Vérifie les documents soumis au département de Finance pour approbation ou pour fins de saisie comptable Effectue des saisies comptables sur le système Gère les petites caisses allouées aux projets Aide à la clôture de fin de mois Aide à la préparation de documents pour fins d’audit Gère le portefeuille de téléphonie des employés Gère le portefeuille de remboursement des frais de soins de santé du staff expatrié.

Diffusion des informations administratives au sein du projet :  Assure le briefing administratif dans les premiers jours d’arrivée de chaque employé national et/ou expatrié sur le projet  Assure l’affichage des communiqués administratifs pour le personnel du projet.  Gère avec précaution les informations sensibles ou confidentielles et discute avec le responsable RH/Admin/Fin de la stratégie de communication à adopter. Gestion administrative du personnel national du projet :  Veille au suivi de la grille de salaire et à l'application des lois nationales et du règlement intérieur MSF (fourni par la coordination) en collaboration avec le responsable RH/Admin/Fin projet.  Supervise l’encodage et la mise à jour des informations de la base de données RH (Homère) et du dossier physique individuel de chaque employé. En cas d’absence de l’Assistant Admin Hôpital, procède à l’encodage.  Assure le suivi des fins de contrats.  Collecte les plannings mensuels prévisionnels des différents départements tous les mois et suit les congés en fonction  S’assure de la préparation des salaires selon les règles en vigueur.  Supervise l’Assistant Admin Hôpital dans la préparation du paiement des salaires du personnel national.  Assure le suivi de la planification annuelle des congés. Gestion des ressources humaines nationales du projet  Suit les absences, congés et remplacements du staff.  Suit les évaluations en s’assurant qu’elles soient effectuées dans les temps.  En collaboration avec le responsable RH/Admin/Fin projet, assure le suivi des différentes étapes du recrutement :  Rapporte et discute avec le responsable RH/Admin/Fin projet des problèmes et des difficultés dans la gestion des ressources humaines et propose des solutions. Supervision  Guide, supervise et organise le travail au quotidien de l’Assistant Admin Hôpital, de la Secrétaire et de la Nettoyeuse de bureau.  En collaboration avec le responsable RH/Admin/Fin projet et les expatriés, supervise et organise le travail des Cuisinières-ménagères maison. Réunions / Communication  Participe activement aux réunions organisées au sein du département Admin Fin, projet, ou au niveau de la mission si nécessaire.  Assiste et organise lorsque cela est nécessaire les réunions avec l’ensemble des responsables d’équipes, assistants et expatriés du projet, anime la réunion, prend des minutes en fonction des besoins….

Assistante Administrative RH et Finance de Projet En plus des taches administratives citées précédemment, l’Assistante Administrative RH et Finance de Projet prend en charge la: Responsabilité de la caisse  Passe les écritures dans le journal de la caisse et suit les transactions  Effectue la clôture en début de chaque mois et envoie la réconciliation à la capitale, après visa de l’admin/fin expatrié.  Effectue les différents paiements sur base de pièces valables et qui répondent aux critères de recevabilité des pièces justificatives  Encaisse les transferts. Comptabilité: • Encode les écritures correspondant aux transactions de la caisse et de la banque dans les journaux correspondants. • Impute les écritures sur les codes comptables et les contrats de financement corrects pour tous les journaux, d’après la table d’allocation fournie par le responsable financier. • Clôture la comptabilité du mois et l’envoie à la capitale en début de mois ainsi que les pièces originales. Responsabilité financière:  Donne et suit le mouvement des avances sorties de sa caisse et s’assure de leur remboursement.  Surveille et analyse les postes budgétaires, en collaboration avec l’Admin/Fin expatrié  Fourni les informations nécessaires et participe aux révisions budgétaires concernant le projet. Réunions / Communication  Discute de tous les problèmes relatifs à l’administration ou la finance du projet avec l’expatrié (e) Admin/Fin afin de trouver une solution ou la marche à suivre  Participe activement aux réunions administratives ou liées à la finance avec l’expatrié (e) Admin/Fin projet, la cordinatrice Administratrice Financière, ainsi que l’assistante de la coordinatrice Admin ou/et avec l’adjointe de la coordinatrice Fin.  Assiste et organise lorsque cela est nécessaire les réunions avec l’ensemble des responsables d’équipe, assistants et expatriés du projet, anime la réunion, prend des minutes en fonction des besoins…  Participe aux réunions de préparation de l’élaboration du budget ainsi qu’aux réunions de préparation des révisions budgétaires.

