Aider dans la production du rapport Financier Assurer la mise en place et la mise en application des procedures logistiques Aider à mettre en place des procédures administratives et financières Coordonner les activités des formations

veiller au bon usage des ressources financières de Terre des Hommes Suisse et de ses bailleurs de fonds, à une totale transparence dans la reddition de comptes ainsi qu’à la définition et application des politiques et procédures financières de Terre des Hommes Suisse en Haïti. 2. Exécuter également les taches administratives et comptables au sein de la Coordination Nationale. 3. Être chargé de définir et appliquer une stratégie de renforcement des capacités comptables et financières des partenaires et d’appuyer le personnel programmatique dans le suivi financier des projets (Coordonnateur de Zone, Coordonnateur de Nationale, Officier de Suivi des Projets). 4. Travaille en étroite collaboration avec la Coordonatrice Nationale et l’appuyer dans l’atteinte des objectifs définis à travers le Plan d’Action Pays et la programmation annuelle. 5. Conseiller la Coordinatrice Nationale pour améliorer le bon fonctionnement administratif et comptable du bureau. 6. Être également chargé de la supervision du fonctionnement quotidien du Bureau de la Coordination Nationale

1. Gestion d’équipe : • Définir les besoins en personnel administratif et logistique et recruter en fonction des moyens alloués • Planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative et logistique • Organiser des réunions formelles régulières avec les équipes concernées • Effectuer les évaluations de performances des membres de son équipe 2. Gestion financière et Suivi budgétaire : • Gérer la trésorerie et veiller au bon approvisionnement des caisses • Gérer les transferts et veiller à la sécurité des fonds • Participer à l’élaboration de chaque budget des différents programmes de la mission • Elaborer les prévisionnels de trésorerie avec les responsables programme • Valider tous les décaissements et engagements de dépenses, en respectant les procédures • Superviser la tenue de la comptabilité, contrôler les soldes de caisse • Préparer et superviser la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité • Contrôler les classeurs comptables • Mettre à jour les tableaux d’affectation • Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec les équipes logistiques et programmes • Faire le rapprochement entre la réalisation budgétaire et avancée des activités et proposer des solutions si nécessaire • Contrôler les coûts de fonctionnement (location, électricité etc.) • Veiller au respect des procédures administratives des bailleurs de fonds • Produire des rapports financiers et Faciliter le travail de contrôle externe (les travaux d’audits) • Participer à l’élaboration des budgets pour les nouveaux projets Gestion administrative de la mission • Vérifier tous les contrats (RH, achat, locations etc) rédigés sur la base • Assurer le suivi administratif des locations immobilières et des contrats d’assurance • Faire le nécessaire pour conserver le statut légal de l’organisation d’année en année • Superviser la gestion administrative du recrutement du personnel • Superviser l’archivage, la tenue et la sécurisation des dossiers du personnel • Rédiger et assurer le suivi des contrats de travail des employés • Préparer le matériel et l’introduction des volontaires/employés expatriés (téléphone avec numéros d’urgences, règle de sécu de base, fonctionnement interne, introduction au personnel etc.) • Assurer l’accueil des volontaires/employés expatriés et le processus d’induction • S’assurer de la mise en place des évaluations de performances et de l’évolution professionnelle du personnel selon les procédures définies. • Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes et proposer un plan de formation en fonction des budgets disponibles • Participer à l’instruction et à la décision des mesures disciplinaires • Respecter et appliquer les formalités prévues pour les sanctions et les fins ou ruptures de contrat • Préparer et conduire la paie mensuelle du personnel

o Veiller au respect des procédures comptables relatives au classement des pièces de support et des documents comptables, aux affectations comptables, à l’enregistrement des écritures, aux rapprochements des soldes, etc. o S’assurer de la gestion de la trésorerie et procéder à l’ouverture et fermeture des comptes bancaires sur la délégation de la Direction Générale o Evaluer les besoins mensuels en trésorerie des projets o Gérer les mouvements d’argent, les approvisionnements et les montants en circulation o S’assurer de la validation et de l’adéquation des justificatifs des dépenses en mettant en place un mécanisme efficace de contrôle du processus d’acquisition des biens et services o Assurer le suivi budgétaire en analysant les écarts entre les prévisionnels budgétaires et les dépenses engagées o En Collaboration avec le Responsable logistique, Calculer et contrôler le coût mensuel revenant à chaque véhicule durant son utilisation o Vérifier le payroll des employés de concert avec le Comptable payeur o Préparer la conciliation des comptes bancaires par source de fonds et/ou par projet o Produire les rapports financiers par source de fonds et/ou par projet en respectant les échéances posées dans les contrats de financement o S’assurer du respect que les procédures mises en place par les Bailleurs pour chaque contrat de financement soient suivies et adaptées avec celles de l’Organisation o En concert avec le conseil de coordination de programmes, préparer les budgets, les chronogrammes ou prévisions de décaissement de fonds par projet o Contribuer à la mise en application du cadre de suivi des projets dans leur champ d’activités o Préparer et faire le suivi des rapports de déclarations d’impôts en s’assurant que les redevances de l’organisation soient pleinement respectées o Contribuer à la préparation des dossiers administratifs comme : Rédaction des contrats, des termes de références, etc. o Fournir l’assistance nécessaire à la préparation des plans d’actions et à la rédaction des rapports d’activités. o Veiller au respect des normes administratives et financières dans l’exécution des tâches. o Contribuer au suivi et à l’évaluation des activités du projet o Participer pleinement à l’organisation et à la planification de l’ensemble des activités administratives et financières o Faciliter le travail de contrôle interne d’exécution ainsi celui des vérificateurs des bailleurs de fonds o Superviser le Personnel de Comptabilité et Procéder à l’évaluation des Collaborateurs o Proposer la formation continue du Personnel Comptable afin d’élever le niveau général de technicité et compétences du département Préparer l'audit externe