• Gérer la communication interne et externe de l’organisation (transmission claire de messages et distribution de courriers) ; • Superviser l’aide de bureau dans la réception des plis à l’office des postes et faire la distribution ; • Récupérer et livrer les chèques selon les procédures en vigueur ; • Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions • Commander les fournitures de bureau, les produits d’entretien et en tenir l'inventaire; • Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique • Transmettre les appels téléphoniques et les messages; • Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers la personne concernée • Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires; • S’assurer que les services d’approvisionnement pour le bureau soient maintenus • Gérer le paiement des factures pour les services publics (EDH, DIGICEL, NATCOM…) et tout autre paiement liés aux fonctions ci-dessus. • Aider la Gestionnaire des Ressources Humaines dans l’accomplissement de certaines tâches (Certificat de travail pour les employés, Payroll des heures supplémentaires de gardiens et chauffeurs, résoudre les problèmes administratifs) ; • Dactylographier, scanner, photocopier et relier des documents sur demande ; • Classer les dossiers administratifs ; • Traduire des textes sur demande;

• Maintenir un système de classement pour tous les dossiers du staff national (Contrats, demandes de congés, lettres, PDR et autres). S’assurer que l’information soit mise à jour dans un tableau destiné à cette fin. • Préparer les dossiers pour les nouveaux employés et assurer la mise à jour de tous les dossiers du personnel. • Assister la Gestionnaires des Ressources Humaines dans le suivi avec la compagnie d’assurance maladie : Inassa : enrôlements, remboursements, changements de statut, corrections etc) • Suivi avec ONA pour toute intégration de nouveaux employés (Cartes d’ Assurance Vieillesse etc) • Aider dans la rédaction de certaines correspondances pour le staff national • Aider dans le processus de recrutement et plus précisément dans l’invitation des candidats aux tests , entrevues et suivi des références.

• Répondre au téléphone et prendre les messages • Préparer les documents nécessaires • Produire les documents requis par la responsable • Gérer la petite caisse ; Faire les entrées comptables • Organiser et gérer les réunions • Gérer la boîte mail du secrétariat, les annuaires téléphoniques • Récupérer les documents et courriers arrivant de l’extérieur • Imprimer des documents • Rédiger et corriger les courriers, documents, compte-rendu • Faire le classement des documents

• Préparer les documents nécessaires • Produire les documents requis par la responsable • Gérer la petite caisse ; Faire les entrées comptables • Organiser la livraison de fournitures et matériels • Faire le suivi des réquisitions ; Recevoir les visiteurs