Introduction
II. Contexte et justification du besoin
Urbayiti « gouvernance urbaine et villes résilientes » est un programme de l’Etat haïtien soutenu par l’Union européenne visant à contribuer au développement économique et social d’Haïti et à la résilience des populations urbaines à travers l’amélioration de la gestion et de la qualité de vie des villes. Le programme mis en œuvre par des partenaires étatiques et non gouvernementaux finance des projets de portée nationale axés sur deux grands objectifs fondamentaux :
OS1 - le renforcement de la gouvernance du secteur urbain, aux niveaux national et local par la structuration légale et institutionnelle du secteur, le renforcement de capacités des acteurs et la participation effective des citoyens et citoyennes et de la société civile à la vie urbaine ;
OS2 - le renforcement de la résilience des villes et des populations urbaines : l’amélioration de l'accès aux services de base, la réduction des vulnérabilités économiques et sociales et l’atténuation des risques naturels permettront d'atteindre ce deuxième objectif dans les zones ciblées (Port-au-Prince, Jérémie et Les Cayes).
Communication du programme
La communication du programme s’appuie sur une stratégie de communication adoptée en 2018 par les partenaires du programme. Depuis lors, chaque année, un plan de communication est défini et mis en œuvre. L’objectif annuel de cette stratégie est de valoriser les activités en cours et les actions réalisées par l’ensemble des partenaires haïtiens du programme Urbayiti.
Objectifs spécifiques de communication
1. Sensibiliser l’ensemble des Haïtiens aux enjeux d’urbanisation et à la vision promue par les partenaires d’Urbayiti en prenant soin de valoriser la concertation effective entre les acteurs institutionnels haïtiens et de promouvoir la participation de la société civile ;
2. Donner à voir les réalisations concrètes et leur avancement pour renforcer la confiance envers des institutions haïtiennes responsables au niveau national et au niveau local ;
3. Promouvoir et capitaliser sur l’expérience d’Urbayiti au niveau national et international en valorisant les réalisations des partenaires du programme, financées par l’Union européenne.
III. Objet de la prestation.
Les contenus de communication servent à renforcer la visibilité du programme auprès du public haïtien et partenaires nationaux et internationaux, à assurer une plus grande transparence auprès des bénéficiaires et à conforter notre expertise dans nos actions de plaidoyer. Afin d’assurer l’efficacité de cette stratégie, l’agence Expertise France (EF) en charge de la mise en œuvre du volet communication du programme Urbayiti, recherche un prestataire expérimenté afin d’assurer :
*la coordination de la réalisation et diffusion d’un film documentaire.
Fonctions
Résumé du poste :
En collaboration avec l’équipe EF, le prestataire assurera la réalisation d’un film documentaire pour capitaliser sur l’ensemble des activités et valoriser les résultats obtenus à travers les différents projets mis en œuvre dans le cadre du programme depuis 2018 tout en assurant une visibilité aux partenaires principaux et bailleurs du programme.
A ce stade, la durée prévue pour ce film documentaire est de 20 à 30 minutes avec sous-titres en français.
Les étapes prévues sont (non exhaustives) :
Préparation d’une une note de concept détaillée pour ce projet de film documentaire qui devra être validée par les principaux partenaires du programme (en décembre 2025)
Compilation des images, rushs et témoignages déjà réalisés par les partenaires et le programme.
Tournage et interviews sur le terrain pour prendre de nouvelles images et recueillir de nouveaux témoignages en lien avec les activités du programme
Élaboration d’un synopsis et d’une feuille de route pour le tournage
Conduite et supervision du tournage et du montage de la vidéo avec les sous-titres : montage des séquences vidéo, l'ajout de musique, de voix off et d'autres éléments audio, ainsi que l'incorporation de graphiques ou d'animations, si nécessaire.
Identification des médias susceptibles d’être intéressés pour la diffusion en Haïti. Assurer la diffusion du documentaire sur la plateforme identifiée par EF, ce qui peut impliquer le téléchargement sur des site web, la publication sur les réseaux sociaux ou d'autres moyens de diffusion en ligne.
Adaptation du film documentaire aux différents formats de diffusion (télévision, réseaux sociaux).
L’expert devra :
- accompagner l’agence en charge du documentaire dans la sélection des vidéos et la sélection des modes de montage du film documentaire : interview, voix off etc.
- valider le synopsis et la feuille de route…
- superviser le montage
- faciliter la diffusion : identification de médias haïtien et assurer la diffusion de la vidéo suivant la périodicité et période validée par EF
Livrables et résultats attendus
Définition d’un cahier des Charges pour la réalisation d’un film documentaire
Participation à la sélection du prestataire
Sélection des vidéos
Supervision des prises de vue, reportages et interviews ainsi que le montage
Diffusions et promotions sur les réseaux sociaux et sur les sites web
Accompagnement de l’équipe lors des conférences de presse
Qualifications réquises
Compétences et qualifications requises :
Le prestataire recherché est un.e consultant.e reconnue, une agence de communication ou équivalent.
