Zanmi Lasante (ZL), partenaire de Partners In Health (PIH), assure le fonctionnement quotidien de plusieurs bureaux administratifs et opérationnels en Haïti, notamment ses installations situées à Pétion-Ville et à Santo (Croix-des-Bouquets), comprenant le Bureau central ainsi que le Centre de distribution.

Dans le cadre de ses activités quotidiennes, ces sites accueillent du personnel, des visiteurs, des partenaires institutionnels ainsi que diverses réunions et activités nécessitant un environnement fonctionnel, propre et adapté aux besoins opérationnels.

Afin d’assurer la continuité des opérations, Zanmi Lasante doit maintenir un approvisionnement régulier en :

• denrées et consommables destinés aux espaces de cafétéria ;
• produits d’entretien et matériels de nettoyage ;
• articles de vaisselle et équipements de service.

Les stocks disponibles ne permettent pas de couvrir durablement les besoins prévisionnels des douze
(12) prochains mois. La présente acquisition vise donc à constituer une dotation suffisante permettant de
:

• garantir la disponibilité continue des consommables essentiels ;
• maintenir un niveau d’hygiène conforme dans les espaces de travail ;
• assurer un service adéquat lors des réunions et activités institutionnelles ;
• améliorer la planification et la gestion des approvisionnements.

Le présent appel d’offres vise ainsi à sélectionner un fournisseur capable d’assurer la fourniture et la livraison des articles requis conformément aux exigences techniques, administratives et contractuelles définies dans le présent cahier des charges.

Résumé du poste :
Responsabilité du fournisseur

Le fournisseur demeure responsable des produits jusqu’à leur réception définitive par Zanmi Lasante. Il devra notamment :
• respecter les quantités commandées ;
• assurer le transport et le déchargement ;
• garantir la conformité des produits ;
• remplacer tout article livré endommagé ou non conforme.

H.5 Possibilité de contrat-cadre

À l’issue du présent appel d’offres, Zanmi Lasante pourra, au besoin, conclure avec le fournisseur retenu un contrat-cadre couvrant les trois (3) prochaines années pour la fourniture des articles objet du présent marché.

Ce contrat-cadre fera l’objet d’une revue annuelle des prix et des performances du fournisseur et
comportera des clauses de sortie permettant à Zanmi Lasante d’y mettre fin dans les conditions qui y seront définies.

La conclusion d’un tel contrat demeure une faculté de Zanmi Lasante et ne constitue pas un engagement d’achat au-delà des quantités prévues au présent marché.

I. CALENDRIER INDICATIF DE L’APPEL D’OFFRES
Les dates indiquées ci-dessous sont données à titre indicatif. Zanmi Lasante se réserve le droit de modifier le calendrier de la procédure en informant les soumissionnaires concernés dans un délai raisonnable.

Étapes de la procédure Date / délai indicatif
Lancement et diffusion de l’appel d’offres 14 juillet 2026
Période de préparation des offres Du 14 juillet au 05 août 2026
Date limite de réception des questions et demandes de clarification 21 juillet 2026 à 16 h 00
Transmission des réponses aux soumissionnaires 28 juillet 2026
Date et heure limites de dépôt des offres 06 août 2026 à 16 h 00 (heure d’Haïti)
Évaluation administrative, technique et financière des offres Du 07 au 10 août 2026
Validation du choix du fournisseur Semaine du 10 août 2026
Notification de l’attribution du marché Semaine du 10 août 2026
Signature du contrat Selon disponibilité des parties

Étapes de la procédure Date / délai indicatif
Livraison de la première tranche (50 %) Dans les quinze (15) jours suivant la signature du contrat
Livraison de la deuxième tranche (50 %) Au début du septième (7ᵉ) mois du marché

INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES

J.1 Participation à la consultation

Le présent marché est passé selon une procédure d’appel d’offres ouvert. Les soumissionnaires devront démontrer qu’ils disposent des capacités :
• juridiques ;
• techniques ;
• financières ;
• logistiques ;

nécessaires à la bonne exécution du marché.

