- Gestion administrative du recrutement et de l’embauche. - Maintenir un système d’archivage efficace, en ordre. - Assurer l’archivage et le suivi des dossiers individuels et délivrer tous les documents relatifs à la vie professionnelle des employés de Diakonie. - Assurer la confidentialité des données RH. - Faire le suivi des contrats de travail sur la base. - Préparer Le Payroll - Editer les fiches de paie et superviser le paiement des salaires après validation par l’administrateur. - Tenir à jours l’organigramme de la base. - Assister l’administrateur pour l’organisation et la conduite des réunions. - Participer à la définition et à l’application des politiques salariales et sociales de Diakonie. - Gère le stock de fournitures de bureau et s’assurer que toutes les fournitures de bureau sont disponibles. - Aider à l’entretien des fournitures pour l’entretien du bureau. - Actualise le tableau de bord du bureau avec des informations d’intérêt général. - Tenir les feuilles de présence pour tout le personnel. - Crée et gère une base de donnes des CV qu’arrivent au bureau pour demande d’emploi ; - Préparer les demandes d’avance de voyage pour tout travailleur qui voyage pour raison de service et fasse rapport au retour. - Gérer l’allocation de cartes de téléphone pour le personnel - Préparer les listes de paie de travailleurs journaliers. - Contacter les personnes invitées lors des entrevues de sélection. - Assurer le suivi des contrats existant au respect des normes aux termes et aux conditions de l’institution. - Surveiller les délais de contrats et faire un suivi pour vérifier les normes de performances des fournisseurs de services. - Servir de point de contact et de liaison pour les questions administratives impliquant les procédés d’acquisition (logistique) en conformité avec la politique en vigueur. - Organiser les activités sociales du bureau (anniversaires, fêtes, etc.) - Commande et gestion du fichier des cartes de visite - Réserver des Hôtels. - Faire le rapport Mensuel pour département ADMIN/RH - Gérer les plans de téléphone Bureau /Employés - Gérer les fournisseurs/ Internet/Ramassage d’ordure…etc. - Préparer les paiements pour l’Assurance Privée (AIC) ainsi que les paiements OFATMA /ONA/DGI). - Aider à vérifier la conformité des reçus et des factures avec les procédures financières de Diakonie. - Responsable de la gestion de la petite caisse au quotidien. - Préparation des Ordres de paiements/ réquisition pour le département HR/ADMIN/FIN - Saisie dans la base de donnée comptable/ HR

- Réceptionner les plis et documents venant de l’extérieur (par DHL, Mail, ou livré) ; et remettre les plis personnels à leurs destinataires. - Enregistrer les courriers adressés au Projet, et les courriers professionnels (non confidentiels) adressés pour le programme et les soumettre au Coordinateur de Programme. - Gérer les appels téléphoniques : connecter l’appelant aux personnes demandées, ou, en cas d’absence gérer les messages déposés. - Préparer à temps les demandes de paiement pour les fournitures de bureau (papier, encre, crayons, etc.) et participer au maintien a jour de l’inventaire et du rapport mensuel. - Photocopier, scanner et classer les documents administratifs et s’assurer qu’ils soient à jour. (contrats de location de bureau, contrats de téléphone, etc.) - Assister dans la préparation d’événements comme les conférences, réunion ou formation. - l’archivage des divers documents important du Programme incluant les dossiers du personnel. - Organiser et suivre les activités des agents d’entretien de la base et de la cuisine pour le bon fonctionnement du compound. - Etre à l’écoute des besoins des agents sous sa supervision et répondre ou adresser ces derniers au niveau de la hiérarchie. 