Introduction
Dans le cadre du Projet de relevé architectural et documentation “as-built” de l’Hôpital Saint Thérèse de Hinche, Zanmi Lasante (ZL), à travers son Département des Opérations, invite les firmes d’architecture qualifiées à soumettre une proposition dans le cadre de la présente consultation portant sur : Relevé architectural, Plan de masse & Documentation As-Built de L’hôpital Sainte Thérèse de Hinche.
L’objectif de cette consultation est de sélectionner un prestataire capable de fournir les services conformément aux exigences techniques, aux livrables attendus et aux conditions définies dans le présent Dossier de Consultation.
Les soumissionnaires intéressés sont invités à transmettre :
• Une offre technique, et
• Une offre financière, selon les modalités et délais indiqués dans ce dossier.
Sélectionner une firme d’architecture capable de réaliser une documentation complète “conditions existantes” du campus de Hinche, incluant la production de plans CAD (DWG) et PDF des bâtiments existants.
• Réaliser un relevé architectural et un état des lieux complet du site ;
• Produire un plan de masse “existing conditions” ;
• Produire des plans as-built architecturaux complets de l’ensemble des bâtiments ;
• Identifier les principales déficiences architecturales/fonctionnelles pertinentes pour des projets futurs ;
• Fournir un rapport structuré et des livrables exploitables pour une phase de développement de design.
Fonctions
Résumé du poste :
La firme d’architecture sélectionnée (« le Consultant ») devra réaliser une évaluation complète du site et une documentation architecturale des bâtiments existants du campus de L’hôpital Saint Thérèse de Hinche, afin de produire des plans précis et évolutifs du plan de masse actuel ainsi que des plans « as-built » architecturaux (tous bâtiments).
Le Consultant devra :
1. Visiter le site afin de vérifier les conditions architecturales existantes.
2. Réaliser les mesures terrain et la collecte des données pour produire des plans as-built complets.
3. Développer un plan de masse complet “conditions existantes” du campus.
4. Identifier les principales déficiences architecturales / code / fonctionnelles pertinentes pour des travaux futurs.
5. Fournir les documents en formats CAD (DWG) et PDF adaptés à une future phase de design developpement.
Le Consultant devra :
• Participer à une réunion de lancement virtuelle (Kick-off) avec l’équipe client ;
• Revoir la documentation existante disponible (anciens plans, croquis, relevés, as-built partiels si disponibles) ;
• Soumettre un plan de collecte des données précisant :
o Composition de l’équipe,
o Équipements à utiliser,
o Timeline attendue,
o Exigences d’accès au site.
A) Relevé extérieur (Exterior Site Survey)
Le Consultant devra notamment :
• Identifier les limites de propriété (à partir du relevé fourni) ;
• Documenter : empreintes des bâtiments, retraits, entrées, circulations piétons/patients, stationnements, loading, circulation ambulance ;
• Cartographier les utilités visibles (entrée électrique, génératrices, réservoirs d’eau,
réservoirs carburant, fosses septiques, puits, tours d’eau, usine d’oxygène, zones déchets)
;
• Capturer la topographie avec points altimétriques (spot elevations) ;
• Identifier les écoulements, risques de flooding/érosion ;
• Documenter végétation, espaces ouverts, zones d’expansion.
B) Documentation as-built architecturale (tous bâtiments)
Le Consultant préparera les plans as-built via mesures laser, mètres ruban ou scan 3D (si disponible). Les tâches incluent :
• Documenter tous les niveaux ;
• Mesurer dimensions des pièces, hauteurs sous plafond, slab-to-slab ;
• Capturer portes et fenêtres (dimensions, types, sens) ;
• Documenter escaliers, rampes, couloirs, issues ;
• Cartographier appareils sanitaires ;
• Cartographier équipements fixes majeurs impactant les layouts ;
• Vérifier l’enveloppe extérieure (revêtement, détérioration, infiltrations).
C) Documentation photographique (Photographic Documentation)
• Photo log systématique des espaces clés (wards, théâtres, bulk storage) ;
• Photos extérieures depuis les quatre points cardinaux.
À titre indicatif, une illustration du site et du périmètre du projet est fournie en Annexe 9. Ces éléments visuels visent à faciliter la compréhension générale du site par les soumissionnaires et seront confirmés lors de la visite de site.
Le Consultant devra produire un rapport incluant :
• Synthèse des conditions du site affectant l’expansion ;
• Déficiences architecturales/fonctionnelles impactant les soins ;
• Préoccupations structurelles visibles (non destructif) ;
• Observations infiltrations/enveloppe ;
• Recommandations pour investigations complémentaires ;
• Zones à risque pour futures rénovations/conformité.
Les prestations demandées dans le cadre du présent projet reposent sur des observations visuelles et des relevés non destructifs. Aucune investigation invasive, sondage structurel ou intervention destructrice n’est exigée du prestataire.
En conséquence, le prestataire ne pourra être tenu responsable de l’identification de vices cachés, de défauts structurels non visibles ou d’éléments dissimulés non accessibles lors des visites de site. Tout élément non visible ou non accessible lors des visites de site, et découvert ultérieurement, sera signalé par Zanmi Lasante au prestataire dans un délai maximal de soixante (60) jours suivant sa découverte.