La participation au présent appel d’offres implique l’acceptation pleine et entière des conditions et exigences définies dans le présent cahier des charges.

J.2 Présentation générale des offres
Chaque soumissionnaire devra présenter une offre complète comprenant :

A. Offre technique
L’offre technique devra inclure notamment :
• une présentation générale de l’entreprise ;
• les informations sur l’expérience du fournisseur ;
• la confirmation de conformité aux spécifications demandées ;
• les fiches techniques disponibles pour les équipements concernés ;
• les marques proposées ou équivalences ;
• les conditions de garantie applicables ;
• le délai prévisionnel de livraison.


B. Offre financière
L’offre financière devra être présentée conformément au bordereau des prix fourni par Zanmi Lasante. Elle devra préciser :
• le prix unitaire de chaque article ;
• la quantité proposée ;
• le montant total par ligne ;
• le montant total de l’offre ;
• la devise utilisée ;
• les taxes applicables, le cas échéant ;
• la durée de validité de l’offre.

Les prix proposés devront inclure :

• le coût des produits ;
• l’emballage ;
• le transport ;
• la livraison ;
• le déchargement ;
• tous les frais nécessaires à l’exécution complète du marché.


J.3 Modalités de soumission des offres
Les offres devront être transmises exclusivement par courrier électronique à l’adresse suivante :

zllocalprocurement@pih.org

Objet obligatoire du courriel :
AO : ZL_14-07-2026_IF_PV_Santo/PIH – Acquisition d’intrants de fonctionnement (cafétéria, entretien et vaisselle) pour les bureaux de Pétion-Ville et de Santo

Format des documents

Les soumissionnaires devront respecter les exigences suivantes :

• format des fichiers : PDF uniquement ;
• documents séparés recommandés :
o Offre technique ;
o Offre financière ;
o Documents administratifs.
La taille totale des pièces jointes ne devra pas dépasser 25 Mo.

Lorsque la taille dépasse cette limite, un lien sécurisé de téléchargement pourra être transmis (exemple : OneDrive, Google Drive ou WeTransfer), accessible jusqu’à la date limite de dépôt.

OBJET DU MARCHÉ
Le présent cahier des charges a pour objet l’acquisition et la livraison d’intrants de fonctionnement destinés aux bureaux de Zanmi Lasante à Pétion-Ville et à Santo.

Les fournitures concernées comprennent notamment :

1. Denrées et consommables de cafétéria
o sucre ;
o café et produits associés ;


o crème à café ;
o papier hygiénique ;
o serviettes de table ;
o gobelets ;
o sacs poubelle.


2. Produits et matériels d’entretien
o produits de nettoyage ;
o désinfectants ;
o produits sanitaires ;
o équipements de nettoyage ;
o accessoires d’entretien.


3. Vaisselle et équipements de service
o assiettes ;
o couverts ;
o tasses ;
o accessoires de table ;
o équipements électriques de service.



4. Mobilier de bureau
o chaise de direction.
Le marché couvre une période de douze (12) mois et sera exécuté en deux (2) tranches égales représentant chacune cinquante pour cent (50 %) des quantités totales prévues.

MODALITÉS D’EXÉCUTION DU MARCHÉ

H.1 Durée du marché

Le marché couvre une période de douze (12) mois à compter de la date de la première livraison ou de la signature du contrat, selon les dispositions contractuelles convenues entre les parties.


H.2 Mode d’exécution

L’exécution du marché sera réalisée en deux (2) tranches égales de cinquante pour cent (50 %) des quantités totales commandées.

Première tranche – 50 %

La première tranche devra être livrée dans un délai maximum de :

quinze (15) jours calendaires suivant la signature du contrat ou l’émission du bon de commande.
Elle couvrira les besoins des six (6) premiers mois du marché.

Deuxième tranche – 50 %

La deuxième tranche sera livrée au début du septième (7ᵉ) mois du contrat, sur notification écrite de Zanmi Lasante.

Elle couvrira les besoins des six (6) derniers mois.