les plus courantes :
Il ou Elle travaillera en collaboration avec les membres de l´équipe du projet, de l’équipe Logistique de Port-au-Prince et développera des relations courantes avec les fournisseurs de biens et services.

4. Situation du poste

Pays et lieu de travail : Haiti, Gonaives
Date de commencement : 1er Mai 2018
Durée de la mission : CDD (9 mois)
Nouveau poste / remplacement : Nouveau Poste


5. Objectif du Poste :

Appuyer l’équipe du projet à l’acquisition de matériels, fournitures et de services permettant de réaliser les activités du projet et aussi assurer le déplacement du staff vers les lieux de travail.

5. Objectif du Poste :

Appuyer l’équipe du projet à l’acquisition de matériels, fournitures et de services permettant de réaliser les activités du projet et aussi assurer le déplacement du staff vers les lieux de travail.


6. Responsabilités/missions

En accord avec et sous la supervision de l’Officier Log Admin Artibonite, l´Assistant(e) Log-Admin doit :
- Assurer l’approvisionnement régulier en matériels, fournitures et services pour les activités du projet
- Appliquer et veiller aux respects des procédures et politiques d´achat
- Gérer les dossiers d appel d’offre, de la réception du besoin, à la publication et suivi des contrats de service et travaux associés
- Gérer le système d`archivage électronique du Service Logistique de la base
- Assurer le suivi des dossiers d’achat et veiller à la qualité des biens et services achetés
- Gérer le personnel à sa charge en répartissant et supervisant leurs taches quotidiennes et hebdomadaires en fonction des priorités opérationnelles.
- Planifier et assurer le déplacement du staff sur le terrain.
- Assurer le fonctionnement adéquat du bureau des Gonaives.

6.1. Achat de biens

 Etablir et mettre à jour une liste de contact de tous les fournisseurs potentiels tant aux Gonaives qu’à Port-au-Prince.
 Traiter, après le visa de l’Officier Log – Admin, toutes les demandes internes d’achat
 Procéder à la recherche de pro-forma ou cotation auprès des fournisseurs.
 Préparer les réquisitions en bonne et due forme suivant les pro-forma reçus
 Elaborer les documents d’analyse des offres (pro-forma) reçues et communiquer avec les demandeurs pour la décision finale sur l’achat.
 Accompagner les officiers à la mise à jour du plan d’approvisionnement
 Elaborer et Mettre à jour les tableaux de suivi des demandes internes ; réquisitions locales et externes de manière quotidienne.
 Mettre à jour de manière hebdomadaire les tableaux de suivi des réquisitions nationales de manière hebdomadaire
 S´assurer que les délais de livraison standard soient respectés, aussi bien pour les déstockages, achats locaux et réquisitions
 S’assurer que les biens achetés remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d'achats d’IO.
 S´assurer que tous les achats soient effectués en fonction des standards de qualité et des procédures d´achat IO.
 S’assurer du meilleur rapport qualité- prix
 Remplir les divers documents d’achat et s´assurer de la signature et l’autorisation de son Responsable hiérarchique pour effectuer les achats.
 Veiller à ce que tous les documents relatifs à l’Approvisionnement sont rédigés conformément aux procédures d´approvisionnement IO (Bon de commande, reçus, etc....)
 S´assurer du bon archivage et des documents relatifs à l´approvisionnement : Il devra faire le scanne du dossier complet et archivage sous BOX