Deux principaux documents sont attendus.
• Le prestataire devra présenter une offre technique avec
o une brève présentation du/de la consultant.e et de son expérience avec des références pertinentes indiquant des exemples concrets d'autres d’événements ou supports de communication réalisés précédemment ;
o une note d’intention générale ;
o des références pertinentes compte tenu du périmètre du projet.
• Le prestataire devra également présenter une proposition financière, un chronogramme prévisionnel avec un budget détaillé HT en dollars US.
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Deux principaux documents sont attendus.
• Le prestataire devra présenter une offre technique avec
o une brève présentation du/de la consultant.e et de son expérience avec des références pertinentes indiquant des exemples concrets d'autres d’événements ou supports de communication réalisés précédemment ;
o une note d’intention générale ;
o des références pertinentes compte tenu du périmètre du projet.
• Le prestataire devra également présenter une proposition financière, un chronogramme prévisionnel avec un budget détaillé HT en dollars US.
Dossier d’appel d’offres
Envoyer le pli à
Ces documents devront être datés et signés et envoyés à l’adresse mail :
maud.le-quintrec@expertisefrance.fr
Ouverture de pli
17/10/2025 à 05:37
Remarques contact
Autres remarques
Rôles et responsabilités d'expertise France (EF)
Une fois le prestataire sélectionné, l’équipe EF se chargera de :
• Mettre à la disposition du prestataire toutes informations nécessaires pour la réalisation du travail attendu y compris celles concernant les aspects sécuritaires pour les déplacements et les politiques internes (stratégie générale du programme, stratégie et plans de communication, charte graphique, l’ensemble des supports réalisés, etc.…) dont le prestataire devra tenir compte pour préciser son approche et assurer la mise en œuvre effective de sa mission en cohérence avec les ambitions et enjeux du programme Urbayiti
• Coordonner, superviser et mettre en œuvre les principales étapes de la prestation pour que ce soit une réussite ;
• Vérifier la conformité des livrables aux normes de qualité requises (plusieurs niveaux de validation) ;
Le/la prestataire :
• Propose et constitue une équipe composée à minima d’un rédacteur appuyée si possible par un technicien /expert des questions urbaines en Haïti
• Définit la méthodologie et le planning détaillé de la mission ;
• Dans le cadre de la définition du projet :
o organise les réunions en présentiel et en visio avec l’équipe Urbayiti, (prévoir réunions hebdomadaires)
o aide à l’organisation de missions spécifiques
o prépare les agendas et comptes-rendus des réunions
o démarre une pré-sélection des vidéos
• Dans le cadre de la sélection du prestataire :
o définit un cahier des charges de la prestation
o propose un chronogramme
o réalise un budget prévisionnel
o accompagne EF dans la sélection des candidats
• Dans le cadre de la production du documentaire :
o accompagne au quotidien le prestataire
o travaille majoritairement en présentiel avec le prestataire et parfois à distance avec prestataire et équipe urbayiti
o communique l’avancée hebdomadaire des activités à EF
o participe activement à la sélection des vidéos et autres documents pertinents
o s’assure d’une communication continue avec les coordinateurs pour toutes informations nécessaires en vue de la réalisation d’un travail de qualité
o s’assure de la livraison d’un documentaire répondant aux attentes de EF, du bailleur et des bénéficiaires
o vérifie la qualité et pertinence du matériel utilisé
o s’assure des compétences et capacités du prestataire
o supervise les prises de vue et équivalent
o identifie avec l’équipe EF les thématiques spécifiques pour des capsules vidéos spécifiques,
• Dans ce cadre de la diffusion du documentaire :
o identifie des médias de diffusion
o communique avec les personnes ressources (journalistes et autres)
o intègre et diffuse les capsules sur les réseaux sociaux de urbayiti (Instagram, site internet, Facebook)
• Se déplace sur le terrain régulièrement ;
• Fournit l’ensemble des livrables mentionnés ci-dessus, dans le respect de la stratégie définie, de la charte graphique des templates et des délais impartis, en portant une attention particulière à la qualité rédactionnelle.
Budget
Un budget doit être détaillé de manière exhaustive par les candidats en dollars US.
Le prestataire présentera un dossier comprenant la composition de son équipe et la proposition financière.
Sélection du prestataire
Le prestataire recherché est un.e consultant.e reconnue, une agence de communication ou équivalent.
Deux principaux documents sont attendus.
• Le prestataire devra présenter une offre technique avec
o une brève présentation du/de la consultant.e et de son expérience avec des références pertinentes indiquant des exemples concrets d'autres d’événements ou supports de communication réalisés précédemment ;
o une note d’intention générale ;
o des références pertinentes compte tenu du périmètre du projet.
• Le prestataire devra également présenter une proposition financière, un chronogramme prévisionnel avec un budget détaillé HT en dollars US.