 Renfloue les comptes pour les dépenses à effectuer de concert avec le superviseur hiérarchique et assure les transactions bancaires (dépôts, virements ect)  Prépare les payrolls  Effectue la réconciliation des comptes bancaires  Gère les dossiers comptables  Saisit les écritures comptables dans les livres et sur le système

 Participe avec l’équipe de la Direction Générale aux séances de réflexions stratégiques, à la fixation des critères devant servir à l’élaboration des projets, plans et budgets de la Direction Commerciale et Réseau.  Assiste le Directeur Commercial et Réseau dans l’exercice de ses fonctions pour toutes questions relatives à la vente des produits et services financiers et au Marketing bancaire.  Assure l’application rigoureuse et le respect des politiques et procédures définies dans les différents manuels d’opérations.  Assure la promotion de la succursale dans sa zone d’implantation  Gère les ressources humaines (entrainement et formation) et matérielles affectées à la succursale  S’assure de la bonne marche du système informatique de la succursale et effectue le back up quotidien de toutes les opérations de la journée, produit les rapports et les achemine à la Direction Commerciale  Exécute tout autre travail jugé nécessaire par la Direction Commerciale qui permettrait de mieux réaliser ses objectifs.

 Fixe les taux d’achat et de vente  Fixe les taux préférentiels pour le personnel  Approvisionne les branches en devises (USD)  Achète et vend des dollars américains pour le compte de l’institution  Exécute tout autre travail qui permettrait de mieux réaliser les objectifs du Département

 Prépare le rapport journalier de disponibilité  Suit les dates d’échéance des DAT  Rapproche les comptes de banques des succursales et du siège social et inter succursales et tient les livres pour les succursales et le siège social  Saisie les données comptables  Classe les documents  Participe à la préparation des États Financiers  Exécute tout autre travail jugé nécessaire par la Comptabilité qui permettrait de mieux réaliser les objectifs du Département.

 Accueille les sociétaires  Gère les comptes fournisseurs  Approvisionne les différentes branches en fournitures  Rédige les correspondances administratives les Direction Administrative, Commerciale et Générale  Ménage les entrevues  Convoque le personnel, les membres du conseil d’administration et les sociétaires sur instructions du Directeur Administratif  Transmet aux autres membres du personnel les instructions écrites de la Direction Administrative  Organise les réunions, les voyages et les déplacements  Assure la gestion de la petite caisse et l’utilisation des matériels bureautiques et automobiles  Veille à une gestion rationnelle des dossiers du personnel  Accomplit toutes autres tâches connexes

 Accueille les sociétaires, clients ou visiteurs  Gère les comptes des sociétaires  Gère la correspondance de la Direction Administrative  Gère la petite caisse  Prépare les travaux qui ne sont pas prises en charge par le Service Comptable (les fournisseurs, les services sociaux, les organismes fiscaux...)  Exécute toutes autres tâches connexes

 Accueille les clients et/ou visiteurs.  Gère les comptes de la clientèle de l’ouverture au classement jusqu’à la tenue des dossiers  Effectue le travail de réceptionniste (Téléphone, fax, messagerie électronique, courriers et traitement des informations)

 Accueille les visiteurs  Gère les dossiers des étudiants  S’occupe de la correspondance du bureau  Gère la petite caisse et prépare les salaires des professeurs en collaboration avec le Responsable de la direction  Exécute toutes autres taches connexes