Le présent appel d’offres a pour objet la sélection d’un prestataire qualifié chargé d’assurer les services de restauration lors des activités de formation, ateliers, réunions, conférences, séminaires et autres activités de développement professionnel organisés au Centre National de Formation (CNF) de Zanmi Lasante, à Hinche, département du Centre.
La prestation constitue un lot unique et indivisible. Le prestataire retenu sera lié à Zanmi Lasante par un contrat de service d’une durée de douze (12) mois, exécuté sur demande en fonction du calendrier réel des activités.

Le Centre National de Formation, à travers le Département de Formation Continue et Développement Professionnel de Zanmi Lasante, organise tout au long de l’année diverses activités de formation et de développement professionnel destinées au personnel de l’organisation ainsi qu’à certains partenaires. Ces activités nécessitent régulièrement la mise à disposition de services de restauration pour les participants, les facilitateurs et les intervenants.
Les besoins sont actuellement traités activité par activité, ce qui entraîne la répétition des démarches administratives et d’approvisionnement alors que les besoins sont récurrents durant l’année. La mise en place d’un contrat annuel de prestation vise à disposer d’un fournisseur préalablement sélectionné, à standardiser la qualité et les prix des services offerts aux participants et à améliorer la planification des activités.

Objectif général
Assurer la disponibilité d’un service de restauration fiable, de qualité, sécuritaire et adapté aux besoins des différentes activités organisées au Centre National de Formation.

Objectifs spécifiques
● Garantir la disponibilité d’un fournisseur de restauration pour les activités programmées au CNF;
● Assurer une qualité constante des repas et collations servis aux participants;
● Standardiser les menus, les portions et les prix applicables pendant la durée du contrat;
● Réduire les démarches administratives répétitives liées à la recherche d’un fournisseur pour chaque activité;
● Faciliter la planification budgétaire des activités de formation;
● Assurer le respect des horaires de livraison et de service;
● Garantir le respect des normes d’hygiène, de salubrité et de sécurité alimentaire;
● Permettre une meilleure traçabilité des commandes et des dépenses liées à la restauration

Résumé du poste :
Selon les besoins de chaque activité, le prestataire retenu pourra être sollicité pour fournir tout ou partie des services suivants :
● Petit-déjeuner;
● Pause-café (matin et après-midi);
● Collation;
● Déjeuner;
● Souper.

Toutes les prestations sont livrées au Centre National de Formation, à Hinche. Le soumissionnaire doit démontrer sa capacité à assurer la production et la livraison des repas à Hinche dans les délais et les conditions de conservation requis.
Les prestations comprennent, sauf indication contraire, l’achat des matières premières, la préparation, l’emballage, le transport et la livraison sur site, ainsi que la mise à disposition du matériel de service convenu (contenants, ustensiles, serviettes, gobelets).
Le prestataire devra être en mesure de proposer des alternatives raisonnables pour les restrictions alimentaires communiquées à l’avance, notamment des options végétariennes ou sans allergène courant.
Les menus définitifs et les quantités seront déterminés pour chaque activité en fonction des besoins communiqués par le CNF, dans les limites des formules et des prix unitaires contractualisés.
La signature du contrat ne constitue pas un engagement de Zanmi Lasante à commander un nombre prédéterminé de repas durant la période contractuelle. Les volumes indiqués à titre indicatif dans le dossier ne créent aucune obligation d’achat.

Modalités de commande et de planification
Le contrat fonctionnera sur la base de commandes spécifiques émises selon les besoins. Pour chaque activité, le CNF communiquera au prestataire :
● la date de l’activité;
● le nombre prévisionnel de participants;
● le type de service demandé;
● le menu ou la formule retenue;
● les heures prévues pour chaque service;
● toute exigence alimentaire particulière connue.
Dans la mesure du possible, les commandes seront communiquées au prestataire au moins quarante-huit (48) à soixante-douze (72) heures avant l’activité. Toute modification importante du nombre de participants sera communiquée dans les meilleurs délais.
Le nombre final de repas à facturer devra correspondre au nombre confirmé conformément aux modalités convenues entre les parties. Aucune prestation ne pourra être facturée en l’absence d’une commande préalablement approuvée par le représentant désigné de Zanmi Lasante.

Exigences relatives à la qualité, à l’hygiène et à la sécurité alimentaire
Le prestataire devra :
● préparer les aliments dans des conditions appropriées d’hygiène et de salubrité;
● utiliser des produits frais et propres à la consommation;
● garantir une qualité constante des aliments;
● respecter les menus et quantités préalablement convenus;
● assurer des portions adéquates et uniformes;
● maintenir les aliments à une température appropriée jusqu’au moment du service;
● utiliser des contenants propres et adaptés au transport des aliments;
● respecter les horaires de livraison convenus;
● assurer une présentation adéquate des repas;
● veiller à ce que le personnel affecté à la préparation et au service soit en bonne santé, correctement formé et doté des équipements d’hygiène requis.
Aucune modification importante du menu convenu ne devra être effectuée sans l’autorisation préalable du représentant désigné du CNF.
Zanmi Lasante se réserve le droit de procéder, à tout moment et sans préavis, à une visite des installations de production du prestataire afin de vérifier le respect des exigences d’hygiène et de salubrité.
Responsabilités du prestataire
Le prestataire retenu sera responsable de :
1. l’achat des matières premières nécessaires;
2. la préparation des aliments;
3. l’emballage approprié des repas;
4. le transport et la livraison au CNF, à Hinche;
5. la ponctualité des services;
6. la qualité et la salubrité des aliments;
7. la disponibilité du personnel nécessaire à la préparation et, lorsque demandé, au service;
8. la fourniture du matériel de service convenu;
9. la gestion appropriée des déchets générés directement par son service, lorsque applicable;
10. la transmission des factures et pièces justificatives conformément aux procédures administratives établies.

Durée du contrat
Le contrat sera conclu pour une période de douze (12) mois à compter de la date de signature. La continuité ou le renouvellement éventuel du contrat sera déterminé en fonction :
● de la qualité des services fournis;
● du respect des engagements contractuels;
● de la ponctualité;
● de la satisfaction des utilisateurs;
● de la compétitivité des prix;
● et des procédures institutionnelles applicables.

Le prestataire soumettra une facture pour les services effectivement fournis, conformément aux commandes préalablement approuvées. Chaque facture devra notamment préciser :
● la date de l’activité;
● le type de service fourni;
● le nombre de personnes servies;
● le prix unitaire;
● le montant total et toute autre information ou pièce justificative exigée par les procédures administratives de Zanmi Lasante.
Les factures sont accompagnées de la commande approuvée et du rapport de réception confirmant la conformité des services rendus.
Le paiement est effectué dans un délai de quinze (15) jours calendaires suivant la réception d’une facture conforme et du rapport de réception, conformément aux procédures financières et administratives en vigueur au sein de Zanmi Lasante.
Aucune avance ne sera consentie. Les prestations non conformes ou non commandées ne donnent lieu à aucun paiement.