Dans le cadre du renforcement de son dispositif de contrôle interne, HELVETAS Haïti souhaite, d’une part, s’assurer de la fiabilité de son registre des immobilisations et de la traçabilité des biens manquants, endommagés, obsolètes ou non fonctionnels et, d’autre part, vérifier la fiabilité du calcul de la provision comptable relative au fond de prévoyance et sa concordance avec les écritures comptables.
Afin de disposer d’une base rigoureuse et documentée avant toute procédure de sortie d’actifs, ainsi que d’une méthode fiable de correction et d’allocation de la provision par projet, HELVETAS souhaite recruter un cabinet indépendant pour réaliser les deux composantes de vérification décrites ci-dessous.

Résumé du poste :
Composante A : Vérification de l’inventaire des immobilisations
• Réaliser un inventaire physique exhaustif des immobilisations présentes dans les bureaux HELVETAS concernés par la mission, à une date de référence convenue avec HELVETAS.
• Rapprocher l’inventaire physique du registre des immobilisations existant et des comptes correspondants dans la comptabilité.
• Vérifier, pour chaque bien, l’exactitude des principales données du registre : projet/bailleur, prix d’acquisition, date d’achat, localisation, code ou étiquette d’identification et, le cas échéant, numéro de série.
• Vérifier que chaque immobilisation dispose d’un code ou d’une étiquette physique lisible et cohérent avec le registre, et identifier les biens non étiquetés ou devant être ré-étiquetés.
• Identifier, classifier et documenter les écarts constatés, notamment les biens manquants, perdus, volés, endommagés, obsolètes, non fonctionnels, transférés ou dont la localisation ne peut être confirmée, avec les pièces justificatives disponibles.
• Conduire, lorsque nécessaire, des entretiens avec les responsables concernés afin de documenter les cas de perte, vol, accident ou dommage et de vérifier l’existence des rapports ou pièces justificatives correspondants.
• Établir une liste consolidée finale, par bureau et par projet/bailleur, pouvant servir de base aux éventuelles procédures de sortie d’actifs.
Composante B : Vérification du calcul et de la provision comptable relative au Fonds de prévoyance
• Vérifier l’exactitude du calcul de la provision dans le fichier Excel de référence, notamment la base de calcul, l’ancienneté, les salaires, les taux appliqués et leur conformité avec l’article 10.8 du Règlement du personnel Haïti.
• Rapprocher le montant calculé de la provision avec le passif enregistré dans la comptabilité.
• Identifier et quantifier les écarts et en déterminer les causes possibles : erreurs de calcul, données salariales non actualisées, changements de statut du personnel non reflétés, erreurs d’allocation ou autres causes pertinentes.
• Proposer les écritures correctives nécessaires, ventilées par projet actif, conformément aux règles comptables et d’allocation des coûts d’HELVETAS.
• Documenter la méthode de correction retenue et la logique d’allocation par projet.
• Élaborer, en coordination avec le Responsable Finance National et le Responsable Finance au Siège, un plan de correction comprenant les écritures proposées et leur répartition par projet.
3. Périmètre de la mission
• Couverture géographique : bureaux de Jacmel, Port-au-Prince, Belle-Anse et Les Cayes
• La mission couvre les immobilisations et données comptables relevant du programme HELVETAS Haïti dans les sites retenus.
4. Livrables attendus
• Registre des immobilisations final, actualisé et réconcilié, présenté par bureau et par projet/bailleur.
• État du marquage des actifs, incluant la liste des biens non étiquetés ou nécessitant un nouveau marquage.
• Liste documentée des écarts d’inventaire, avec justification et pièces disponibles pour chaque cas, prête à servir de base aux éventuelles demandes de sortie d’actifs.
• Rapport de vérification du calcul de la provision comptable relative au Fonds de prévoyance, incluant le recalcul, le rapprochement avec les comptes et l’analyse des écarts.
• Fichier Excel de calcul corrigé, avec les ajustements ventilés par projet actif.
• Recommandations pratiques visant à renforcer le contrôle interne relatif aux immobilisations et le processus de calcul, mise à jour et rapprochement périodique de la provision, y compris des schémas de processus simples lorsque cela est utile.
• Rapport final consolidé couvrant les deux composantes, avec synthèse des constats, recommandations prioritaires et plan d’action.
5. Coordination, supervision et logistique
• Le cabinet travaillera en coordination opérationnelle avec le Responsable Finance National, qui facilitera l’accès aux données, documents et sites concernés.
• La Composante B sera conduite en coordination directe avec le Responsable Finance National et le Responsable Finance au Siège, qui valideront la méthode de correction et la ventilation par projet.
• Des points de suivi réguliers pourront être organisés avec le Responsable Finance National, le Directeur Pays et le Responsable Finance au Siège selon l’avancement de la mission.
• Le cabinet est responsable de l’organisation et de la prise en charge de sa propre logistique et de ses déplacements entre les sites concernés, y compris le transport, l’hébergement et toute disposition de sécurité qu’il juge nécessaire pour son personnel. L’ensemble de ces coûts doit être inclus dans l’offre financière.