La découverte de tels éléments pourra, le cas échéant, faire l’objet d’analyses complémentaires distinctes, sur demande de Zanmi Lasante.
• PDF du plan de masse “existing conditions” ;
• PDF des plans as-built architecturaux ;
• Fichiers DWG (AutoCAD) ;
• Set d’images haute résolution (JPEG/PNG) du site et des intérieurs.
• Existing Conditions Report (PDF, 10–20 pages) ;
• Photo log (fichiers nommés et organisés) ;
• Notes terrain (raw files).
• Procès-verbal de réception provisoire
• Procès-verbal de réception définitive
Tous les livrables devront être fournis en format électronique (PDF) et/ou papier si requis par le Département des Opérations.
L’ensemble des livrables produits par le prestataire sera soumis à validation par Zanmi Lasante. La transmission d’un livrable ne vaut pas acceptation automatique.
Zanmi Lasante pourra formuler des observations ou demandes d’ajustement dans un délai raisonnable suivant la réception des livrables.
Le prestataire devra intégrer ces observations avant validation définitive des livrables concernés.
Qualifications réquises
Compétences et qualifications requises :
Le soumissionnaire doit :
• Être une entreprise légalement constituée et autorisée à exercer ;
• Disposer des capacités techniques, humaines et matérielles compatibles avec les prestations demandées ;
• Présenter un historique et des références vérifiables ;
• Être en mesure de mobiliser les ressources nécessaires dans les délais requis.
Le dossier doit inclure au minimum :
• Lettre de soumission signée ;
• Documents légaux de l’entreprise (enregistrement, autorisations, documents fiscaux applicables) ;
• Identification du représentant légal et des personnes de contact.
• Au moins deux (2) projets similaires exécutés avec succès ;
• La disponibilité d’un personnel clé qualifié (chef de projet, superviseur ou équivalent) ;
• Un système ou une approche de contrôle qualité acceptable.
Le soumissionnaire devra démontrer qu’il dispose d’une capacité financière compatible avec l’ampleur et la durée des prestations prévues dans le cadre du présent projet.
À cet effet, il devra fournir les documents suivants :
• Les états financiers des deux (2) ou trois (3) derniers exercices disponibles, audités si disponibles ou, à défaut, certifiés par la direction ;
• Une indication du chiffre d’affaires annuel moyen réalisé au cours des trois (3) dernières années dans des activités similaires (services d’ingénierie, d’architecture ou d’études techniques) ;
• Une attestation bancaire récente (datant de moins de six (6) mois), confirmant l’existence d’un compte bancaire actif au nom du soumissionnaire ;
• Une déclaration sur l’honneur attestant que le soumissionnaire n’est pas en situation de faillite, de liquidation ou d’insolvabilité, et qu’il est à jour de ses obligations fiscales et sociales.
L’offre technique doit inclure au minimum :
1. Présentation du soumissionnaire (profil, contacts, organisation)
2. Compréhension de la mission et des objectifs
3. Méthodologie proposée et plan de travail détaillé
4. Chronogramme / calendrier d’exécution
5. Ressources humaines : Staffing plan avec rôles + CV
6. Ressources materielles : Outils/Equipement
7. Expériences similaires (3 références vérifiables, travaux anterieurs)
8. Approche qualité et gestion des risques (QA/QC + sécurité)
Programme d’exécution du contrat
Dans un délai de dix (10) jours ouvrables suivant la notification du contrat, le prestataire devra soumettre à Zanmi Lasante un programme d’exécution détaillé.
Ce programme d’exécution précisera notamment :
• Les différentes phases de la mission ;
• Les ressources humaines et techniques mobilisées ;
• Les livrables associés à chaque phase ;
• Les délais prévisionnels d’exécution.
Le programme d’exécution devra être validé par Zanmi Lasante et servira de document de référence pour le suivi de l’exécution du contrat.
L’offre financière doit inclure au minimum :
• Prix total (forfait global ou devis détaillé selon le cas)
• Décomposition des coûts (si applicable)
• Hypothèses de coût (transport, logistique, taxes, etc.)
• Validité de l’offre : …………………….
Obligations financières du prestataire
L’offre financière du soumissionnaire devra couvrir l’ensemble des coûts nécessaires à l’exécution complète des prestations prévues dans le cadre du présent projet, notamment :
• Les honoraires du prestataire ;
• Les déplacements, missions terrain et frais logistiques ;
• Les équipements, outils et moyens techniques requis ;
• Les charges administratives ;
• Les obligations en matière de santé, de sécurité et d’environnement.
Aucun coût additionnel ne pourra être réclamé en dehors des montants proposés, sauf modification formelle du périmètre validée par Zanmi Lasante.
Dossier d’appel d’offres
Envoyer le pli à
zllocalprocurement@pih.org
Ouverture de pli
19/02/2026 à 21:06
Remarques contact
zllocalprocurement@pih.org
Autres remarques
Tout retard majeur devra être notifié immédiatement à Zanmi Lasante avec un plan de mitigation.
Zanmi Lasante se réserve le droit d’exiger toute clarification jugée nécessaire, et d’attribuer le contrat uniquement au soumissionnaire présentant l’offre la plus avantageuse sur la base des critères d’évaluation définis ci-dessous.