6.2. Achat de services : GESTION D’APPEL D’OFFRE et CONTRAT-CADRE

 S’assurer que toute demande d’appel d’offre soit accompagnée des Termes de référence ou dossier technique (s’il s’agit de travaux de construction)
 S’assurer de la publication des appels d’offre et du suivi de la réception des offres
 Participer au tri des dossiers d’appels d’offres et suivre le processus d’analyse des offres, jusqu’à la décision finale.
 Prendre en charge l’écriture et le suivi de la réalisation des contrats de service, de biens et travaux associés
 Suivre les paiements et tranches de paiement attribués aux fournisseurs et le suivi de la réception partiel et/ou total avec le programme pour finaliser la dernière tranche de paiement
 Elaborer un dossier complet pour la finance afin de faciliter les paiements
 Faire le scan du dossier complet et archivage sous BOX
 Rédiger les contrats de travaux, accords de service et contrats de location (voitures, motos, carburant…), (en collaboration avec l’Officier Log Admin qui lui délèguera cette tache)
 Mettre à jour de manière hebdomadaire le tableau de suivi des contrats
 Etablir toute la documentation (réquisitions, cotations, reçu de paiement…) relatives aux paiements des journaliers et des contractants
 Assure l’archivage des contrats et des réquisitions en fonction des normes établies, en collaboration avec l’officier Log Admin
 Maintenir et garantir un bon rapport et suivi des fournisseurs pour toutes demandes d´information, sur la bonne réception des documents d´achat, le suivi des back orders, la mise à jour des prix.
 Rechercher de nouveaux fournisseurs potentiels, récolter des données pour de futurs achats (Nom du fournisseur, personne de contact, adresse, produit disponible, prix, conditions de vente, etc.)
 Suivre et mettre à jour la base de données fournisseurs.


6.3. Transport et déplacement

 Exiger du staff technique un planning hebdomadaire des déplacements sur le terrain
 Planifier les déplacements et coordonner avec l’équipe technique pour établir les priorités.
 Gérer convenablement suivant les normes d’Oxfam la flotte de véhicules affectés au projet
 S’assurer que les chauffeurs respectent les normes de conduite (vitesse maximale)
 S’assurer que les véhicules soient inspectés régulièrement et que les services se font à temps
 Faire en sorte que les véhicules en panne soient envoyés en réparation dans un délai raisonnable.
 Gérer une avance de fond d’achat de carburants pour les véhicules
 S’assurer que les tableaux de bord des véhicules soient remplis convenablement par les conducteurs.
 Assurer le bon archivage des contrats et des documents relatifs aux transports.

6.4. Gestion logistique et sécuritaire du bureau

 Etablir un calendrier de roulement pour les gardiens
 Veiller à la sécurité de l’espace de bureau (contrôle des sorties et entrées de visiteurs)
 Veiller au bon fonctionnement des meubles et autres matériels de bureau
 Faire réparer meubles, fournitures et matériels en panne
 Contrôle régulier des installations électriques et sanitaires pour vérifier tout mal-fonctionnement.

 Etre titulaire d´un diplôme universitaire supérieur dans le domaine de la logistique ou de la gestion administrative.
 Expérience d’au moins deux ans dans un Poste d’Assistant logisticien ou d’Assistant Administratif
 Très bonnes connaissances et maitrise des logiciels Excel et Word et plus généralement du Pack office Microsoft
 Capable de communiquer en français (parlé et écrit), la connaissance de l´anglais (parlé et écrit) serait un atout.

8. Conditions souhaitées :
 Expérience dans l`utilisation de système informatisé de gestion logistique (Helios, SAP, ..)
 Connaissance des matériels du domaine d’eau, d´assainissement, etc.


9. Autres Compétences :
 Capable de travailler de manière autonome,
 Faire preuve de bon sens,
 Esprit d’initiative et d’analyse
 Travail en équipe et Bonnes capacités interrelationnelles
 Capacité pour résoudre les problèmes
 Dons d’organisation et de planification
 Capacité pour déléguer
 Flexibilité (polyvalent)
 Adaptabilité
 Bon communicateur
 Dons de négociation
 Rigueur
 Capacité pour travailler sous pression de délais


Au regard de la nature de ses activités, OXFAM demande à tous ses employés des qualités de disponibilité et de flexibilité. L’employé pourra être amené, sur demande de son superviseur, à accomplir d’autres tâches que celles mentionnées dans son profil de poste et travailler en dehors des horaires mentionnés. Les formations dispensées sont obligatoires.

Ce profil de poste pourrait être amené à changer selon l’évolution des programmes.


Le non-respect des termes de cette description de poste sera sanctionné par les mesures disciplinaires stipulées dans le Règlement Intérieur

CV, lettre de motivation et copies de diplomes