2) Assiste aux préparatifs des déplacements opérationnels des agents de Malteser International ou l’organisation du séjour des visiteurs - Obtenir de l’administrateur de Programme toutes les informations concernant une visite incluant : durée de séjours, nombre de visiteurs, les visas au besoin, pour préparer leurs hébergements et les repas au besoin avec les responsables de l’entretien de la base et de la cuisine. - Assurer l’accueil des personnes en visite au bureau du Projet et les orienter vers les personnes ou services concernés. - Assister l’administrateur de projet avec les visas et arrangements de voyages. - Réserver les chambres d’hôtel pour les employés de Malteser et pour les visiteurs venant du siège a Cologne. - Récupérer l’argent pour le repas des employés international puis distribuer a la cuisinière. - Tenir un cash book pour la participation des résidents et des visiteurs pour la cuisine. - Préparer les arrives des visiteurs (Voiture etc.…) B. Les principales tâches portant sur la gestion des ressources humaines incluent : - Assister l’administrateur de programme avec le procédé de recrutement en suivant les procédures de Malteser International Haïti. - Enregistrer les informations sur les nouveaux employés, les employés finissant, les vacances prises, les feuilles de présence et heures supplémentaires et toute autre information nécessaire pour la préparation du salaire mensuel des employés. - Veille à ce que le rapport d’heures de travail soit fait correctement et que les fiches de pointage y afférentes soient préparées correctement avant le paiement des salaires. - Préparer les demandes de paiements des travailleurs. - Photocopier, scanner et classer les documents de ressource humaine et s’assurer qu’ils soient à jour. - S’assurer que les feuilles de présence sont tenues à jour et sont distribuées à tous employés chaque mois. - Coordonne la préparation des contrats de travail, amendements avec le personnel des ressources humaines du siège de HQ. - S’assurer des conseils donnés aux employés concernant les assurances maladies du Personnel. - Suivi de la mise à jour des dossiers du Personnel auprès de l’ONA, l’OFATMA, DGI. - Fait le suivi des permissions et des congés avec solde et tient des fiches à cette fin. - Coordonne les évaluations annuelles du personnel avec la Direction et le personnel. - Veille à ce que le manuel de l’employé soit à jour et veille au respect des politiques et des procédures en matière de ressources humaines. - Prépare les contrats de consultance. Veille à ce que les documents y afférents soient complets/ correctement préparés et approuvés.

- Préparer à temps les demandes de paiements pour les fournitures de bureau et maintenir l’inventaire effectuant un rapport mensuel. - Planifier les donnés pour les vacances expatriés, jusqu’à leurs retours. - Gestion et mise à jour des bases de données : Adresses et numéros de contact des employés de la mission. - Participer à l’identification des locaux (bureaux, guesthouses, entrepôts) et assister à la négociation des conditions de bail. - Assister dans la préparation des événements comme les conférences, réunions ou formations. - Ensemble avec le Responsable de l’Administration, établir et mettre en œuvre une politique nationale de gestion des ressources humaines (recrutement, suivis …, évaluation, formation, promotion mobilité, etc.….). - S’assurer de l’enregistrement des expatriés auprès de leurs ambassades de tutelle : Faire le suivi des congés/fiches de présence mensuelle et transmettre l’information au siège. - Réserver les chambres d’hôtels pour les employés d’internationaux, assister l’administrateur de projet avec les visas et arrangements de voyages. - Assister l’administrateur de programme avec l’organisation de la ménagère et cuisinières. - Préparer le des documents de début et fin de contrat des employés. - Publier les offres et les appels d’offre pour la mission. - Gérer l’archive de l’Administration. - Enregistrer les informations sur les nouveaux employés, les employés finissant, les vacances, les feuilles de présence et heures supplémentaires. - Assister l’administrateur de programme avec la procédure de recrutement et faire les entretiens. - Scanner et classer les documents de ressource Humaines. - S’assurer que les feuilles de présences sont tenues a jour et sont distribues a tous les employés chaque mois. - Intervenir quand c’est nécessaire s’il ya un problème entre employés. - Préparer les payroll des journaliers. - Responsable des enregistrements des employés dans les institutions publique(ONA).